血站实物档案的管理和利用

文/唐山市中心血站 王艳春

唐山市中心血站是全国较早成立的血站，是不以营利为目的的公益性卫生事业单位，也是唐山市唯一一家集采、供血为一体的专业机构，承担着全市300余家医疗机构临床用血的艰巨任务。通过不懈努力，先后7次荣获全国无偿献血先进城市荣誉称号，多次被授予河北省文明单位、无偿献血先进城市、河北省巾帼文明示范单位和唐山市文明单位、唐山市诚信血站、唐山市爱国卫生达标模范单位、唐山市园林绿化先进单位等荣誉称号。血站实物档案指血站在采供血日常工作与活动中形成的具有保存价值实物形式的档案。血站综合档案室把实物档案明确地划在档案收集的范围之列。制定了《唐山市中心血站实物档案管理办法》，对实物档案定义为：实物档案是血站在采供血、科研及其他工作中形成的，具有保存价值的，按归档要求整理归档的实物。

一、血站实物档案的特点

（一）实物档案的丰富性。血站以采供血为主线的工作内容多种多样，使反映记录采供血、无偿献血宣传、科研、党政管理各项活动的实物档案也具有多样性的特点。有上级颁发的各种奖牌、奖杯、证书；有各类比赛活动中获得的锦旗、奖杯、证书；有友好交往中受赠的礼品，还有无偿献血宣传活动中产生的绘画作品。

（二）实物档案的形象性。形象性是实物档案最显著的特征，因为实物档案具有形状、神态、颜色、质感等表面性状，也具有材质、比重等物理特性，还具有耐热、防潮和感光等化学特性。形象鲜明突出，使人们容易理解和感受，从而激发起丰富的情感和广泛的联想，是其他形式的档案无法比拟和替代的。

（三）实物档案的独特性。实物档案的丰富性、形象性，形成了实物档案的独特性。实物档案除了具有一般档案的文字、照片、声像等材料外，还有大量的书画、题词、宣传品设计等实物材料，这些实物档案在用料和造型上千姿百态，代表着时代风格的艺术造诣，反映了不同时期的创意和科技发展水平，充分显现了实物档案的艺术性。

二、实物档案的收集和整理

实物档案载体形态各异、大小规格不一，小的有奖章、证书，大的有奖杯、锦旗、牌匾，由于装具不统一，因此，收集和整理的方法也不尽相同。

（一）荣誉性实物。主要有：奖状、奖杯、奖章、牌匾、锦旗、奖品等等，整理顺序：首先进行分类。一般先按实物的形状和质地分类，分为奖牌、奖杯、奖旗、证书、其它等几类，然后按实物授予者的级别分，从国家到地方各级党委、政府及其部门依次排列。其次是编号。按照分类的结果，先给各类实物一个代号，代号用字母（S）表示，然后在属类下按保管期限以件为单位按时间顺序编大流水号，一件实物一个顺序号。再次是编目。为方便管理和利用，要对已经编号的实物档案逐件登记编目，具体项目有目录号、件号、题名、时间、授予者或捐赠者、保管期限、备注等。

（二）字画。字画主要是指本单位收藏的领导或名人的题字、画作。首先将其进行分类。字画分为题字和画作两大类，字画数量少的话也可以作为一类。其次是装裱。收藏的字画一般都要进行装裱，经过装裱后，卷起来放入特制的盒子中，或再用衬纸包住。再次是排列编号。根据分类情况而定，如分两类，则编两个流水号；如作为一类，则按接收先后大流水编号，每一件编一个号。最后是编制目录。目录格式可套用文书档案卷内目录。将责任者视为字画作者，页号可填写字画编号，备注可填写字画的规格。

三、实物档案的保管和安全

由于实物档案载体形式多样，无法采用统一的保管模式，因此对实物档案可分门别类采取不同的方式进行保管。比如：奖旗要去掉竹杆（或木棒），折叠成A4规格，将有字一侧折叠在内，无字一侧折叠在外，注意尽量不要在奖旗上有文字处留有折痕，贴有“实物档案小标签”的地方露出在面上，按归档顺序放入抽屉保存；奖状、证书的保管采用在实物背面左上角贴上标签，按归档顺序放入抽屉保存；对较大且不能入柜的实物档案，我们把其置于单位荣誉室或会议室中，但必须对每件实物进行抄录编目并在相应位置粘贴实物档案小标签，贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等，以不影响对实物的观瞻为宜。同时要进行拍照归档将照片按归档顺序排列在实物档案的同一类别中，并在照片上标明实物档案的实际存放位置。

四、实物档案的开发和利用

实物档案的收集、保管目的在于利用，我站充分利用实物档案具有直观性，具有无可争议的凭证作用，多形式、多渠道、多层次、多方位地开展利用工作，充分发挥了实物档案的潜在价值。设置了专门的实物档案陈列室，寓教于物，利用这种特殊的信息输出方式，激发全站职工爱岗、爱站的情感，从而实现实物档案的教育和展示功能。在血站站庆，大型无偿献血宣传活动、人才招聘会进行实物档案图片展，反映输血成果和辉煌历史，创造浓厚的血站文化氛围；将历年收藏的荣誉类实物档案汇编成资料和相册，作为行业交流的宣传品，提高血站的知名度和美誉度，同时也提高了血站的社会地位和社会影响力；日常工作中更是可利用实物档案为血站撰写大事记、年鉴、站史等编研材料提供依据和凭证。

总之，实物档案是血站档案工作的重要组成部分，只有切实把实物档案工作做精做好，血站的档案工作才称得上完整，也才能充分发挥档案的历史作用。