浅谈企业档案管理的问题与解决方案

文/珠海大横琴股份有限公司 孙慧娟

企业档案是非常重要的信息资源，是一个企业宝贵的精神和物质财富，是历史经验的积累与见证，用得好它就是一座金矿。而档案工作是企业生存发展的管理基础，企业档案工作贯穿于整个企业内部控制，是企业竞争情报工作的基础，是企业可持续发展的动力和源泉。目前企业档案管理水平亟待提高，针对企业档案管理，本文从以下几个关键的方面进行探讨。

一、企业档案管理发展现状

改革开放以来我国经济发展突飞猛进，在市场经济条件下，档案管理对企业具有新的重要意义，但是档案管理工作长期滞后，不能有效提高企业在激烈市场经济中的竞争力。我国企业档案管理水平发展参差不齐，主要表现在以下几个方面：国有企业档案管理普遍比民企好一些，国企有良好的基础，在一定程度上参照了国家机关事业单位的管理方式，一般能得到档案局的监督和指导，而民企大多数处于起步阶段，有些甚至没有真正意义上的档案工作。但也不乏成功的民企档案工作已经达到了企业档案管理的领先水平；国企在主动性、体制、创新方面还亟待提高。各行业发展水平参差不齐，建筑行业普遍比生产制造业要好，生产制造企业档案意识薄弱，决策者普遍没有意识到档案的重要性，没有认识到档案利用的好处，就不能驱动做好档案管理，而建筑企业由于国家层面在档案归档方面进行了法制性规范，其档案管理如今具有一定的管理水平。大型企业比中小型企业做的好，往往越是大型企业，档案管理的水平越能体现出一个企业的管理水平，企业越大，行为越复杂，产生的文件越多，档案管理的重要性就体现的越明显，而小型企业往往重视的是市场和生产，档案工作还未引起领导者的重视。而小部分成功的民营企业档案管理也能达到领先水平，这与领导者的关注不无关系。

二、企业档案管理的问题分析

目前企业不管是决策者、管理层或是员工，档案意识普遍薄弱，这是造成企业档案工作水平参差不齐的重要原因。由于决策者或管理层的档案意识薄弱，进而造成档案管理制度缺失或者成为摆设，更别说做到“三纳入”“四同步”了。档案意识薄弱的企业没有设置专职档案人员，即使有，档案人员的水平也不专业，档案管理人员待遇低，不受重视，不能让档案人员稳定下来，任何一个岗位的流动都会造成或大或小的损失，而档案岗位是受影响比较大的一种。档案意识好一些的企业，在社会上招聘一个好的档案人员也比较难，因为社会普遍缺乏档案专业人才，档案谁都可以管，但是不一定每个人都能管好。有些企业，档案人员工作态度差，没有高度的责任心，感觉工作枯燥，没有前途可言，甚至在工作中会破坏或遗失部分档案。还有一些企业，档案信息化没有跟上企业信息化，档案利用率低，造成很多资源的浪费，档案室什么资料都有，但借阅流程设置比较复杂，甚至没有共享档案的目录，导致业务部门都不愿浪费时间去档案室借阅，“能不用就不用”的想法出现了，结果就是资源利用不上，浪费了时间甚至导致错误的判断。这些问题普遍存在于大部分企业当中。

三、浅谈如何做好企业档案管理

（一）制定好适合自身的企业档案归档范围。档案室不是文件的“垃圾回收站”，企业需要根据相关法律、规范、标准制定自己的《档案归档范围和保管期限表》，按照“以我为主”的原则对企业的每一份文件进行甄别，看是否需要归档及其保管期限，要让该表格对企业的档案管理有实际的指导意义，制定过程中不确定的可以请档案馆工作人员或有经验的专家来指导，事后工作中，还需对每份文件认真斟酌、鉴定，在工作中不断完善，“理论指导实践，实践验证理论”在这里运用的淋漓尽致。

（二）“三纳入”做得好，事半功倍。“三纳入”即把档案工作纳入单位工作计划，纳入领导议事日程，纳入有关人员岗位职责和绩效考核。以珠海大横琴股份公司为例，该公司是一家国有企业，目前公司已经建立了相当好的督办机制。公司成立之初，档案并没有集中管理，资料容易随工作人员的调动或离职丢失，引起了公司领导的高度重视，后来在总裁的领导下，成立了专职档案室，制定了一系列档案管理制度，其中包括适合公司自身的《档案归档范围和保管期限表》，不仅将档案管理纳入各种规章制度，还把档案归档率纳入绩效考核，与奖金挂钩，如今每个部门都相当重视档案归档工作，这大大提高了归档效率，方便了档案的查询和利用。

（三）加强档案工作培训，全员增强档案意识。不仅档案工作者要对档案管理有专业系统的知识，更要加强管理层、企业员工的档案意识，不仅要对档案工作者进行定期培训学习，而且全员都要学习，档案工作者要不断学习的是档案管理的工作方法，全员要学习的是公司档案制度文件，每位员工都要清楚自己在档案工作中的责任。只有通过学习，才能提高全员的档案素养，才能创新工作方法，否则只能按照旧方法故步自封。另外，给档案工作者建立晋升机制是稳住档案建设的有力措施，是给档案工作者自发积极探索学习做好档案管理的一剂良药。

（四）择机信息化，信息共享，打造数字档案馆，提高档案利用效率。随着信息技术的快速发展，社会工作效率不断提高，如果档案工作还是旧模式的话，就难以适应社会快速发展，影响整体工作效率。借助互联网的趋势帮助档案的管理实现标准化科学化的流程，从而保证档案的完整性、规范性，提高档案管理人员的工作效率。实现档案信息化是企业现代化管理的一项重要内容，是将企业档案管理工作推向新高度的必然举措。企业建立电子档案中心，借用信息检索的帮助，很容易在平台上找到想要的信息，会极大提高档案的利用率。信息化是对资源适度的开放，合理地让企业内部员工学习了解，但是信息化提供便利的同时，保密工作要做好，这就要信息管理员了解保密的需求，分级制定系统访问权限，根据公司的实际情况加强保密管理。

（五）加强创新思维。笔者认为，在开发利用方面进行创新是档案工作创新的巨大动力。怎样让档案的价值达到最大化，是档案工作者首先要思考的，一个企业的档案大致分为人、财、物（产品）三大部分，那么就要从这三个方面去做纵横分析，提取出对人力资源、财务数据、产品开发有参考价值的数据。只有当档案的使用价值凸显出来的时候，整个企业才会重视档案工作，才会把档案管理工作推向一个新的高度。某些企业决策者不像政府机关领导那样重视档案工作，其原因：一是不能深刻体会文件丢失造成的后果，二是不能意识到档案的利用价值，三是没有被强制要求。这就需要档案工作者以档案利用的成功案例，以企业价值观为切入点，向决策者展示档案对企业带来的价值。最近几年国家也制定了企业档案工作规范，档案工作者更应该多学习，以此为指导，和企业领导建立互动机制。

（六）做好企业档案的统计工作。企业应当建立档案台账，包括库藏情况、档案设施设备情况、年度入库情况、档案利用情况、档案专兼职人员情况、档案销毁情况等，档案台账是档案来龙去脉的一种反映，是了解档案的重要途径，是总结档案工作的依据，是提高档案工作质量、提高档案管理水平的一种有效方法。同时也要做好对企业档案的统计分析，统计分析是了解档案工作成果的重要手段，也是对档案工作者量化考核的依据，起着推动档案工作发展的重要作用。考察档案工作一般是从档案归档率、利用率两个方面，档案工作者要从这两个方面认识自己的不足，改进工作方法，以提高档案的归档率和利用率。