关于公文处理程序规范化问题的探讨

文/中国水产科学研究院淡水渔业研究中心 李姗敏 狄瑜 徐奕

近年来，人们对办公室工作效率和工作质量的评判标准发生了转变，不同于以往大概估算的考核方式，现在采取的是一种量化办公室工作的形式，通常用公文处理的速度和质量来作为考核标准，这就对公文处理程序的规范化程度提出了新的要求。

一、公文处理程序规范化的意义

（一）公文处理程序规范化的概念。通常公文处理程序规范化主要包括两个方面：发文处理和收文处理的规范程序。发文处理程序主要是对下级传达信息用的，包括文件撰写与审核、用印登记、发送文件、实施情况等；收文处理程序主要承接上级旨意，落实各项工作，包括文件的接受登记、传送给各部门、督促落实的情况等。两种都涉及需要对公文进行整理，有的还要登记在册，以备后期查用。

公文处理的程序规范化操作，是当前办公室人员办公的基本行为准则。这样做可以尽量避免公文积压、拖拉等现象，加快文件处理的速度，以此来保证信息在组织内快速、无障碍地流转，使得领导层能作出及时、准确的决策。

（二）公文处理程序规范化的意义。1.缩短公文处理时间。有了严格规范的程序化操作，就能使办公人员分工明确，各司其职，按照规章程序办事，熟练操作后就能够跳过不必要的工作环节，提高文件处理的效率。如有些类型的公文是不用登记的，办公人员若熟悉工作流程，就可以节省宝贵的时间，用在其他公文处理上。2.公文处理质量有保证。文件处理的质量如何，除了与办公人员的素质、业务经验有关以外，与公文的程序也有很大关系。比如有的公文可以不用登记在册，若办公人员事事墨守成规，件件公文都要进行登记，工作量就会无形中增加很多，也会影响后期的公文查找，甚至造成公文流转速度低下、办结滞后等现象。3.有助于信息的上下沟通。在组织里，公文及时接收、登记、落实，对外会影响组织与外部信息的沟通交流；对内会影响组织内成员之间的信息互通、领导的及时决策。因此按照程序处理公文，能降低办公人员随意操作的可能性，保持信息流通渠道的畅通，提升信息的流转速度。4.提高决策质量。领导在进行决策时，往往需要大量的参考资料作为支撑和依据，这其中就包括上级下达的文件，下级上传的意见。公文处理程序规范化可以及时地、分门别类地汇总这些信息，为领导层的决策提供必要的依据保障和政策支持，使得领导层能够做出符合民意的决策，减少政策的执行阻力，进而在树立领导威信、维护组织形象等方面，发挥不可忽视的影响力。

二、公文处理程序规范化的改进措施

（一）公文处理程序规范化存在的问题。虽然组织内部对公文处理的程序都有明确的规定，但是在实际的工作中，办公人员仍或多或少地存在一些问题，常见的有以下两种：1.部分办公人员随意压缩工作环节。公文处理的环节，是环环承接的，随意删减压缩环节，容易导致公文信息传达不畅通，影响办公效率。比如有的办公人员不重视公文校对环节，对措辞、错别字、排版格式等未进行商榷，直接下发公文，会导致公文的不规范，影响组织的威信以及接收单位的工作落实情况。2.部分办公人员颠倒工作顺序。公文处理的程序环节是一个完整的体系，每一个环节的安排都有特定的含义。如果随意颠倒顺序，就容易引起信息传达的混乱，削弱公文的价值。比如，发文公文一般都需要先撰写审核，再让领导签字确定，如果忽视了正常的程序，先让领导签字确定，再去一遍又一遍更改稿件，无形中不仅增加了办公人员自身的工作量，也会挤占领导的宝贵时间，更有甚者，会让领导质疑办公人员的办公素养和技能。

（二）提升公文处理程序规范化程度的措施。1.提高办公人员规范化操作的意识。定期组织办公人员进行办公程序规范化的培训交流活动，增强办公人员的思想意识，将培训的技能和知识，内化于心，外化于行，切实提高公文处理的效率和质量，降低工作中出现失误的机率。2.完善相关的规章制度。通过制定严格的收发公文制度，来规范办公人员的工作行为，降低工作的随意性，避免文件积压过多、发文过多执行不力等情况。同时，也要制定奖励制度，通过单位之间、个人之间的总结评比，来提升办公人员的工作积极性，促使办公人员自觉主动严格地履行收发文的程序。3.提升人员的办公技能。近年来，随着互联网的发展，人们的通讯沟通手段多样，对办公人员的操作也提出了新的要求，这就要求办公人员必须熟悉计算机操作，熟练运用各类办公软件。这需要办公人员树立终身学习的意识，通过参加培训、交流，自学等方式，不断学习办公技能，提高办公效率，以适应现代化办公的新要求。4.加大办公设备的投入。公文处理程序规范化的落实，还需要有先进的软硬件设备做支撑。加大办公室办公设备投资，置办必备的计算机、打印复印机、办公电话等硬件设备，运用业务协同平台（OA）系统等办公软件，已经成为当下办公必不可少的基础条件。这些系统及设备的更新和维护，有助于节省公文的收发时间，加快公文信息的流转，提升公文处理的速度，从而促使政策的有效制定和落实。

三、总结

公文处理程序规范化程度，是办公室工作效率和质量的重要衡量标准，它既能规范办公人员的行为，减少人为随意性，又能提高公文处理的速度，为领导层作决策提供大量的信息，促使决策的科学合理化。因此进一步深化公文处理程序规范化程度，需要办公人员不断学习提高技能，也需要组织的高度重视和大力配合。只有这样才能使公文处理程序真正做到规范化，在组织中发挥其应有的价值和影响力。