远程下载本人档案，档案馆准备好了吗？

文/中共福建省莆田市仙游县委组织部 黄华阳

“好消息！明年2月起，你的档案可凭身份证远程下载啦！”2017年12月中旬，这则与档案部门有关的消息刷屏了，按照这则消息，从2018年2月1日开始，福建省居民可以凭身份证等合法、有效证件，在数字档案查询平台进行身份确认后，远程利用记载有关本人婚姻登记、学籍学历、工龄、职称、获奖荣誉、离退休、土地房产权属等证明性数字档案。这对于平时没有时间去档案馆查阅档案的利用者来说，确实是个好消息。现在《福建省数字档案共享管理办法》已经正式开始实施，但2017年底新闻媒体所报道的“你的档案可凭身份证远程下载”这一好消息却未能按时实现，为何会出现这种现象？下面笔者结合自己所了解到的情况，谈一些看法供大家参考。

一、全省公共档案信息查阅咨询平台尚未全面建成

就目前来看，省档案局虽然已经在互联网上建立了以福建省档案信息网为龙头的全省各地市、县区档案局（馆）的分布式档案信息网站，在福建省档案信息网站首页开设了“公共档案信息共享平台”模块，共享平台模块设置了开放档案、专题档案、网上展厅、视频档案四个栏目。截至2018年2月1日，笔者在“开放档案分类导航”不限档案馆的条件下，共查询到开放档案目录信息63608条，其中福建省档案馆馆藏信息18173条目录，另外全省9个地市加平潭综合实验区的93个国家综合档案馆、开放档案目录信息45435条。这93个地、市、县、区国家综合档案馆的具体情况如下：福州市14个国家综合档案馆中，只有晋安区档案馆1228条开放档案目录、长乐区档案馆3873条开放目录、马尾区档案馆2481条开放档案目录。厦门市7个国家综合档案馆中的开放档案信息目录量为0条。莆田市6个国家综合档案馆中，只有涵江区档案馆有2380条开放档案信息目录。泉州市12个国家综合档案馆中，只有晋江市档案馆开放档案目录信息8311条、永春县档案馆开放档案目录信息464条、泉港区档案馆开放档案目录信息7758条。漳州市12个国家综合档案馆中，只有漳浦县档案馆开放档案目录信息71条（笔者认真看一下，这71条目录内容基本属于馆藏资料）。南平市11个国家综合档案馆中的开放档案目录信息量为0条。宁德市有10个国家综合档案馆，只有宁德市档案馆开放档案目录信息7118条、古田县档案馆1条。龙岩市8个国家综合档案馆中的开放档案目录信息量为0条。三明市13个国家综合档案馆中，只有三明市档案馆开放档案目录信息3531条、永安市档案馆开放档案目录信息8208条、沙县档案馆开放档案目录信息11条。在这63608条开放档案目录信息中，只有省档案馆的18173条目录、点击目录进去可以查询看到相对应的档案原文扫描件，这些档案信息内容所反映的年代基本上是民国时期。而全省93个市、县级档案馆的45435条目录则查不到相对应的档案内容。在“专题档案分类导航”中，只能查到福建省档案馆44个专题档案目录，这44个专题目录的内容基本上以民国档案为主，只有闽台关系、老福建、华侨史料三个专题档案属于建国后，另外海洋专题档案目录涉及建国后和民国时期。与开放档案分类导航不同的是，这些专题档案只能看到目录，查不到相关目录的档案内容。从现有的“福建省公共档案信息共享平台”情况来看，在互联网上能够查到可开放的档案内容基本上是民国时期的，而与本人关系密切的档案内容基本上属于建国后，并且是控制利用的未开放档案范围。这些未开放档案在网上提供利用时，要做好对利用者个人身份的审查认定工作，做到既保证利用者的正当权益，又确保利用者的本人档案信息不被非法利用。因此在2018年2月1日之后，要实现凭身份证远程下载自已的本人档案，各地国家综合档案还要进一步丰富共享平台上的数字档案信息内容，做到平台上面有可供利用者查阅的“无条件共享、有条件共享和暂不共享三类”数字档案。同时完善网上档案信息查阅共享平台的功能，确保网上数字档案信息的安全。

二、档案馆数字化发展不平衡，跟不上共享管理步伐

一些数字化工作开展较早的、馆藏档案数量不多的档案馆，其数字化水平较高，有的档案馆甚至已经全部完成馆藏档案的数字化工作任务。据福建省档案局办公室统计，截止2017年12月，全省仅漳州市档案馆、福州仓山区档案馆和漳州龙文区档案馆这3个馆馆藏档案数字化率达到100%。另外泉州市、宁德市、莆田荔城区、泉州台商投资区、泉州泉港区、安溪县、泉州丰泽区等13个档案馆馆藏数字化率超过80%，而完成馆藏档案数字化率达到50%的地市县档案馆数量也仅仅只有36个，占全省地市县总数的38.2%。因此仍有大量的档案馆由于受各种因素制约，馆藏档案数字化水平较低，全省甚至还有15个档案馆数字化工作未实现零的突破。加上最近几年，各地对档案数字化工作抓的不紧，全省各地档案馆的数字化技术水平、人才储备等方面无法适应当前数字档案共享管理的要求。据《中国档案》2018年第1期林伟宏的《一网查档百馆联动——浙江省“互联网+档案服务”的省域实践》介绍，浙江省全省各级档案馆从2017年11月6日开始实现网上查阅利用档案。但在实现之前，浙江省档案局做大量准备工作，从2016年底正式开始浙江省档案服务网的设计开发工作，在档案服务网这个利用平台投入使用之前，已在省内部分市县开展内部试用，以检测档案利用服务平台的性能，并不断修改完善。在浙江省档案服务网开通之前，对全省各级档案馆的系统管理员和具体查档人员进行使用操作的统一培训。同时还召开全省的应用推广部署会，要求各单位做好人员权限设置、业务数据上传、岗位人员操作培训等工作，确保这个档案服务利用平台投入使用时能正常运行。反观我省，《福建省数字档案共享管理办法》规定都已经开始实施了，但到目前为止，新的能够适应《福建省数字档案共享管理办法》要求的网上档案查阅利用平台尚未与档案部门相关人员见面，参与网上提供利用工作的各级档案部门相关人员也没有经过相应的业务知识培训。因此就目前笔者所掌握的情况来看，开展网上查阅利用档案，各级档案馆还需要做大量的基础工作。

三、实现网上查阅利用档案必做事项

首先要在互联网上有数字档案内容，俗话说，巧妇难为无米之炊，如果纸质档案没有实现数字化，怎么可能实现网上查阅利用档案？因此首要的任务是提高各级档案馆馆藏档案数字化水平，县级以上人民政府要按照福建省政府197号令的规定，加强对本行政区域数字档案共享工作的领导，建立协调机制，协调解决数字档案共享工作中的重大问题，所需经费列入同级财政预算。各级档案局要发挥其在“本行政区域内数字档案共享的统筹规划、组织协调、建设管理和监督指导”中的作用。充分利用政府协调机制，督促财政部门加大对档案数字化工作支持力度，通过政府购买服务形式来加快档案数字化工作进度。其次要加快全省档案查阅利用平台的研发工作，在开展档案查阅利用平台研发过程中，可以参考借鉴浙江省档案利用服务网的功能，优化我省档案查阅利用共享平台管理软件的性能，完善对档案利用者身份合法性的审查认定工作，确保数字档案信息安全，防止数字档案信息遭到非法利用。最后要进一步完善各级数字档案共享管理机构，配备相应的工作人员。由于数字档案共享管理是一项全新的工作，为了做好这项工作，按规定各级档案馆应当配备专门人员负责这项工作。而各地档案馆的人员编制却是在数字化工作开展之前核定的，因此现有档案馆人员编制满足不了数字档案共享工作的需要。根据劳动人事部、国家档案局联发的〔1985〕2号《关于颁布〈地方各级档案馆人员编制标准〉（试行）的通知》精神，档案馆的编制人数应随馆藏档案数量的增减而相应增减，但是各地档案馆的馆藏档案每年都会增加，而档案馆的人员编制却一成不变，特别是档案部门参照公务员法管理之后，档案馆根本不可能按照馆藏档案数量来核定编制，为了确保综合档案馆有专人负责这项工作，要按照《福建省数字档案共享管理办法》规定，加强数字档案共享工作的人才队伍建设，相应增加综合档案馆人员编制。

实现数字档案共享，开展网上查阅利用档案是档案部门适应社会信息化发展、转变政府职能、提高公共服务水平的需要，也是档案部门顺应公众对获取档案信息的需求。因此档案部门只有加快数字化工作进度，才能适应社会发展变革的要求。也只有这样，才能最终实现媒体所报道的“你的档案可凭身份证远程下载”这一愿望。