对新时期“增值型”办公室建设的几点思考

文/航天特种材料及工艺技术研究所 杨宝莲

企业办公室是单位管理的重要枢纽，是机关的指挥中心、参谋中心、协调中心和服务中心。在新形势下，办公室工作要不断创新，不断提高工作成效，跟得上时代潮流，努力建设“增值型”办公室，以高效履职为企业健康发展作出贡献。

一、紧跟发展需求，积极创新工作方法

在新时代、新时期，要想做好办公室工作，首先要“高站位、宽视野”，及时关注新时代赋予的新形势，深刻认识企业快速发展面临的内外部环境，要锤炼战略眼光、培养创新思维。各项业务工作要主动对标，勇于学习和借鉴先进管理理念，打破传统职能型管理模式，不断提高工作效率。在办公室内部要落实岗位责任制，不但要完成日常工作，更要思考如何通过创新自己的工作为单位发展“增值”。积极创造创新管理氛围，定期召开创新管理专题例会，管理人员结合自己岗位做典型发言，相互赋能，找到改进工作方法的切入点。有针对性地开展“增值型”部门建设，将办公室各项业务协调起来、结合起来，实现“分管协调”和“具体负责”有机统一，互为抓手，共同创效，充分发挥办公室合力，凸显办公室在推动企业发展中不可替代的重要作用。

二、建立工作规范，不断提升工作质量

“基础不牢，地动山摇”，基础管理工作的重要性不容置疑。结合在办公室的工作感受，笔者从两个方面提出自己的看法：一是办公室人员，特别是办公室领导要推动建立多维度工作规范体系，规范岗位职责标准、明确目标要求。一个单位的发展需要厚积薄发，经验的积累是管理创新的前提和基础，是企业核心竞争力的体现。“做了”和“做好了”是完全不同的概念，要想使办公室工作起到“增值”作用，需要逐步量化、细化和提高工作标准。要把系统地制定岗位工作规范当成一件极为重要的大事来抓，一个人积多年的经验和心血沉淀成一本标准和规范，本身就是一项值得尊敬和奖励的行为，必须从精神和物质上给予肯定。二是持之以恒开展年度重点基础管理工作，以问题为导向，深入查找目前业务工作中的管理短板，制定年度重点基础管理工作计划。在工作推进过程中运用PDCA管理方法，做好过程协调、阶段检查，通过认真组织、严格计划、过程监督，完善规章、总结评估、考核奖惩等工作，确保基础管理工作取得实实在在的进展，业务工作每年都能上新台阶，不断提升单位基础管理水平。

三、抓好政策研究，服务领导科学决策

在新时期、新形势下，办公室要站在单位“转型升级，二次创业”工作大局的高度思考和研究问题，主动作为，做好参谋助手。及时编制政策学习手册。将国家和上级单位最新战略举措、产业政策、重大部署分类汇编成册，提供各级领导和员工学习，推动全员转变思维、革新观念，增强办公室服务发展、推动发展的能力。逐步建立政策研究体系。统筹政策研究力量，促进办公室与机关各业务部门之间政策研究成果共享，针对转型升级发展过程中关联程度高、影响程度大的政策，如事业单位分类改革、军民融合快速发展等重要政策，以政务信息的形式进行专项解读。同时，加大对重大政策的宣传工作，将新出台政策和部署传递到各管理层级，使各级干部职工能及时了解单位战略部署和发展动态。把握并做好重要政策的落实。目前国家将深化国有企业改革、推进事业单位分类改革，这将对现有管理模式带来很大冲击。在大原则框架下，办公室要在工作细节上深入思考、深入研究，真正掌握相关政策，主动提出科学的、能够解决瓶颈问题的建议供单位领导决策。

四、做好牵头抓总，促进重大决策落实

办公室处在沟通上下、联系各方的枢纽位置，也是重大决策部署督促落实的抓总部门。大家都知道，只是自己干的工作好掌握，需要协调别的部门共同完成的工作有难度。而办公室的很多工作都需要各部门配合，通过多年的经验，深刻体会到牵头抓总需要站位高、大局观强，以单位利益和工作开展顺畅为第一要素，同时要坚持原则，唯我独尊或是不承担责任都不可能带动别的部门大刀阔斧推进工作。另外，重大决策部署的落实需要办公室真正发挥督查督办作用：一是要抓好重点工作的持续督办，拉条挂账，定期检查，确保“件件有回音，事事有落实”。二是抓好日常工作的随时督办，对上级领导在日常调研和现场办公部署的重点工作，做好贯彻落实，形成工作程序，压实责任出实效，推进决策部署落地生根、开花结果。

五、抓好两个建设，提高人员能力水平

“打铁还需自身硬”，办公室工作要想真正起到“增值”作用，必须提高综合实力。要重点抓好两方面建设：一是抓好业务建设，充分发挥部门例会作用，从细从实做好岗位培训，大到优化工作流程、小到一个通知的起草，要全面具体，使业务培训成为管理创新的推手。二是要抓好队伍建设，从提高思想认识、明确职业规划入手，打造一支充满工作热情，有一定管理技能，“想干事、能干事”的办公室人员队伍。“增值型”办公室人员需要具备三项基本素质：一是认识问题和处理问题的能力，认识问题的能力决定于作风，也反映了功底和水平；处理问题的能力，取决于知识和经验的积累，取决于思想方法。二是较强的思考力、表达力和执行力，要具备不断思考改进工作的良好素质，口头表达要能说清楚，不失当、不越界，还有应变能力和快速反应能力；书面表达除了掌握公文写作要求的格式规范外，还要能抓住要点、言简意赅、表达通顺、逻辑清楚。三是过硬的作风素养，要有责任意识，认真负责；要有大局意识、态度积极；要系统严谨，全面而不片面，对待工作要做到马上就办，有声有色有力度，对重点工作抓住不放，负责到底，办出结果。