大数据时代背景下的档案利用服务探究

2018-11-24石家庄信息工程职业学院王福辰

办公室业务 2018年18期

文/石家庄信息工程职业学院王福辰

大数据背景下，档案服务将实现多样化、便捷化、高效化的数据利用。以信息化为基础，大数据运用到档案工作中，在档案利用服务中，实现档案工作和大数据常态化发展，有利于促进档案服务又好又快地开展。因此，深挖大数据的内涵，促进档案服务工作是信息化时代的必然趋势。

一、大数据给档案利用服务工作带来的机遇

（一）有利于信息化时代社会档案观的普及。将大数据和档案工作有效联系起来进一步深挖档案工作的价值。从宏观来讲，档案的利用者是固定的，但是人们在实际的利用过程中只是关心自己所需要的档案部分，而其他的有关零散的档案信息利用价值却被人们所忽视了。这是在档案服务利用中的缺失，但是在大数据背景下，能够对档案的利用服务工作带来更直接、更有效的方法，新技术和新方法的使用造成技术上的革新，通过大数据分析，能够强化档案分析，挖掘档案中必要的数据信息，避免传统档案中寻找信息的结果。增强公众对大数据的实际利用效率，根据自己的需求精确找到档案中的信息，在档案的利用中发现档案的价值。对于档案观在社会中的推广具有积极的促进作用。

（二）有利于处理多种载体类型的档案。大数据背景下，档案的服务和利用相比传统档案工作有了革命性的进步。依托信息化的电子档案出现以后，实现了传统档案数字化归档，不仅将各类档案统一到信息化的处理中，实现了档案保存优势和利用优势。规避了传统档案利用服务中的弊端。

（三）有利于档案的管理。通过传统档案信息化进程，可以实现档案管理的及时性。由于信息时代数字化的传输速度增长，想及时处理来自于服务中的各种海量数据，保证档案利用的及时性，在传统档案的服务利用中是绝对不现实的，但是有效利用大数据传输和管理，促进档案管理工作的及时性；大数据技术能够有效处理档案利用服务中的海量数据，实现数据的有效分析，确保档案利用的效率。大数据可以有效实现档案管理结构化的特征，准确实现多数据的结构兼容，进而提高传统的电子文件管理效率。

二、大数据背景下档案利用服务发展的策略

（一）采取先进的技术，不断提升档案利用服务的效率。大数据为档案的利用服务带来了形式多样、精准明确的档案数据库。因此在具体工作中要及时更新现有技术，坚持与时俱进，保证档案数据库的构建，确保在档案利用服务中能够准确、及时地查阅到客户所需要的信息。因此，要不断强化大数据先进技术带来的获取、分析和挖掘信息的能力，加强数据库的整体构建；同时利用大数据分析来不断挖掘有用的信息技术。数据的挖掘是为了有效帮助档案的使用者能够从大量的信息资源中精确获取与自身实际相匹配的信息。通过大数据分析可以对档案中的具体信息进行有效的数据统计，从复杂的档案信息中寻找出所需要的信息资源。这个过程是一个极其复杂的过程，需要经过精确的统计学分析，在分析档案信息的时候缩小数据库范围，精确高效地找出数据中隐含的信息。

（二）建立有效的机制，提高档案服务运作保障。大数据在档案利用中是通过数据的聚集、分析来获取用户所需要的信息。但是目前各个企业、单位间的信息数据并不是共享的，为了实现数据共享、信息公开，建立和完善有效的信息管理机制是必不可少的。通过固定的机制加强档案信息的联系，实现信息完整。与此同时，数据信息的失真一直是大数据建设的短板，这就需要通过相关规范来不断加强档案管理者的素质，强化档案管理理念，建立健全大数据档案服务利用体系。另外，传统的电子档案管理档案膨胀的问题严重影响了档案提供的有用信息。在传统的电子文件管理中出现档案管理膨胀的原因在于储存计算机资源的分配形式不合理，直接导致了在系统中的分析运用不灵活。然而数据技术框架下能够有效的处理好电子文件管理的灵活性的问题。大数据技术能够快速处理好资源内部膨胀的问题，能够准确配置信息化背景下数字档案管理的需要，提升档案服务利用的效率。

（三）数字化的档案管理能够更好地提供档案服务。传统文件、电子文件、数字档案是档案发展的阶段，其中数字化的档案是在大数据背景下出现的新型档案管理模式。其中与传统文件的最大区别在于：依赖网络系统性强、信息的可变性多样，但是也具有明显的优势，多种数据信息高度集成和信息利用的高度密集灵活等，能够更好地为人们服务。因此，在大数据背景下，必须保证网络系统的稳定，增强数字档案开发的能力，实现档案的高度归集，把传统的纸质档案数字化，建立利用服务数据库，只有在丰富的大数据库中，才能充分展示大数据档案利用的优势。同时要培养专业的人才，实现档案服务利用中的数据分析，把大数据的优势充分展示出来。