总承包项目文件管理浅议

2018-11-25山东电力工程咨询院有限公司信息文档部张翠平赵宏刚

办公室业务 2018年17期

文/山东电力工程咨询院有限公司信息文档部张翠平赵宏刚

现代科技信息的迅猛发展，使得信息充斥着社会的每一个角落，这也对总承包项目的文件管理提出了更新、更高的要求。但目前的总承包项目文件管理与科技信息时代的融合还有一定距离，需要我们所有项目文件管理工作者不断地反思和努力，来提高总承包项目文件管理工作的水平，以适应现代科技信息社会的新要求。

一、项目文件管理面临的新趋势

（一）传统的管理理念向现代化的管理理念转变。在传统的管理理念中，总承包项目的文件管理工作重心主要是项目档案管理，即为满足项目竣工移交而进行的文件收集、整理、提供利用、移交等工作。但随着现代科技信息时代的来临，电子文件成为现代项目管理过程中愈来愈重要的沟通手段，大量的电子文件产生，相应的纸质文件数量却并未减少，对项目文件的即时性、完整性管理，尤其是对项目文件进行过程控制管理变得愈来愈重要，并会最终逐步取代传统的竣工移交而成为现代项目文件管理的重心工作。

（二）传统的管理队伍向高水平的专业管理队伍转型。一直以来，基于传统的项目文件管理理念，项目文件管理人员的配置层次及水平也受到了相当程度的限制，基本的模式为：总承包单位根据项目的具体规模向该项目部派驻1—2名或2—3名正式的、专业的项目文件管理人员，其他的项目文件管理人员为项目现场临时招聘的工作人员，存在人员项目文件管理水平参差不齐、流动性大，结构不稳定，人员的整体知识水平构成较低等特点；随着现代科技信息时代的来临，项目文件管理队伍的人员构成水平亟待提高，以便适应新时代的新要求、新趋势，这些人员至少应该能够熟练掌握专业的项目文件管理知识、能够熟练掌握计算机的应用，以便适应电子文件大量产生，以及现代化的管理工具应用后所需要的各种知识管理的需求。

（三）传统的管理方法向现代化的系统管理转变。基于传统管理理念的重心，对项目文件的管理长期以来偏重于对项目文件的收集、整理、提供利用以及竣工文件的移交，纯手工整理占日常工作的绝对优势，主要是项目文件管理人员通过手工操作，整理、编目、移交项目文件，对现代化的文件控制管理工具及平台、系统的应用几乎空白，效率较低，对保证文件的及时性、完整性无较大帮助，一直处于被动工作的局面。随着时代的转变，愈来愈多的现代化的文件管理平台诞生，这些工具与系统也将会被愈来愈多地应用到项目的文件管理中，这就要求项目文件管理人员改变传统的管理方法，更多地使用现代化的管理工具，提高工作效率，减少文件流转时间，为信息的传递加快速度，同时也是提高整个项目运行、工作效率的必要条件。

二、面对新趋势需要采用的改进措施

（一）改变传统的工作理念，化被动接收为主动宣传。一直以来，档案工作被认为是一个可有可无的领域，不被很多人理解，也不被社会大众知晓，同时，更谈不上被重视。项目的文件管理同样面临这样一个困境，大多数总承包项目部的领导层只是为了满足项目最终竣工验收时的竣工档案移交，才将项目的文件交给专人去管理，这是一个长期发展形成的过程。目前，大多数项目文件依然是为了满足项目最终移交而存在的，项目文件的管理人员也存在这样一个误区，认为自己的工作不被领导重视，处在一个较低的位置，直到今天，这也是一个不容我们忽视的现实。但随着时代的改变，信息的高速运转，以及人们对知识的需求量极大增加，传统的项目文件管理手耳相传的工作方法已经无法满足现代化总承包项目的施工进展需求，大量的信息流转成为必然，文件的媒介变得愈来愈重要，也愈来愈被社会认可，作为项目文件管理工作人员的我们，更需要改变自己一直以来的“自卑心理”，改变以往“闭门造车”“独守深闺”的困局，主动走出去，加大对自身工作的宣传力度，如总承包项目部可以每月编写项目信息文件月报、大事记等，将自身的工作介绍给项目部、给业主、给各参建方，以使他们了解我们的具体工作，了解项目文件管理的重要性及意义，这样才能适应这个“酒香还怕巷子深”的社会现实，以更多的实例，更多的推广介绍，积极利用项目文件的利用效果，尤其是利用有较大经济效益影响的案例进行宣传，也可以借鉴其他总承包项目的利用效果，让更多的人认识到档案工作，尤其是项目文件控制工作的重要性，以及剖析项目文件控制管理所面临的新环境，所需要面临的新改革，提高自身能力和知识水平的同时，让更多的人认识到这个问题及趋势。

（二）加强现代项目文件管理队伍建设，提高项目文件管理队伍水平。“工欲善其事，必先利其器”，只有高水平的团队，才能进行高效率的工作；只有高水平的项目文件管理团队，才能适应现代化信息社会的需求，更好地完成总承包项目文件管理工作，提高现代项目文件管理队伍的工作能力及水平势在必行。1.建立一支较稳定的、全方位的项目文件管理团队。因为项目文件管理的特殊性，每一个总承包项目部都需要有一支独立的项目文件管理队伍，这个队伍需要随着项目的实际进展设立，同时随着项目的竣工而结束或解散，但对一个总承包单位来说，需要为所有的总承包项目配备一支随时可以“上前线”的项目文件管理团队，这支队伍需要满足各方面的需求，能够随时分配到各个所需的项目，同时还必须能够独立承担起所到项目的文件管理工作。这就需要一支拥有多方位、全方位项目文件管理技能的团队，应该包括对每支独立的项目文件管理团队的管理能力、高效流转项目文件的能力、使用现代化项目文件管理工具的能力、对项目文件过程控制的能力，以及与之相匹配的与项目部其他部门协调的能力、与项目部所有分包单位沟通的能力，甚至还需要具有一定的基础网络搭建与项目信息系统维护的能力等等。2.加强对项目文件管理团队的培训。任何一种技能的养成，都不是一朝一夕的事，都不可能一蹴而就，对待项目文件管理团队的建设亦是如此，定期或不定期地进行各种类型的培训就成为一项必需的工作，团队的构成应该是多样的、需要的技能也是多样的，所以团队的培训也必须是多样的：一是对新员工的基本上岗技能的培训，包括基础的项目文件分类、文件清单以及针对每类文件的管理方法，对基础文件类型的分发管理、分发流程，以及项目文件管理的各种基本规范的培训等。二是对现代化项目管理文件、施工文件等的管理培训，包括文件范围、各种文件的现代化信息特征、电子文件的属性、元数据管理、过程控制管理、前端控制管理等。三是现代化项目文件管理工具、系统平台的使用培训，包括基础的软件使用、权限设置、读写设置，以及基础的系统运行、维护等。四是项目文件管理不可或缺的项目竣工文件的管理培训，竣工文件移交是项目竣工的必要条件，结合每个项目的特征，以及总承包合同要求、项目业主的需求等，各个总承包项目的工程竣工文件移交都有各自的特点，但同一类型的项目，基本特征还是相通的，如重大建设项目的竣工移交要求等，需要进行必要的培训。五是结合信息化需求进行的其他方面的培训，如网络搭建的基础知识，信息系统的设置与日常使用、维护、电子文件权限分配及修改等。六是应对科技信息的迅猛发展，要求提高对项目文件管理人员的保密意识的培训，包括国家相关的保密法，总承包单位的保密要求、知识产权法等。七是随着总承包项目向国际市场的拓展，对国际型项目文件控制管理人才的特殊培训，如国际项目所在国的文件背景培训、项目建设所需的专业英语（包括口语）的培训等。

（三）应用现代化的项目文件管理系统及软件平台。目前可供应用的项目文件管理系统有不少，较为先进的文件管理平台有e-Doc、Documentum系统，这两个系统各有优势，但更趋主流的为后者，即Documentum文件管理系统，此系统已经实现的功能有：项目文档标准目录的生成。项目文档标准属性的建立。内网项目会议纪要、信函、技术文件、项目管理文件、传递单等审批流程及内部分发流程。项目文件的分权限访问。总包项目部与业主、供应商、分包商之间的文件交互。外网DOCUMENTUM与内网文件DOCUMENTUM文件的交互。这些功能的应用能够极大地提高项目文件流转的速度，提高现代项目文件管理的效率，同时增强对项目文件的过程控制管理，新的管理系统的应用要求项目文件管理人员必须迅速掌握该系统的使用、维护等技能，才能更好地为项目建设服务。

（四）加强对规范化、程序化的管理要求。在项目建立之初，有必要编制一套完整、全面的管理程序文件，明确对项目文件管理的各方面的要求。一是规范项目文件的编制要求，如文件的编码、文件的格式，电子文件的命名要求等，如会议纪要、传真、信函等。如电子文件的命名格式为：文件编码+文件主题。二是规范流程，如文件的审批流程、各类文件不同的领导签字要求等。三是明确电子文件控制的办法，如分发的矩阵、在项目文件管理系统中的读写权限等。四是制定项目文件管理软件的使用办法等。五是其他需要的规定及要求。

（五）加强对信息安全、保密的控制力度。信息化要求的增强，在产生各种优势的同时，也增加了信息外泄的可能性，正如《人人时代》中所提到的：“即在这个完善实现多人同时抄送的时代，写封电子邮件发出去也可以是一种出版。”（第61页）这种高效的传播要求项目文件管理的过程中，一是要加强对项目文件管理人员的保密意识培训，必须增强包括国家层面的、公司内部的涵盖各级层面的保密法的学习等。二是要通过程序文件规定等，加强对文件分发范围及权限的控制，对文件流转进行规范化管理等。三是要加强技术手段在保密工作中的应用，如内外网隔离、有限访问权限的控制等。