单位档案规范化管理模式的探究

文/内蒙古乌兰察布市妇幼保健计划生育服务中心 李国芳

档案材料客观真实地记录了单位过去的发展历程，是开展各项工作的重要标准与依据，推进档案规范化管理对于本单位的健康发展具有非常重要的意义。从当前的实际情况而言，单位档案管理工作依旧存在很多漏洞和问题，导致档案管理工作效率难以提升，档案管理水平较低，在很大程度上影响到档案材料的开发利用。在今天这样一个飞速发展的时代，各单位要确保自身的持续健康发展，应当真正意识到档案规范化管理的重要性，通过科学合理的方法促进档案利用效率的提升。

一、单位档案规范化管理的内容

（一）档案信息材料收集的规范化。档案材料收集属于单位档案管理的切入点，在很大程度上影响到档案管理工作效率，准备完善的档案材料能够确保单位档案管理活动的有序开展。若档案信息材料收集不符合标准要求，则会对后续工作的开展带来非常大的影响，如档案材料的整理、编目、保管等。在对档案材料进行收集以前，档案管理工作人员应当和其他各部门积极沟通，清楚档案材料收集的主要内容与具体流程，对实际工作中形成的各种文件材料交由文书部门处理。

（二）档案材料整理的规范化。单位档案材料的整理活动是指把收集到的各类文件材料进行分类组合、重新编制等，让档案材料更加条理化。档案整理是确保档案开发利用工作有序开展的重要保障，若档案整理工作不科学，就无法客观反映档案内容，给后期的开发利用效率带来影响。档案整理的规范化有助于提升档案管理质量，在对档案材料进行整理的过程中，必须要对档案材料的完整性进行提前查验，再通过合理的方式进行整理。

（三）档案鉴定的规范化。档案材料的存放时限一般来说是以其实际价值来判断，对不存在开发利用价值以及保存期限已满的档案应当予以销毁处理。特别是社会经济的持续发展，单位档案材料日益增多，若不能够第一时间对其进行鉴定、归档，则很容易对单位各项工作的开展带来影响。档案材料鉴定往往是判断该档案资源的开发利用是否有助于单位发展，档案是否存在后续的利用价值等，这是必须要重视的一个环节。

（四）档案保管的规范化。档案保管工作直接决定了其后期利用效率。档案保管与整个档案管理工作紧密联系，保管较好的档案材料其使用寿命较长，而如果不科学保管，则会影响到档案的后期利用。因此在开展这项工作的过程中，必须主动和其他部门沟通联系，重视一切细节工作，做好对重要档案的保护。

二、单位档案规范化管理的意义

（一）档案规范化管理能够助推单位的持续健康发展。但是管理不单单是对单位内部职工相关信息和工作成果的记录，同时也是单位各项战略发展决策制定的依据。档案规范化管理水平能够直接决定单位内部管理水平。档案规范化管理的落实程度直接关系到单位是否可以作出科学的决策。所以，进一步促进单位档案规范化管理水平的提升，努力开展好档案资源的管理、开发、利用工作，树立现代化的管理理念，不断深入思考探索新时期下的档案管理方法，才能够真正确保档案材料能够如实反映出单位的实际发展情况，助推单位的持续健康发展，促进自身竞争力的不断提升。

（二）档案规范化管理能够为单位内部管理活动的科学开展带来非常重要的参考依据。单位档案材料往往是在其自身发展过程中所取得的成果经验的综合，反映了单位自身发展的整个过程。借助于规范化的档案管理，对档案材料深入挖掘，高效开发利用，可以为单位内部管理工作的科学开展带来很大的帮助。另外，单位档案资源是其自身建设发展的客观记录，也是内部各部门开展各项工作时形成的重要文件，必须要引起充分重视，进一步发挥出档案资源的真正价值。

三、单位档案规范化管理存在的问题

（一）档案规范化管理重视不够。单位档案规范化管理可以说是社会发展的必然要求，可以促进单位自身发展，提升各项工作业务的开展效率，然而从现阶段国内单位档案管理工作的实际情况而言，大部分单位管理者并未真正意识到规范化管理的重要意义，觉得将更多的人力物力财力放到档案工作上是浪费时间，不能为单位带来实际的效益，所以常常忽略了档案管理工作。虽然一些单位内部建立了较为完善的档案管理制度，然而在实践中却并未真正贯彻落实，档案管理的规范化程度不足，常常出现问题，影响了档案工作的高效开展。

（二）档案管理制度缺乏规范化。从目前单位档案管理工作的具体情况而言，一部分单位已经制定了相对完善的档案管理制度，甚至还有很多单位把档案管理工作摆在单位内部管理的重要位置。然而依旧有少数单位忽略了制度建设的重要性，忽略了管理制度的规范化和科学化，档案管理工作人员在实际工作中没有落实相关制度规定，管理活动不规范，内部各部门之间并未积极沟通合作，导致档案管理工作的执行力不高，虽然有了制度但依旧是“纸上谈兵”。

（三）电子档案管理工作滞后。在“互联网+”的新时代下，单位档案规范化管理要求进一步推进信息化建设，过去的纸质档案管理模式已经不能够适应新时期的要求，很多纸质档案开始被电子档案所代替。在这样的形势下，一些单位却尚未建立较为系统化的档案信息管理系统，对于档案信息管理所需要的软硬件设备投资力度不够，相关设备设置不健全，电子档案管理工作相对滞后。

（四）档案管理模式不规范。现代科学技术的发展带动了各行业各领域工作的创新，和过去的档案管理模式相比，新时期的档案管理活动更加依赖于现代技术。然而在技术创新的过程中，单位档案管理活动却暴露出了很多问题，传统的管理模式不能够适应现代社会发展，这是单位档案管理存在的主要问题。一些档案管理人员在实际工作中依旧选择过去的工作方法，并未真正应用现代技术，导致档案管理工作效率难以提升，管理模式不规范直接制约了单位档案材料的高效开发利用，导致出现资源浪费的问题。

四、单位档案规范化管理的实施对策

（一）提升档案规范化管理的重视程度。单位管理人员必须要主动转变传统思想观念，提高对档案规范化管理的重视程度，真正意识到档案管理工作对于单位自身发展的价值和作用，进一步加大对档案规范化管理的宣传工作，让单位内部形成一种良好的氛围。同时要做好督导检查工作，提升各部门负责人尤其是档案管理人员的责任感，让单位所有职工都能够对档案规范化管理有全面深入的理解和认识，促进单位档案管理效率的提升。另外，单位领导应当进一步提升对档案管理工作的资金投入，根据档案规范化管理的具体标准，购置符合条件的档案柜、计算机、打印机等设备设施，设置阅览室、陈列室等，为档案室配备好灭火器、防潮设备、除湿器等，进一步优化单位档案管理工作条件，促进档案材料的妥善保管和高效开发利用，真正处理好档案管理过程中的普遍性问题。

（二）完善档案规范化管理方法与体制。档案管理工作者需要尽快创新规范化管理方法，建立更加科学完善的档案管理体系，优化管理体制，规定相关工作人员的职责与权利，合理制定档案管理活动计划，开展好档案材料收集、归档工作，严格档案整理工作，熟练应用现代信息技术手段。同时还需要不断健全单位档案规范化管理体制，从档案管理机制规范化、档案管理流程规范化以及档案部门和其他部门工作交接规范化着手，构建更加系统的管理体制，尽快统一档案管理标准，落实档案规范化管理要求，有计划、有步骤地实施档案管理活动，真正确保档案材料的完整性。另外，单位档案管理工作人员在离岗时需要根据相关规定做好交接工作，明确相关责任。

（三）提高单位档案管理的信息化水平。随着现代科学技术的飞速发展，各行业各领域也逐渐开始迈入了自动化办公的时代，档案管理亦是如此。要真正确保单位档案管理工作的持续推进，提升档案管理工作效率，应当主动引入现代信息技术，为档案管理工作信息化建设创造更好的条件，为单位档案管理部门配置完善的软硬件设备，建立档案信息管理体系。同时，借助于档案信息管理系统来对单位内部各部门档案材料予以全方位的收集、整理与利用，真正促进单位内部档案资源的有效整合，将各种文字、图像、影视片资料等档案都整理起来，进行分类保存。最后，必须要努力加强电子档案数据资源的安全保障工作，在网络中存在很多不安全因素，单位的重要档案如果泄漏，必然会造成十分恶劣的影响，所以需要对档案信息管理系统进行定期升级更新，做好计算机病毒防范工作，为电子档案管理提供一个安全的环境。

（四）建立规范化的档案管理制度。在充分发挥管理制度作用的基础上，还应当确保档案管理制度的完善性与有效性。在单位档案规范化管理的进程中，应当尽快建立健全规范化的管理制度，以完善的制度为基础引领档案管理活动的有序规范开展。一方面，要健全档案工作制度，完善相关配套机制，针对过去的不符合新时期档案管理工作实际的制度要及时进行更新修订，同时要根据单位实际发展情况来制定档案管理制度，利用制度来约束实践工作，避免档案管理过程中可能存在的不规范现象；另一方面，必须强化档案监督机制的建立，对整个管理流程实施全方位的监督，这一点我们在后文中详细阐述。

（五）加强档案管理工作的监管力度。目前有些单位对档案管理工作的监督管理不严格，在很大程度上影响到单位各项事业的有序开展。要进一步促进单位档案管理工作效率的提升，确保档案规范化管理模式的落实，必须要强化监管，重视对档案管理全流程的核查与监督，不定期对档案工作人员开展岗位检查，如果发现工作中存在违规现象的必须第一时间督促其纠正，严格追究相关责任人；而针对工作绩效较好且规范化程度相对较高的，应当予以适当的奖励，从而更好地激发档案管理人员的工作积极性，促进档案管理效率的提升。另外还应当成立独立的监管小组，对单位档案管理活动实施专门的检查，进一步规范单位档案管理工作。

五、结语

综上所述，档案管理属于单位内部管理的重要环节，档案管理的规范化程度和工作效率的高低在很大程度上关系到单位自身的发展。所以单位管理者和档案管理工作人员必须要真正结合本单位的发展实际，树立现代化的档案管理理念，坚持与时俱进，构建更加规范化的档案管理机制，同时针对过去档案管理活动中的突出问题，寻求有针对性的处理对策，不断促进档案管理工作规范化程度的提升，为单位未来的持续稳健发展带来坚实保障。