浅谈加强企业档案安全工作的办法和途径

文/中陕核工业集团二一一大队有限公司 肖玲

档案是一个单位的宝贵财富，揭示了单位整体乃至职工个人的发展历史，一旦损毁或泄密，将会造成不可挽回的损失。二一一大队于1956年6月成立，公司的档案室保管着建队以来的文书档案、会计档案、实物档案等各类型档案及全队成果地质资料。2006年取得档案AA认证，档案馆坚持高起点、高标准、严要求的原则稳步推进各项工作。严格按照档案管理“九防”要求，建立健全各项制度。购买并安装了专业的档案管理软件，极大地方便了档案的归档、整理、保管和利用等一列工作，提高了档案的查全率和查准率；初步实现了纸质档案和电子档案同步管理，为实现档案资源共享以及数字档案馆建设奠定了基础。一直以来，公司领导高度重视档案安全工作，将档案安全作为企业档案管理的工作之本。

一、加强领导明确责任履行监管职责

坚持贯彻“以人为本、服务先行、安全第一”的战略，始终把安全工作作为重要工作来抓。一是按照“统一领导、分级管理”的原则，加强对档案安全工作的领导，切实履行对档案安全工作的监督管理。二是按照“谁主管、谁负责、谁实施、谁担责”的原则，进一步明确并落实档案安全主体责任。三是在干部职工中牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止和克服松懈、侥幸心理，认真贯彻执行档案各项规章制度，加强档案风险防范管理。

二、建立健全档案安全制度和长效机制

为了做好档案安全管理工作，二一一大队印发《机关档案管理规定》《档案馆安全保密制度》《档案库房管理制度》《文书档案管理制度》《地质资料档案借阅办法》等各项内部制度，完善的档案制度管理体系，避免因制度缺陷影响档案安全。

三、全面强化措施彻底消除安全隐患

（一）加强档案信息安全管理，保障档案数据真实、完整、可用、安全。认真执行国家有关档案工作的保密制度，确保档案信息的安全完整。对所保存的涉密档案，在管理和利用时依照国家有关法规并根据实际工作需要，严格执行审批手续，确保无擅自开放或扩大利用范围现象。加强档案网络安全基础设施建设，对档案专用计算机与外网实行物理隔离，与互联网相连的计算机或其它电子信息设备严格禁止存储、处理和传递涉密档案信息。

（二）加大软硬件投入，确保档案载体安全。坚持贯彻“预防为主，防治结合”原则，加强对档案实体及库房安全的管理，确保档案安全。加大对档案安全工作的硬件投入，从源头上保证档案安全。配备消防器材，配备档案专用防虫防霉药，定期检查电源电器，确保用电安全；库房配备防盗门、视频监控系统、温湿度记录仪、空调等，完善安全设施；配备档案铁皮柜、档案保密柜、防磁柜、智能光盘柜等专用于保管纸质档案及特殊载体档案，做到档案保管设备齐全。

（三）加强日常管理，认真贯彻落实各项规章制度。进行出、入库登记，档案借阅利用须履行相应审批手续。建立库房情况登记簿，档案管理人员每日检查库房安全情况，记录库房温度、湿度，定期清扫库房，确保现存档案无霉变、褪色、破损等现象。妥善保管和利用档案资料，并按照审批、登记、发出的程序向单位内外提供档案借阅利用服务。每年定期组织安全大检查，对档案库房、用电线路等进行重点检查，排除隐患。要求做到责任到人，措施到位，防止各种危害档案安全的事件及其他重特大事故的发生。

（四）加强档案安全的宣传教育工作，不断提高档案管理人员的安全责任意识、技能水平和业务素质。采用多种形式开展教育活动，广泛宣传档案安全保密工作的重要性和必要性，使档案安全教育经常化、制度化。

四、存在问题及下一步工作的几点思考

在信息化的新环境下，档案安全形势较为严峻。二一一大队档案工作虽取得了显著成绩，但与国家建立人防、物防、技防三位一体的档案安全工作新格局要求仍存在一定差距，针对存在的问题，我们将做好以下几点：

（一）加强学习教育，提高职工档案意识。认真学习贯彻落实党的十九大和习近平总书记系列重要讲话精神，进一步完善档案工作体制机制，进一步建立健全确保档案安全保密的档案安全体系。继续加大宣传力度，让干部职工了解档案工作，增强档案忧患意识和戒惧之心，增强责任感和使命感，不断加强安全观念。

（二）加快推进档案馆（室）建设，改善档案保管基本条件。目前，档案库房面积不足，容量较大，采用空调对温湿度控制不太稳定，影响档案安全工作。努力达到“九防”要求，特别是防火，这是难点，也是重中之重，必须防患于未然；在软件建设方面，配齐人员，健全制度，严格管理，重安全、严保密。

（三）强化档案信息的安全管理，改善数据备份和迁移策略。与相关单位对接，对馆（室）藏重要档案和数字档案要异地异质备份保管，并及时进行检查、迁移；密切跟踪新技术、新知识、新要求，做好数字档案室建设和地质资料信息共享平台建设的前期准备工作，使宝贵的档案资料可以得到更长久的保存和更充分的利用。

在今后的工作中，我们将以党的十九大精神为统领，以“追赶超越”目标为指引，按照档案工作的各项要求，牢固树立安全意识，坚持执行安全制度，强化安全责任，不断完善档案安全保障，服务单位经济工作的大局，改革创新，积极进取，有力发挥档案资源对各项工作的信息支撑和决策作用。