行政事业单位档案管理信息化策略探究

文/四川省内江市人力资源社会保障数据网络中心 胡志伟

计算机技术、网络信息技术等的高速发展掀起信息化发展浪潮，作为组成信息资源重要部分的档案也被推到浪潮前沿。档案真实记录着行政事业单位开展各项活动的信息资源，是宝贵的无形资产，现代管理的创新与信息技术的变革在提高行政事业单位档案利用效能的同时也对档案管理提出挑战，加强档案管理信息化建设势在必行。

一、行政事业单位档案管理信息化的意义

档案管理是行政事业单位的基础性工作，将管理、服务与政治融为一体。在信息化社会，单位不断深化改革，怎样提高档案管理信息化水平，确保单位有序、协调、高效地运行是迫在眉睫的事，其意义主要通过3个方面体现：1.档案管理信息化是当今社会信息化发展的必然要求。2.档案管理信息化是单位有序、协调、高效运行不可或缺的保障。3.信息化的档案管理是单位进一步深化改革的保证。鉴于此，探究档案管理信息化策略成为行政事业单位在信息化发展进程中的重要任务。

二、行政事业单位档案管理信息化策略的建议

（一）提高计算机系统安全系数。在行政事业单位档案管理的信息化进程中，提高计算机系统安全等级是最重要的一个环节，能保护单位的档案信息不被损坏，提高档案管理工作效率。1.确保计算机系统的安全性。当单位的计算机系统与网络连接之后，极易被木马病毒或黑客攻击，导致系统瘫痪，或引发严重的档案信息泄露问题。所以单位有必要安装计算机系统防火墙与杀毒软件，并定期升级病毒库，促使计算机系统正常操作、安全运行。2.行政事业单位要重视落实计算机系统保密工作，由内部技术人员负责维修计算机故障，尽可能预防随意外聘人员，给单位的档案信息造成泄露隐患。3.行政事业单位要注意专门建立健全档案信息系统管理制度，严格规范计算机操作人员的行为，明确人员访问权限，使所有操作与访问都有章可循，提高系统安全性。

（二）加强档案管理制度化建设。在建立信息化管理平台之前，行政事业单位应规整原有档案，结合自身实际情况整合档案室，安排合格管理员，负责收集、整理、查阅单位的档案；依据国家制定的《档案保管制度》以及《档案利用制度》《立卷归档制度》《档案保密制度》《档案员岗位责任制》等规章制度整改、完善自己的档案部门；同时运用纸质与电子档案管理载体，不但要注意建设数字化档案与数据库，还要保管现有实体档案，包括纸质、照片、磁盘、音像等，为逐步在计算机管理档案信息做好铺垫，提高单位档案保管质量与利用效率。在整理好档案之后，还需向信息化管理平台传递档案信息，采取开放式管理模式面向大众，给使用者提供方便查询、研究的档案数据库，最大限度发挥行政事业单位档案的作用。

（三）进一步优化单位档案服务。存储档案的空间在网络信息时代是虚拟的，和传统档案库不同，它会随着技术的进步不断拓展有效空间。随着行政事业单位建立档案数据库，档案资源的数量急剧增多，提供利用的方式简洁、方便，且内容形式多样，利用档案信息的内容转变成利用数据库里的档案数据。此外，行政事业单位的档案信息服务将走上知识服务道路，也就是说档案服务内容不局限于档案实体，而是它承载的知识。这就需要行政事业单位进一步优化档案服务，从过去的批发服务转向专业化服务、个性化服务，全程跟踪用户需求提供优质档案服务。同时，档案人员要注意档案信息服务方式在网络环境下的改变，不再向使用者提供原始数据，要对档案信息进行加工，让使用者获得所需信息，提高档案信息化服务水平。

（四）建立科学化档案人才结构。行政事业单位应正视自己在人才储备与硬件设备等方面的优势，认识档案管理的不足，结合发展形势与档案管理特征培养档案管理信息化人才，打造一支信息素质高、掌握新知识与新技术、新能力的复合型档案人才队伍。行政事业单位要注意加强档案管理信息化培训，促使档案人员快速掌握最新的信息化理念与技术，不管是到高校继续深造还是到上级单位接受培训，或是进入相关咨询培训机构接受培训，行政事业单位都要在档案人员的工作计划中做出规定或安排。当然，合理的档案人才结构应当是专业化的、多样化的，行政事业单位的档案人员不只是档案或文书、历史类工作人员，还应放宽视野，成长为计算机、自动化、管理等专业人才，在不同学科背景下融合知识，创新档案管理工作的方法与手段，促使不同类型、不同层次的人才尽量参与档案工作，调动单位的所有积极因素，为档案管理信息化提供可靠的人才保障。

三、结语

信息化发展浪潮对行政事业单位档案管理产生巨大的冲击和影响，社会信息化建设进程越来越快，行政事业单位的传统档案管理日益凸显缺陷，行政事业单位务必要充分认识档案管理信息化的意义，注意提高计算机系统的安全系数，注意加强档案管理工作的制度化建设，不断优化档案服务，强化人才培养，科学建立档案人才结构，努力加快行政事业单位档案管理的信息化与现代化进程。