浅谈信息化管理在办公室管理工作中的作用

摘要：随着信息技术的不断发展，各行各业的办公室管理随着信息化的改革在工作模式上做出了相应的深化改革，也对办公室管理工作提出了更高的要求。信息化管理运用于办公室管理工作中，替代了传统的办公室管理模式，为办公室管理提供了现代化的手段和科学的管理方法，提高了办公室的工作效率和质量。本文将分析办公室管理工作的现状与发展，以及信息化管理在办公室管理工作中的作用进行探讨，以供为中心的管理模式的改革做出参考。

关键词：信息化管理；办公室管理工作；作用

所谓信息化管理，就是将信息技术及时有效地运用到办公室管理工作中，如档案的整理、信息的共享以及各部门之间的交流协调等。在办公室管理工作中运用信息化管理，是信息时代下办公室发展的必然要求，对于提高办公室效率，促进中心办公安全性的具有重要意义。作为办公室管理人员应当不断完善自身的学习能力以及业务水平，以适应中心发展的需要，维护中心的正常运转，提高中心的经济效益和社会效益。

一、办公室管理工作的现状与发展

在当前信息化时代下，信息技术也成为各单位核心竞争力的重要组成部分，办公室管理尽管位于中心发展的“后方”，却直接影响到整个中心的整体运行。

（一）传统的办公室管理工作

办公室管理工作主要是围绕中心的各项业务的正常运行和高效开展的，决策层、执行层以及全体工作人员进行传达和执行各项任务并且进行督促落实的综合性信息处理工作。传统的办公室工作特点是忙、杂、繁，文件都是以手工录入以及文本形式进行传递，信息大多是以口头形式传授，这种工作模式容易对文件信息的传递造成遗漏和误差，从根本上制约了中心的长远发展。办公管理人员基本上是有规律的重复性工作，这种传统的办公方式使得工作人员忙于应付日常工作，没有足够的时间及时、准确、全面、专业的对中心各方面的信息进行综合、高效的分析，降低了工作效率，不能为领导层的决策提供科学依据。因此，随着社会经济发展的不断进步，传统的办公管理模式已无法适应现代信息化社会发展的要求。

（二）办公室信息化管理发展

由于上述原因，传统的办公室管理模式存在许多弊病并容易导致决策失误，所以办公室信息化管理势在必行，为办公室管理工作提供先进的管理手段。

（1）办公室管理方式现代化

以往中心下发文件或发布通告都必须打印大量纸张材料，安排专门的人员进行各个部门的发放，浪费了大量人力、物力。通过办公室信息化管理建设，实现各部门之间的信息交流和共享，及时协调各部门之间的工作安排，对中心的日常行政管理起到了积极的辅助作用。利用信息化管理可以快速提取各部门的信息，如财务收支状况、后勤管理等重要信息数据，实时掌握中心的工作效益和状况，提高行政管理工作的科学性，有效促进中心的现代化管理和综合管理水平的提高。

（2）职业要求的提高

办公室信息化管理不仅要求管理人员需要有爱岗敬业、吃苦耐劳的精神，还要求工作人员要熟练掌握和运用各种办公软件和工具。在日常的工作中，要不断提高自身的职业道德修养和业务能力，强化自我工作意识，提高工作效率，以适应现代化信息社会的发展需要。

二、信息化管理在办公室管理工作中的作用

办公室信息化管理，不仅能在日常的行政管理工作中减少无谓的人力和物力的消耗，更能提高工作效率，极大的发挥信息化管理在办公室管理工作中的重要作用。

（一）提高办公室工作效率

信息化是当今时代的发展趋势，办公信息化是信息化社会的重要标志。办公室管理信息化通过深入开发和广泛利用信息资源，不断提高中心的生产、经营、决策的效率和水平，提高中心的工作效率和管理效益。信息技术的运用，能够简化工作流程，避免了传统公文流转时由于手工递送而带来的工作延误以及人员、时间的浪费，保障了工作的快捷和准确。办公管理信息化促进了信息的有效流通和共享，消除了中心内部信息不畅的问题，还能为日后的查找提供便利的服务，在降低办公开支管理成本的同时，增强了中心的凝聚力，减少了差错率，提高了整体的工作效率。

（二）促进中心向正规化发展

办公管理信息化能有效明确工作岗位与工作职责，增强工作人员的责任感，减少工作中的推托、扯皮现象，促进中心向正规化、专业化方向发展。从中心外部来看，经济全球化和全球信息化成加速发展的趋势，市场范围不断扩大，竞争对手层出不穷，科技、人才、市场的竞争日益激烈，这对中心形成了强大的竞争压力。从中心内部来看，为适应外部信息化环境，内部结构、管理方式、业务流程都应进行不断地调整和变革，以提高中心的应变能力和竞争力，推动整个办公机制的正常、规范性运行。

（三）增强中心整体的经济效益

在办公室管理工作中，利用信息化管理促使中心的各项工作趋于标准化，符合现代化信息社会发展的需要。首先，办公管理信息化可以使管理者实时把握市场经济发展的信息资源，促进信息资源的有效整合，及时做出相应的反应和决策，促进中心整体经济效益的提高。其次，信息化管理创新了中心的办公室管理工作模式，促使中心发展顺应时代潮流，在一定程度上增强了中心的综合竞争力。

结束语：

信息化管理为办公室管理工作提供了有效地方法和手段，加強办公室管理信息化能有效提高整体办公效率，是办公室管理工作模式改革创新中不可忽视的重要部分。

参考文献：

[1]李成；论信息时代档案管理工作的创新与实践 [J]；电脑知识与技术；2013

[2]苏立群；对信息时代档案管理工作创新的探析[J]；考试周刊；2014

作者简介：

马欣蓓（1980.8- ），女，本科，天津河西，汉族，职称：助理经济师，研究方向：经济、信息化