文书档案管理工作现状及未来发展方向分析

2018-11-24吉林省四平市铁东区吉林省基础测绘院曹洋

办公室业务 2018年18期

文/吉林省四平市铁东区吉林省基础测绘院曹洋

近些年来，文书档案管理工作对企业的长期稳定发展意义重大。但是，我国一些企业并没有看到该项工作的重要性所在，总是习惯性地轻视它的发展，这便使得文书档案管理工作进展过程中总会出现各式各样的问题，严重阻碍了企业的快速发展。因此，明确文书档案管理工作的现状和分析其未来发展方向势在必行。

一、文书档案管理工作的现状

（一）文书档案管理工作不受重视。从企业经济收入层面来看，文书档案管理工作的发展的确看起来太渺小了，换言之，文书档案管理工作的进行表面上看起来确实对企业经济收入的变化影响不明显，一来二去，文书档案管理工作自然而然地就不受企业的青睐与重视了。企业对文书档案管理工作的不重视主要体现为两大方面：首先，企业的高管和领导者认为实现利润最大化才是他们的最终目标，而文书档案管理工作的开展并不能明显增加其收益，因此，便忽略了文书档案管理的工作水平。其次，企业员工也认为文书档案管理工作部门的工作缺乏技术含量，充其量不过就是一个比较次要的部门，因此，工作之时便会无精打采，十分懈怠。这两方面足以看出企业对文书档案管理工作缺乏重视。

（二）文书与档案管理工作衔接有问题。文书档案管理工作实际上分为两个部分，即文书与管理两个工作模块，这两部分既有密切的联系，又有一些不同，可谓是相辅相成。在实践过程中，文书工作是档案工作的基础，由此可知，只有把文书工作做到极致，后面的档案工作才能够如鱼得水、受益其中。所以，这两部分的衔接过程中尤为重要。然而，许多企业在进行文书工作与档案工作时，都很难将二者衔接到完美无缺。主要出现的问题则是文书工作开展过程中不符合标准，这就造成了后期的档案工作一片狼藉。

（三）文书档案管理工作人员综合素质较低。正是因为文书档案管理工作不受重视，才导致企业在招聘该部门员工的过程中，聘用了大量综合素质较低、管理能力较差的员工，他们对文书档案的整理、划分标准等比较陌生，这便大大降低了文书档案管理工作的效率与质量。当今社会，是一个网络极度发达的社会，互联网几乎遍布了各行各业，所以，文书档案管理工作的进行也会朝着信息化方向迈进，这就要求文书档案管理工作人员更要具备熟练的计算机应用水平了。

二、文书档案管理工作的未来发展方向分析

面对文书档案管理工作进展的现状，企业应该仔细对其进行分析，并找出有效的解决策略，更好地确立出文书档案管理工作的未来发展方向，根据笔者对文书档案管理工作的了解，规划出了它的未来发展方向，具体叙述如下：

（一）加强对文书档案管理工作的管理。加强对文书档案管理工作的管理有益于企业的稳健发展。一方面，企业的高级管理人员要率先重视文书档案管理工作部门，为员工起到一个良好的带头作用，并根据企业发展的实际情况来制定文书档案管理工作机制，以此来鞭策企业中的每一个成员。另一方面，企业的员工在高管的带领下，应该自觉履行工作岗位职责，认真完成每一项与文书档案管理有关的工作，树立一种敬业爱岗的意识。只有这样，才能真正改变文书档案管理工作不受重视的风气，从而使得企业更好地发展。

（二）完善文书与档案管理工作的衔接。文书档案管理工作进行的过程中，文件质量的高低直接影响着文书档案管理工作进展的快慢，文书工作的合理化开展很大程度上可以提高文书档案管理工作的水平，所以，在文书与档案管理工作衔接之时，就要严格遵循文件的规范性要求，这样才能使得衔接工作顺利完成，从而实现文书与档案管理工作的良好过渡。与此同时，文书档案管理工作人员在进行资料整理时，要调整好文字的字体、颜色、页面以及格式等，为了使文件资料更具标准化和统一化，企业最好制订相关的文件整理条例，并要求文书档案管理工作人员按照此条例进行文件编辑。在收发文档资料时，相关人员还要进行详细的记录与备案，这样才能及时发现文书档案资料的缺失与重复等，更大程度上提高文书档案管理工作的质量。

（三）提高文书档案管理工作人员的综合素质。企业在招聘文书档案管理工作人员时，要进行严格的面试，筛选出学历高、经验丰富的人员，在招聘后，要对其进行培训，当其正式被录用后，要对其阶段性的文书档案管理工作业绩进行记录，并定期组织考试与考核，没能通过规定标准的员工要及时淘汰，只有这样，才能够提高文书档案管理工作人员的综合素质与管理能力，不断挖掘他们的潜力，使其为企业的文书档案管理工作贡献力量。更重要的是，要紧跟社会发展趋势，重视员工计算机应用水平，提高工作效率。