从校史编研看高校档案工作的现状与趋势

文/安徽大学档案馆 李虹

高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、提供利用与编目、编研等各项内容，肩负着为高校发展服务的重要任务。随着传统档案业务的常规化，高校档案部门开始加强编研工作，或成立专门机构，如校史办公室，或以项目招标的方式进行课题研究，出版了高校校史、大事记、年鉴等不同类型的编研资料，丰富了高校文化建设成果。

校史编研对高校自身发展历史的梳理与总结，一方面能反映中国教育事业的整体发展历程，以小见大，从一所高校的艰难成长映射中国教育事业的砥砺前行。另一方面，也能展现高校自身筚路蓝缕的发展史，从历史中寻求其办学传统与办学理念，找到其价值认同与文化精神。因此，高校校史编研是对其自身传统与经验的回顾与凝练，是其传承与发展的基础，也是其创新与突破的根底。

尽管校史编研工作受到越来越高的重视，但也要看到，如何将校史编研推向纵深发展仍是当前高校档案工作面临的一个难题。

一、高校校史编研工作中的问题

在高校校史编研过程中，最基础、最重要的材料就是校史档案资料。对档案资料的充分占有和挖掘是推动校史编研工作向纵深发展的基础与前提。但就当前来看，高校对于校史档案资源的掌握和利用尚有不足。

（一）历史原因造成了校史档案资料的散佚，不同程度上影响了校史编研工作的进展。高校的发展与国家命运息息相关。日本侵华战争爆发后，我国华北、华东、华中、华南等地的高校师生携带部分重要资料典籍、设备仪器等辗转内迁至西南、西北等地办学。但因准备仓促，且面临着日军空袭与道路险阻的境地，很多资料或随校舍毁于战火，或于迁徙途中散失。有些资料虽暂时得到妥善安置，但也未能于战后全部收回，造成了校史档案资料的分散。以安徽大学为例，1939年夏，该校将图书资料、仪器教具分别借交重庆国立编译馆和湖南蓝田国立师范学院保管。1946年复校后，虽有部分图书资料得以归校，但珍贵典籍多有散佚，一定程度上造成了校史档案资料的损失。

（二）档案信息化程度低，影响了档案资料的利用效果。

与传统的纸质档案资料相比，数字化档案具有节省存储空间、提高检索效率、实现资源共享等优势。同时，纸质档案数字化也是对原生档案资料的有效保护。因此，我国早已将档案信息化建设纳入国家档案事业发展计划中。但由于区域经济、社会发展的不均衡，以及重视程度的差异，不同地方的档案信息化程度存在明显差距。以安徽省档案馆为例，目前，该馆档案数字化建设仍处于初始阶段，暂未提供数字档案信息检索，利用者仅可查阅部分纸质档案，不仅影响纸质档案原件的保护，也阻碍了档案资源的有效利用。

（三）高校校史研究尚未形成长效机制。很多高校往往是在校庆前集中各方力量编纂校史，导致校史研究时间紧、任务重，且难以保持内容衔接与文字风格的统一。但档案资料的收集、整理与校史的编研是一项长期、系统的工作，短期突击效果并不理想，致使校史资料编成后留有遗憾。而有些高校设有校史办公室，组成了专职研究队伍，可规避这些问题。

二、高校档案工作的发展趋势

高校校史编研既是对学校发展历史的梳理与总结，具有重要的现实参考价值，也是对档案资源的有效利用和信息共享。校史编研依赖于高校档案工作，推动着高校档案工作向纵深发展。具体而言，高校档案工作的发展趋势如下：

（一）高校档案部门要加强对校史档案资料的收集与整理。一方面，高校校史档案资料存在不同程度的散佚。由于历史原因，我国高等教育历经抗战时期的内迁与新中国成立初期的院系调整，有些校史档案资料或毁于战争，或分散保存。以安徽大学为例，新中国成立初期，该校参加了华东地区高等学校的两次院系调整。随着系科专业的变动，有些历史档案资料也保存于其他高校。如1950年安徽大学艺术系、土木系并入南京大学的历史档案现存于南京大学，1953年安徽大学数学系、物理系、教育系、历史系学生调入华东师范大学的学生名册资料现存于华东师范大学档案馆。另有省立安徽大学、国立安徽大学时期的校史档案资料存于安徽师范大学档案馆，因各种原因尚未提供利用，造成了校史编纂中的缺憾。因此，高校档案部门要扩大校史资料线索，通过多种渠道收集校史档案资料。另一方面，高校对校史档案资料的利用与挖掘有待加强。除了校史编纂，高校档案部门可依据校史档案汇编档案文献，编写参考资料与校史教材，通过多种途径，深入挖掘校史档案资料价值，为高校发展与学术研究提供翔实而准确的档案资料。

（二）高校档案部门要加快实施档案数字化，有效实现数字档案信息资源的共享。一方面，出于保护纸质档案原件的需要，高校档案部门要采用静电复印、临摹、缩微摄影、数字化等复制技术，对珍贵档案、重要档案或使用频率高的档案进行复制，向档案利用者提供复制件。其中，档案数字化既是一项档案复制保护技术，也是加强档案信息资源建设，实现档案全文数字化与档案信息共享的必由之路。在此基础上建立的数字档案馆，具备了档案接收、档案管理、档案保存、档案利用与系统维护的功能，是未来档案馆的发展趋势，也是真正实现档案信息资源共享的有效途径。在向数字档案馆转型方面，中国第二历史档案馆的做法值得借鉴。该馆按照“重点优先、分步实施”的原则，采取“边审核、边开放”的做法，并搭建高速网络环境，为档案利用者提供高效查档服务。另一方面，高校档案部门要坚持为学校发展服务的理念，提高档案管理水平。作为衡量档案价值实现的因素之一，档案管理水平直接影响高校档案部门提供档案服务、满足利用者获取所需档案信息的可能性。以安徽大学档案馆为例，目前，该馆使用的档案检索系统是南大之星档案管理系统。该系统提供目录检索、题名检索，档案利用者可根据案卷号查阅纸质档案原件。但因未提供全文检索与全文阅览，导致检索结果不准确或不全面，给档案利用者带来诸多不便。除了推进数字档案馆建设，实现档案网上查询，高校档案部门还要积极开发档案文化产品，编辑出版各类档案资料，如校史校志、文献汇编、年鉴、大事记、组织沿革、专题概要，以及画册、影集、手稿集等珍贵档案的复制品，并建设校史馆、开展专题展览，宣传校史校情。

（三）高校档案部门要形成校史编研长效机制。一方面，高校档案部门拥有丰富的校史档案资料。档案工作者在档案收集、整理、编目的基础上，可根据不同选题，对校史档案进行编辑，形成不同类型的编研成果。另一方面，校史编研也是拓展高校档案部门发展空间与服务功能，检验档案工作质量与效果的一种途径。随着高校文书档案、会计档案、基建档案、学生档案等各种类型档案的收集、整理与提供利用工作常规化、制度化，且随着高校档案部门职能与功能的拓展，档案部门与史志办公室的合并，校史编研或将成为高校档案部门的一项重要职能。通过校史编研，高校档案部门将加强对校史档案的收集与整理，通过向社会或校友征集散存的文书档案、照片档案、声像档案、实物档案等，来填补馆藏档案空白，扩充馆藏档案内容。档案工作者也将通过校史编研，发现档案管理工作中的疏漏，改进档案提供利用服务工作，加快推进校史档案资料信息化，同时提高自身科学素养与编研能力。

三、结语

高校校史编研是凝结学校办学传统与文化精神的重要载体，对学校发展具有独特的文化价值，是各高校文化建设的重要内容。同时，高校校史编研以档案资料为基础，并推动档案工作的发展，是学校档案部门职能与功能拓展的重要环节。因此，高校档案部门要高度重视校史编研工作，通过多渠道征集校史档案资料、加快档案数字化建设、建立长效机制等措施，推进校史编研工作向纵深发展。