新形势下做好档案管理工作探讨

2018-11-24惠州城市职业学院王敏仪

办公室业务 2018年18期

文/惠州城市职业学院王敏仪

档案是在活动开展之后将相关信息以文字、图表、声像等形式保存下来的一种方式，做好档案管理工作，对于多个方面的发展具有积极的促进作用。新的发展形势之下，社会经济得到快速发展，与之伴随的一系列改革活动也不断推进，在这一背景之下，对于档案管理工作而言，如何在新形势下做好档案管理工作，是取得进一步发展的关键。需要注意的是，现阶段的档案管理还存在着不少的问题，这些问题的存在，进一步阻碍了档案管理工作的落实，因此，必须采取合理的措施解决这些存在的问题，从而做好档案管理工作。

一、档案管理工作中存在的问题分析

受到多个方面因素的影响，在档案管理工作中还存在着不少的问题，为此，在提出有效的解决对策之前，首先对这些存在的问题予以明确，从而为后续的探讨奠定基础。

（一）未结合信息技术发展，管理理念落后。在以往的档案管理中，一般是采用纸质的形式进行保存，这样的保存有着明显的缺点，不仅操作繁琐，而且很多纸张容易受到时间因素的影响而发黄、破旧，甚至于出现丢失的情况，在很大程度上影响着档案管理工作的开展质量。与此同时，对档案管理的理念处于落后状态，认为档案管理工作并不能够带来实际的利益，缺乏对档案管理技术改进的意识和内在动力，从而影响了整体的进步与发展。

（二）管理人员能力不够，素质不高。从事档案管理工作的人员，对于档案管理工作的有效落实发挥着关键性的作用，但是在实际的档案管理工作中，工作人员存在着工作能力不强、素质不高等方面的问题，这些问题的存在，在很大程度上影响档案管理工作的有效落实。除此之外，档案管理工作人员，还具有一定的流动性，其原因在于档案管理工作人员在薪酬、福利等方面无法达到令人满意的效果，无法拴住专业人才，从而影响档案管理工作的开展。

三、新形势下做好档案管理工作的措施探讨

新的发展时代带来新的发展机遇，在档案管理工作中如何抓住时代给予的机遇并且克服其中的困难，是档案管理工作能否得到进一步发展的关键。为此，在明确档案管理工作存在的问题之后，本章节提出以下几个方面的措施：

（一）结合信息技术发展，实现档案信息化管理。新形势下做好档案管理工作，首先要结合信息技术的发展，实现档案管理信息化，从而有效落实这一目标。受到科技因素的影响，无论是人们的日常生活还是社会各个行业的发展，都发生了不小的变化，而在档案管理领域，信息技术的发展给传统的档案管理带来不小的冲击，同时也给档案管理方式带来一定的改变，因此，档案管理工作要采用“云计算”这一技术来对档案进行有效的管理，具体来讲，就是通过应用软件，连接各个数据库的接口，并且设置检索功能，在云端建立一个统一的信息处理平台，促使云端连接各个数据库，在平台上进行有效的档案管理，从而推动档案管理工作得以顺利开展。

（二）定期开展培训活动，提高管理人员的工作能力与素质。新形势下做好档案管理工作，需要从工作人员入手，采取合理的措施解决档案管理工作中人员存在工作能力不强、素质不高等方面的问题，以此来有效落实档案管理工作。而在工作人员方面能够采取的措施，主要分为两个方面：一方面是在对外的人才招聘环节中，不仅要拓宽人才招聘渠道，而且也要提高人才准入门槛，争取在这一环节中招聘到能够胜任工作的人员，从而为新形势下做好档案管理工作奠定基础；另一方面是对内的人员管理环节中，要定期开展培训活动，而培训活动的内容不但要包括档案管理知识的学习与技能的操作，还要融入思想政治教育，在培训的作用下促进档案管理工作人员的工作能力得到提高，以及工作素质得到全面提升。

（三）从实际发生情况出发，建立健全完善的档案管理制度。新形势下做好档案管理工作，需要从管理层面入手，完善与档案管理的制度，有利于促进整体的进步与发展。正所谓没有规矩不成方圆，一个良好的档案管理制度与一个不健全的档案管理制度相比较而言，自然是前者胜出，因此，在档案管理工作开展的过程中，要从实际发展情况出发，建立健全完善的档案管理制度，在制度的作用下明确责任和义务，从而促进档案管理工作得到有效开展。与此同时，在完善档案管理制度的过程中，还需要健全档案管理工作人员的绩效制度，绩效制度简单讲，就是表现优异的人给予一定的奖励，而表现不合格的人给予一定的惩罚，以此来调动档案管理工作人员的积极性，从而做好档案管理工作。