信息化背景下水利工程档案管理存在的问题及策略

文/泉州市石壁水库管理处 张明兰

我国是世界上最大的发展中国家，经济和社会发展正逐渐取得更大的进步，随着我国人民生活水平和质量的不断提升，对用水用电等各种能源需求也越来越多，这就要求相关部门除了保障能源供应稳定外，还应该重视国计民生的发展。水利工程建设是促进我国经济发展的关键因素，加强我国水利工程建设，不仅能够实现资源的可利用程度，给人们的生活带来极大的便利，还能促进水利工程项目的规模扩大以及国民经济的不断增长。档案管理是水利工程建设中重要的组成部分，对档案材料的收集、整理与利用起着决定性的作用，加强档案管理，制定完善的管理制度，对促进水利工程建设具有重要作用。传统的档案管理方法仍然存在很多问题，管理制度不完善、管理意识不到位，使得档案管理工作效率比较低且准确率不高，该问题成为急需解决的问题。现代化信息技术发展迅猛，已经应用于各行各业的发展，因此，借助信息化技术手段能够大大提高档案管理效率，同时给档案管理工作带来了极大的便利。本文从当前我国水利工程档案管理现状出发，提出了存在的问题，并给出了合理科学的建议供相关人员参考，具有实际意义和价值。

一、信息环境下水利工程档案管理的发展现状

水利工程档案管理是一项重要的工作，近年来，需要管理的档案数据不断增加，仅靠人工进行管理具有效率低、准确率低的特点，而随着信息化技术的发展，档案管理工作得到了一定的提升，本文从以下几个方面分析档案管理现状。

（一）档案管理观念有待提升。当前水利工程档案管理工作并没有受到高度重视，通常档案管理室只有少数人员进行管理，很多使用档案资料的人随便进行乱涂乱画，档案损坏、推迟归还、丢失现象也经常出现，以至于档案的后续使用存在困难。

（二）档案管理缺少保障制度。虽然我国《档案管理办法》已经有相关规范标准，但并没有落到实处，尤其是地方水利工程建设部门，制度设计只是一个框架，整体结构不够完善，导致档案管理工作无法正常进行。

（三）归档的水利工程档案质量有待提高。目前，水利工程部门的档案呈现出质量较差、使用时间长、破损情况严重等现象，大多数档案只有相应的纸质版，没有保存电子版和备份，以至于在查询等方面存在一定的困难。档案时间跨度长，数据量大，只有目录级别的管理水平，缺乏成套体制。

二、信息环境下水利工程档案管理存在的问题

目前，信息化技术的发展有效促进了水利工程档案管理工作的开展，但是仍然没有得到广泛推广与普及，存在一些亟待解决的问题。

（一）利用意识不高。面对信息化、数字化管理体制，很多部门不能对现有馆藏档案数据进行综合性分析与分类，只是进行了盲目的数字化工作，不仅浪费了大量的人力物力资源还给数字化系统带来了存储压力，浪费基础设施，从长远的角度来看，信息化工程建设不能从根本上发挥重要作用。

（二）资金投入有限。信息化的发展需要大量的信息基础设施的投建，例如需要配置各种技术设备，扫描仪、数据库、数字化设备等，才能够加强信息管理、安全共享、信息存储等功能，这些都需要大量的资金支持。而水利工程建设部门没有充分意识到信息化建设对档案管理的重要性，资金投资力度较小，不足以满足信息设备的支持，制约了档案管理工作的开展。

（三）管理软件不统一。目前市场上推广的管理软件不统一，且软件的更新速度很快，使得从事相关管理工作的人员在学习使用新软件时遇到各种问题，不利于软件培训工作的开展。同时，由于旧版本软件在市场上退出速度快，影响软件升级工作，不利于软件的后续使用。

（四）从业者技术水平不高。由于信息化的发展速度很快，水利工程部门的系统培训工作跟不上时代的步伐，管理人员学习能力比较低，个人技能和操作能力比较欠缺，影响档案管理工作的正常进行。

三、加强水利工程档案管理的有效意见和措施

针对信息化环境下水利工程档案管理过程中存在的各种问题，本文给出了科学合理的解决意见和措施，供从事相关工作的人员参考：

（一）提高信息化意识。由于信息化档案管理制度的建设需要投入大量的资金支持，很多部门不愿意对其进行投资，采取漠不关心的态度，同时也没有意识到档案管理工作的重要性和意义。因此，必须加强相关管理工作的宣传，利用现有的媒体社交网络平台，使人们充分认识到档案管理信息化的重要作用，使观念深入人心，只有在思想上有了共鸣，才能促进相关负责人员给予更大的支持，更好地发展信息化档案管理建设。

（二）扩大资金投入途径。目前建设档案管理信息化制度的资金主要是靠水利工程项目基金支持的，预算不足以支撑设备的配置，应当扩大资金支持途径，将政府相关专业经费项目等列入其中，动员一切可使用的资金资源，通过合作等机制，加大资金投入，解决资金不足的问题。

（三）统一规范档案管理软件。目前，水利工程部门档案管理软件应结合当地实际情况进行选择，业务上符合相关标准，局域网、政务网等能够满足网络化操作，同时要保证软件升级管理的正常进行，顺利开展电子存档工作，使该软件得到不断推广与普及。

（四）实施合理的档案人才政策。人才队伍是档案管理工作中的重要因素，需要不断引进人才，加强人才培养培训工作的开展，同时实施相应的人才激励政策以便吸引更多的人才加入到档案管理建设工作中来，包括物资和精神的共同奖励。此外，还要建立人才能力评价体系和竞争机制，营造服务档案管理工作的氛围。

四、结束语

随着我国信息化技术的发展，各行各业都开始使用信息手段进行辅助，水利工程建设是关乎我国国计民生的重要工程项目，其档案管理工作对促进该工程顺利进行发挥了重要作用。传统的档案管理工作仅依靠人力进行统计整理，工作效率不高，且存在很多问题，信息化技术的应用有效促进了水利工程档案管理工作的开展。本文首先分析了当前我国水利工程信息管理发展现状，以及在信息化技术下仍然面对的问题和挑战，并给出了合理的解决措施。