信息化背景下高校档案的管理模式

2018-11-25四川外国语大学胡倩一黄茜

办公室业务 2018年17期

文/四川外国语大学胡倩一黄茜

信息化时代背景下，高等教育观念已经深入人心，随着信息化技术的支持，高等教育管理模式已经成为培养学生成为优秀人才的重要手段，高校档案管理模式在学校日常管理中起到至关重要的作用，合理运用信息化技术，有利于保证高校档案管理工作的质量，提高高校档案管理工作的效率，实现高校档案工作朝着科学化、数字化以及信息化的方向发展。

一、当前高校档案管理模式存在的问题分析

传统的学校档案管理模式多是采用人工的方式，工作量大且耗费劳动力，失误的概率也比较高，随着时代的发展和社会的进步，信息化管理模式促进了高校档案管理模式的进步，但由于时间尚短，当前高校档案管理模式中存在的问题如下：1.学校档案管理人员思想观念落后，高校档案管理工作是校园信息资源整合的重要渠道，技术的发展导致高校档案管理工作的方式也会变化，但是管理人员思想观念没有及时改变，没有认识到信息化技术手段给档案管理工作带来的优势，依旧采用传统的管理方法，即使学校引进了信息化技术，管理人员使用不当，效果依旧不明显。2.学校档案管理工作效率过低，相关基础设施没有完善，高校档案管理工作是一项复杂的工程，纸质档案需要整理、分配，想要在每个学年完成这项工作需要耗费大量的劳动力和时间，因此传统的档案管理工作效率太低，很多学校为了节约资金会忽略基础设施的使用，最终高校档案管理工作没有得到进步。

二、信息化背景下优化高校档案管理模式的有效途径

（一）优化高校档案管理模式。高校档案管理模式中主要有纳入管理模式和非纳入管理模式，其中纳入管理模式指的是高校档案管理工作中各个部门的档案都实行档案业务管理，非纳入式管理模式指的是不同部门之间，档案管理模式不同。很多学校对于档案管理工作都实行非纳入式管理模式，人事档案由人事部门负责管理，学生档案由教务处负责管理，这种管理模式可以实现信息资源的可靠和共享，各个部门之间管理责任明确，不会出现错误。纳入管理模式有利于针对档案资料在收集整理的途中及时发现问题，并从整体数据中进行快速查找，各个学校根据实际情况选择符合自己自身发展的档案管理模式。

（二）落实高校档案信息数字化。信息化背景下，人们已经习惯了数字化的存在，建议高校档案管理人员改变自己传统的管理理念，使用信息化技术和科学化手段推动高校档案信息数字化的实现。数字化的实现需要大量资金与人力的配合，学校如果想节省资金，可以针对价值较高的档案进行数字化管理，所谓的价值较高指的是该信息资源可以产生一定社会价值和经济价值。其他的档案可以不进行数字化处理，但是需要进行信息化处理，在计算机技术的支持下，所有的信息统一存入电脑系统软件中，数据库的建设有利于工作人员及时查找自己需要的信息。高校档案管理工作人员渐渐意识到纸质档案管理的弊端，不仅检索起来十分不方便，而且纸质档案只能用于收发、查阅和保存功能，其利用价值无法最大化，信息化背景下高校档案管理工作开始使用计算机技术，人工转为电子提高了档案形成的效率，缩短了管理的时间，校园网的建立为学校档案管理数字化奠定了基础，因此，某学校引进了Book2net kiosk非接触式案卷扫描仪专门用于档案扫描工作，该设备能够有效保证信息安全，虽然设备自身不含存储功能，但是可以外接电脑，根据实际需求选择电脑的配置即可，设备具有超高扫描效率，保证有效页面顺序的连续性，减少后期检查量，工作强度低、效率高，久而久之，该学校每学年进行的档案管理工作更加快捷方便，查找时只要根据关键词进行信息检索即可。

（三）依照标准规范进行高校档案信息化管理建设。信息化背景下想要实现高校档案管理规范化，首先要制定相关管理标准和行为规范，工作人员在使用信息化设备的时候要严格按照要求进行。其次需要制定技术性标准规范。信息化时代，高校档案管理工作对技术有了新的要求，管理工作过去的管理方式已经无法适用于当前管理模式，因此提高自身技术水平，高效使用信息化技术是实现高校档案管理信息化建设的必然途径。建议学校在进行档案管理工作的时候对信息进行加密处理，所有的数据经过加密后进行压缩和水印处理，从而提高工作人员检索信息的效率，也有效保证了学校档案信息的安全，不受他人非法侵入的威胁。