土地整治项目档案管理的实践与思考

文/河南省中纬测绘规划信息工程有限公司 苏青丽

一、土地整治项目档案的概念及工作范围

（一）概念。土地整治项目档案是指各地重大工程和一般土地整理复垦开发等土地整治项目在推动和建设过程中形成的具有归档价值的所有文字、图表、音视频等不同形式的历史记录。包括立项审批、招投标、施工、监理、竣工验收等一系列活动。

（二）工作规范。档案管理工作机构要积极协调项目勘察、设计、施工、监理单位，按照档案管理有关规定，做好项目相关档案资料的接收和管理工作，要确保档案资料的完整性和连续性。应将土地整治项目过程中的档案形成和交接纳入工程建设管理的所有环节和相关人员的职责范围，及时将形成的文件立卷后向项目承担单位进行移交。

二、项目档案管理工作标准化使单位工作步入正轨

（一）公司概况。河南中纬是河南省规划设计行业第一个改制的专业测绘规划科技企业，已跻身全国测绘规划行业的“三甲”资质行列，国家甲级测绘资质，国家甲级土地规划资质，国家甲级工程勘察资质；全国勘察设计行业首批AAA级诚信单位，档案管理省级达标单位，全国测绘产品质量优秀单位。在土地整治项目档案管理方面有较为成熟的经验。

（二）工作制度的标准化。河南中纬在实际工作中，制定了详细的工作制度，为规范化进程打下了基础。在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作过程中，要求项目承担单位必须履行以下职责：1.在签订相关协议、合同时，对工程文件的套数、质量、移交等提出明确要求，避免后期出现扯皮和推诿等问题。2.对收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的所有文件，随时进行立卷，避免拖拉及遗失。3.切实负起督促勘察、设计、施工、监理单位文件形成和立卷归档工作全过程的重任。4.收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的所有工程档案，并指派专业人员进行管理。5.将土地整治项目档案统一纳入本单位工作中进行管理，并按照档案管理有关要求，及时归档并登记造册。以上标准化制度的制定和落实，保障了土地整治项目档案管理工作前期阶段的有效实施。

（三）归档范围与质量的标准化。1.凡与项目建设有关的所有过程中具有保存价值的各种载体的文件，均列入归档的范围。2.归档的质量要求。（1）所有归档的文件必须为原件。（2）归档文件的内容必须保证真实，要与工程的实际相符合。（3）所有归档文件必须保证字迹清晰，签字盖章要完备，纸张应按归档要求用纸。（4）所有竣工的图纸均须盖竣工图章；施工方利用施工图改绘竣工图时，必须要标明变更修改的依据；图纸变更超过1/3的，应当重新绘制竣工图。（5）归档的影像资料除要求音视频清晰外，须标注事由、时间、地点、任务、作者等内容。以上归档范围与质量标准化的制定和落实，保障了土地整治项目档案管理工作中期阶段的有效实施。

（四）档案立卷的标准化。卷内文件的排列要求：1.文字材料须按事项、专业顺序进行排列。同一事项中的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，要按照批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。2.图纸按专业类别进行排列，相同专业的图纸按图号顺序进行排列。3.文图并存的案卷，文字在前，图纸在后。4.编制卷内文件页号应遵循下列规律：均按有书写内容的页面进行编号，每卷单独编号，页号从“1”开始；单面书写的文件编号在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠图纸在右下角；成套图纸或印刷成册的材料自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。5.卷内目录的编制、卷内备考表和封面的编制也有详细的规定。以上档案立卷标准化制度的制定和落实，保障了土地整治项目档案管理工作后期阶段的有效实施。

三、目前项目档案管理工作中的问题

笔者长期参与土地整治项目档案工作，曾对业内工作进行了调研，发现了一系列的共性问题，值得研究并破解。

（一）验收与移交期间不规范。勘察、设计、施工单位在将文件整理立卷后，项目承担单位未对档案文件完整、系统和质量进行审查，出现问题较多。1.档案文件分类不齐全、系统不完整。2.档案的内容无法真实、准确地反映工程实际状况。3.竣工图绘制方法、图式及规格不符合专业技术要求，图面不整洁，甚至未盖竣工图章。4.要求单位或个人签章的文件，签章手续不完备。以上种种问题使土地整治项目档案的验收及移交工作不全面。

（二）借阅手续不规范。1.本单位工作人员借阅土地整治项目档案时，因种种原因，未按规定让领导签字批准，有时以打招呼的形式批准，破坏了制度的落实。2.外单位人员查阅档案时，按规定需持该单位介绍信，并经本单位领导批准，实际操作中，也存在制度落实不严格的现象。3.档案借出后，不能及时归还，影响管理和其他机构的使用。4.借阅归还的档案，发现涂改、损毁或遗失等情况，造成无法弥补的损失。

（三）管理人员执行制度不规范。1.土地整治项目档案管理人员不能严格按要求对档案资料进行定期检查，无法保证账物一致。对破损或字迹失真的档案，未能及时修复。2.档案管理人员不能定期对档案进行鉴定，核定保管期限，并剔出无保存价值的档案。导致失去保存价值的档案资料未登记造册并处理。

（四）单位管理制度欠规范。1.对忠于职守、遵守纪律，在档案的收集、整理、保护、利用等方面成绩显著的工作人员未及时给予奖励。2.对造成档案损失的未及时追究当事人责任。3.人员调动时未按档案管理有关规定做好项目档案的交接工作，导致后期工作中出现扯皮现象。

四、新时期加强土地整治项目档案的思考

在新时期、新背景下，如何加强土地整治项目档案，是业内同行应该共同研究的课题。笔者认为，做到如下方面，可使档案的收集整理过程有条不紊地进行。

（一）收集要合规。必须要根据归档的范围收集有关文件和资料，在项目立项时，详尽、完整地做好各类资料的收集、整理，只有前期规范化，才可避免后期出现连锁性问题。

（二）整理过程要规范。必须要将收集到的资料，遵循其自然形成的规律，保持各类文件材料的有机联系，以便于保管和利用的原则，对土地整治项目档案资料进行系统整理和编目，对于项目形成档案数量大、种类多、内容复杂的，要及时进行补充收集。

（三）分类要科学合理。土地整治项目档案要按项目进行分类，在每一类下，按项目各实施阶段、工程类型等分成若干小类。对于土地整治项目实施过程中的有关财务报表和原始凭据，应该分类进行归档保存。

（四）归档措施要完善。1.土地整治档案归档管理要按照分级管理的原则，明确相关单位在资料归档工作中的职责。项目承担、实施、监理和施工单位必须加强档案管理，建立工作制度和责任追究制度。2.加强归档管理的过程控制。从项目立项到验收整个过程，每一项工作完成后都应及时收集、整理并归档。建立行之有效的控制机制，将档案归档与否作为项目管理各环节衔接、控制的内容之一，上一阶段工作未及时归档的，不能开展下一阶段工作。3.加大对档案日常管理的核查力度。发现问题及时督促整改，注重落实。4.项目工程初验合格后，应督促各参建单位按要求整理档案资料，完善后提交项目承担单位。5.土地整治项目档案应专人管理，并加强领导，明确管理责任，加大监督和检查力度。