浅谈如何做好档案管理的保密工作

文/山东省滨州市卫生和计划生育委员会 张法强

一、做好档案存放过程的管理工作

（一）分别保管。绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

（二）提高人员素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中的秘密泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

（三）做好档案密级的调整工作。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：1.建立划定密期制度，以便届满自行解密。2.建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆、室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动。3.建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

（四）加强日常管理。加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

二、做好档案利用过程中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

（一）制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

（二）队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质：一是政治素质。要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业。二是业务素质。要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规。三是文化素质。要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

（三）监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室可安装监控器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤。勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机。二是眼勤。勤观察动态，置每个利用者于视觉之中。三是手勤脑勤。勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

三、档案保密工作的基本对策

（一）正确处理档案保密与使用的关系。档案的保密是为了更好地使用，但在传统保密观念的影响下，档案工作中普遍存在重保轻用、利用不足的现象。人们在查阅涉密档案时通常会有类似“这些材料是涉密的，我能引用吗，会不会出什么问题呢”的顾虑，甚至有些管理者也认为，不用信息是最好的防止泄密的方法。长此以往，大量有价值的档案被束之高阁，得不到充分利用，变成一文不值的废纸，这对于档案资源来说，是一种浪费，档案管理人员的价值无法在利用档案的效果中体现出来。事实上，涉密档案当然应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。因此，在理清档案保密与使用关系的基础上，要改变传统的保密观念，在严格做好保密工作的同时，做到档案的科学使用，切实完善工作职能。对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

（二）加强对电子档案的科学管理。随着计算机技术及信息化的发展，档案形式已不仅是传统的纸质文件，取而代之的是各种电子表格，电子文档，档案材料的修改、定稿、整理、归档也不再是以手工抄写为主，而是计算机工具的运用。电子计算机的使用在给档案管理工作带来快捷、方便的同时也带来了安全的隐患。目前对电子档案的管理还存在许多不尽人意的地方，如存储在磁盘、光盘上的电子档案没有做好防消磁、防损坏及备份副本的工作，导致不能正常的使用；存有电子档案的计算机没有做到内外网的分离，没有对内外网服务器部署好防火墙，导致电子档案信息泄露；没有对电子档案的使用权限做好控制，导致内部人员可以随意更改、编辑电子档案等等。因此，要加强电子档案的科学管理，根据电子档案的秘密等级进行有效管理，明确借阅制度，使用权限，规范借阅手续，同时对存有涉密档案信息的计算机、存储载体与互联网物理隔离，这样才能保证对电子档案的安全管理与正常使用。

（三）从发展的角度做好档案密级的调整工作。由于各个档案的特殊性及所涉及的内容不一样，而且随着时间的推移和文件贯彻情况的变化，档案保管过程中的密级常常会发生变化，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。因此我们要根据实际情况从发展的角度定时调整档案的秘密等级，以方便档案的借阅与使用。密级的变化通常有三种，即升密、降密和解密。调整密级的标准主要是解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，在调整密级的同时要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，切实搞好涉密档案的清查鉴定，做好密级调整工作。

（四）以人为本，做好开放档案的保密工作。坚持以人为本，是科学发展观的本质和核心，也是做好档案工作的一个指导方针。档案的管理是为了更好地使用，要根据不同档案的性质、内容及实际的使用情况，确定可以开放的档案。比如：人事档案的部分信息可以向个人开放。虽说我国目前的人事档案提供利用仅仅面向组织，任何个人都不能查阅自己的人事档案。但是在实际工作中经常遇到当事人需要查阅自己档案的事例，这按照人事档案的利用制度是绝对不允许的。然而，这种利用制度与公开、透明的现代法治精神不相符合。我们应当以人为本，对于只要不属于保密范围的信息，个人应该享有对自己档案的知情权，当然，知情权只是意味着个人可以查阅档案，并不具有修改权。因此，对于不同性质的档案，我们应该有不同的档案开放制度，有不同的档案开放人群，但无论怎样，以人为本是要放在第一位的，即档案工作是为了更好地为人服务，为我国改革开放和新时期社会主义现代化建设服务。对档案的合理开放，也有利于增强人们的档案意识，增强对档案工作的监督，对档案管理人员价值的肯定。当然，在档案开放之前，要做好档案开放前的各项工作，如对开放档案做严格的审查，确定哪些档案是可以开放的，哪些是绝对需要控制的。提高开放档案案卷内的质量，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求等等。