如何加强朔黄铁路公司物资集中采购工作

兰碧青

【摘要】近些年来，随着物资集中采购方式的广泛应用，不少国企不仅实现了采购成本的大幅度降低，而且保障了采购物资的质量，降低了企业生产及运营的风险，同时杜绝了传统采购方式可能存在的“暗箱操作”，推动物资采购逐渐标准化、规范化。加强物资集中采购，实现了企业的全过程管理与监督，有效规避了物资采购过程中可能存在的风险，为企业物资管理提升及经济效益的提高莫定了有力的基础。

【关键词】关健词 集中采购 优缺点

一、铁路物资集中采购背景与意义

铁路建设在国民经济发展过程中的重要意义毋庸置疑，作为国民经济的“大动脉”，铁路运输在我国交通体系中处于骨干地位。铁路交通运输能给国内贸易，物流运输以及当地经济发展带来巨大的推动作用，无论从经济层面还是国家战略层面都是百利而无一害，因此，国家的铁路建设一直持续稳定进行中。

物资采购供应质量是铁路建设质量的重要保障。一方面，材料、设备是铁路建设不可或缺的一部分，如果材料、设备不能满足建设的需求，将很大程度上影响实体质量；另一方面，采购供应的规划、组织、控制的质量高低，对铁路建设质量水平也将有一定程度的影响。所以，无论是工程物资的质量还是采购供应的整体质量都决定着铁路建设的质量。

二、物资采购管理概述

1.物资采购管理

物资采购管理是现代物流管理的重要内容之一。有效的物资采购工作极大地推动了企业的竞争优势。采购一般分为分散采购，集中采购，分散采购和集中采购。随着经济的不断发展，在铁路企业中，集中采购模式也得到了广泛的推广和应用，效果显著。

2.物资集中采购

物资集中采购与即时、零星采购方式不同，该方式根据集中不同单元工作的需求情况，开展大批量、大额度的物资采购，有效降低传统分散采购的风险和时间成本，实现企业物资采购管理的统一与集中，从而缩减企业生产经营成本，提升企业经济效益和市场竞争力。以朔黄铁路公司为例，2017年公司自采物资集中采购金额14093.32万元，较2017年预算金额18114.43万元，节约了4021.11万元，同时物资库存总量同比降低17.15%，公司单位完全成本同比下降5%。

三、集中采购的优点

1.有利于采购资源的整合，对外形成一股绳，形成采购规模，吸引更多的供应商加入到公司供应商的队伍中来从战略上或更高的层面上调整企业的供应商结构，从更广泛的市场范围内调控资源渠道，提高资源的保障度，从而有效地控制采购质量，将采购集中到品牌过硬、实力过硬的供应商，有效规避采购物资的质量风险。

2.供应链管理作为全新的管理思路，是企业管理领域近年来最重要的发展之一。供应链管理就是用系统化、集中化的思想来统筹整个供应链，对供应链中的物流、信息流、资金流加以统一集成，从而实现供应链整体效益的最大化。集中采购就是贯彻了这种系统化、集成化的思想，去整合企业内外部资源，它既能有效配置资源，更能实现供应链的全过程管理。推行集中采购有利于企业沿供应链管理的方向进行商业模式的调整，适应企业竞争环境的变化。

3.降本增效作用巨大。现代市场环境下，规模优势常常意味着价格优势。通过集中采购可以将分散的采购需求汇集成巨大的采购量，便于企业在采购过程中增加筹码从而降低采购成本。

四、现阶段朔黄铁路公司物资采购存在的问题

1.制度、流程不够完善

目前，公司在物资管理制度上已有《朔黄铁路公司招投标管理办法》、《物资采购管理办法》、《紧急物资采购管理办法》等文件，标志着公司在物资管理上逐步趋于完善，但是仅有这些还远远不够，公司对于物资集中采购细节控制力还有待加强，例如具体的操作不够详细，使许多管理规定在工作并没有实际作用，在计划管理、采购管理、合同签订、验收等缺乏统一操作的流程，容易造成在执行制度的时候出现随意性。

虽然目前的采购流程可以满足公司各项采购活动的需要，但是也暴露出以下问题：

（1）由于对采购流程不够完善，使得公司各部门间职责分工混乱，生产部门与采购部门在出现问题的情况下很容易互相推卸责任。除此之外因为生产部门对采购部门的采购环节不熟悉，会对采购部门提出的有建设性意义的问题予以忽略，采购部门也渐渐会缺乏解决问题的热情。

（2）虽然公司现有工作流程中在一定程度上地表明了公开透明的原则，但是由于公司采购物资种类较多，且涉及的范围比较广，在下决定的时候会涉及各部门人员，各人员间缺乏及时沟通与交流，而传统的会议由于各部门间距离较大又增加了集合难度，将会花费大量时间用来召集人力，商讨事宜。

2.集采目录不够明确，采购部门分散化

目前公司集中采购目录极不规范，导致公司各部室和各分公司跨过公司的规定，纷纷去采购，导致采购成本增加，采购价格不能透明化，使得这种局面对公司建立统一的集中采购制度是非常不好的，甚至从一定程度上讲，这就是一种越权行为。因此，有必要建立集中采购目录和限额标准的颁布权限。

3.供应商管理有待进一步提高

虽然朔黄公司制定了供应商管理办法，定期考核和及时维护合格供应商信息，每年对相关物资供应商进行综合评价。但是评价的条件没有较大的实际意义且不够灵活，没有将实际与供应市场的变化相结合，例如對于供应商的服务、价格、交付、质量等数据没有进行合理的评估与归纳整理，更没有对结果加以有效使用，同时也没有对供应方的管理进行明晰的分类，通常理论上可以采用最为便捷的ABC分类方法以及其他相应的方式方法，因此可以清晰明了地找出哪些供应商属于重点对象，哪些供应商可以直接忽略。对关键的供应商没有一个合理科学的管理，同时也不能够建立更为长远更为高效的战略合作关系，也就不能同关键的供应方建立更为广泛深入的合作，对于突发情况例如固定供应商更换没有一个应对方案。从供应链管理理论中了解到，从而无法建立双赢机制。

五、如何做好朔黄铁路公司物资集中采购工作

1.不断完善朔黄公司的系统框架

设立分工明确的集中采购管理部门还只是第一步，对于采购应该从两个方面来展开。一个维度是基于项目的立项、提交项目采购计划报告、确定是否进行招标并采取相应程序、进行项目合同的签订、进行项目合同履约、最终进行项目结算；另一个维度是对供应商进行准入预审管理、准入评审管理以及供应商的绩效考评管理。根据集中采购所包含的任务，集中采购管理整个体系可以从采购、供应方、合同、物资编码、系统、物资需求量分析等维度进行模块化管理。具体来说进行物资采购管理需要从确定采购计划审核开始、进行采购立项环节进而寻求货源管理；进行供应商管理需要从供应商准入、对供应商进行具体考核分析、进行档案管理、进行对供应商协同管理等维度分析；进行系统管理可以从供应商组织机构管理、供应商涉及用户管理、相应的职责权限管理、建立工作流程管理等维度进行人手分析；建立物资分析以及决策平台主要是关注市场价格的查询、进行相应的采购分析、物资需求计划分析、库存管理、品类分析等。

2.建立和健全公司的采购管理制度

（1）物资采购实施细则。在采购实施细则中应明确标明集中采购的负责部门。在集中采购管理体系中，可以设置专门的管理部门，管理企业物资集中采购工作，该管理部门可以列为一级管理机构，它的主要任务是组织并且按照相应流程分析公司层方面如何进行集中合理的采购工作；在整个体系中，子分公司二级管理维度的机构，主要任务是实施物资集中采购工作，执行公司集中采购的任务。

（2）集中采购目录。首先，要将“应采尽采”和“集中采购”作为目录的主要内容”。其次，制定集采目录要体现“抓大放小、批量归集”的原则，将关系到运输生产的运营维护物资、仪器仪表、工程甲供物资等、服务器、电脑、打印机等、家具等、废旧物资等全部纳入到集采目录中，对目录内的物资加强计划管理，可以进行大规模的归集采购，这样可以避免归属集中采购的项目部门化、分散化，那样就可以真正发挥集中采购的优势。最后建立集中采购目录要达到精细化和可操作目标。一是建立的集采目录中的物资要根据实际生产需求，适当的委托分公司或部室自行采购；二是统筹规范公司集中采购目录与集团发布的集采目录的清单关系，集团管控项目的关系，方便采购人操作。

（3）供应商管理细则。集中采购管理财整个供应链也有控制，主要表现为对供应商的控制，供应商的企业信誉、产品质量、产品价格等对采购成本和物资质量有很大的影响。制定了供应商管理细则，就可以在根源上选择更好的供应商、更好的物资质量、控制相应物资成本、进一步减少采购方面的风险、有效合理集中进行采购方面的具体实施。进行供应商管理需要按照“公开、公平、公正选择”、“动态管理、择优汰劣”的原则，及时对供应商进行考核评估，定期对供应商的信息进行归纳整理，实现全方位的信息化管理。

3.切实把握好物资集中采购应遵循的原则

（1）适度规模原则。集中采购的主要优势就是集中资源，形成规模优势。在当前复杂多变的形势下，物资采购要保持高度的政策敏感性，要根据项目的实际建设进度、资金状况、项目预期等多方面因素制定与其相适应的采购规模，不能盲目采购，造成物资积压和资金占用。

（2）保证供应原则。对于朔黄公司来说，运输生产、工程进度与物资供应是否及时密切相关，只有做好供需之间的衔接，保证运输生产、施工的顺利进行，采购工作才是真正地做到了实处。

（3）价格适当原则。越是在资金紧张时期，对采购项目各项成本的考核越应该严格，越要保证在采购中选择合适价格的物资。但是，也不能盲目地为了降低成本而购买低价物资，忽略了质量，而是要使所采购的物资达到性价比最优。

（4）优选合格供应商原则。采购中，要确保在合格的供应商名录内选择供应商，并根据采购当期的具体市场环境对供应商的履约能力等进行评价，从而确定最终供应商。

（5）相互协作原则。集中采购强调的是对优势资源的集中整合，而并非是采购权利的集中。在采购过程中，有多个单位、部门共同参与，要加强部门间的相互协作和配合，发挥各目的优势，为企业提供满意的产品和服务。

（6）双赢原则。采购单位应与供应商保持密切的联系，对彼此的工作相互评价和改进，营造出公平的竞争环境，必要时也可以考虑采取价格折扣等形式，实现双方互惠共赢，使合作更稳定长久。

4.合理安排采购流程，保证采购工作有序可控

为了确保物资的集中化供应，应加强计划管理，确保计划的及时有效性，避免盲目。一方面，应避免用时无备，导致企业生产停工待料，但也必须避免备却无用，造成严重的物资积压现象。各分子公司应以生产作计划为依据，对企业年度、季度或每月物资需求量进行科学核算，并上报到采购部门，该部门结合物资需求及库存情况，进行采购计划的编制。采购计划编制过程中应考虑储备一定数量的物资，以防生产计划变更导致物资需求量出现波动。采购部门应根据项目的轻重缓急，针对不同计划的物资，采取相应的集中采购方案。建立了可行方案后，各职能部门之间应分工协作，各负其责，相互监督，从进行合格供应商评价、梳理出合格供方，到组织采购招标、确定具体的供应商，到制定详细的采购方案、精心组织相关物资的集中采购，再到向使用单位提供满足需求的物资，各环节紧密衔接，保证采购工作质量的同时，顺利地完成采购工作。

5.规范化操作，确保招标质量

要对招标进行规范化的操作，从而更好地保证招标的质量。招標是一个综合性比较强的系统，因而无论是招标文件的草拟编制，还是招标相关信息的发布，乃至整个招标结束时期的定标与签约过程都是环环相扣的，哪一个环节出现了稍微的纰漏都可能对整个招标项目造成一定的影响。招标工作涉及价格、技术参数等一定的内部信息，无论是技术还是商务方面，必须要求现场工作人员严守，这样做不仅有利于招标工作的顺利开展，有利于单位机密不外泄，更有利于整个招标过程的持续性与严谨性。

6.充分利用现代信息技术，规范采购管理

随着信息技术的不断发展，几乎所有的国有企业或央企都建立了自己相应的物资管理系统（例如ERP系统、SRM系统、MDM系统等）。充分利用对这些物资管理系统，不仅有利于规范采购行为，增加采购的透明度，还可以减少腐败行为的发生。同时，利用网上构建的电商平台，可以更好地实现信息共享，从而更加合理有效地利用资源，更好地为生产提供保障。

结语：综上所述，物资集中采购虽然有节约成本、整合资源等诸多优点，但在具体的业务活动中仍有诸多环节、事项有待改进。对此，朔黄铁路公司必须综合考虑自身的实际情况、业务需求，针对复杂多变的市场环境，及时采取应对策略和措施，及时调整采购模式、以充分发挥集中采购的优势，促进企业的发展。

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