浅谈如何做好新时期军工科研院所档案宣传工作

2018-11-24中国电子科技集团公司第十研究所信息中心王俊林

办公室业务 2018年18期

文/中国电子科技集团公司第十研究所信息中心王俊林

档案宣传工作是档案工作的重要组成部分，是提高用户档案意识，增强档案法制观念，促进档案事业发展的重要手段。军工科研院所档案类型齐全、载体形式多样、内容丰富，真实地记录了多年来军工科研院所在科研生产、经营管理、基础建设等方面的基本情况，具有重要的凭证价值和参考价值。新时期，做好军工科研院所档案宣传工作，充分发挥档案在各项活动中的价值作用，服务军工科研生产，促进国防事业发展，显得尤为重要。

一、军工科研院所档案宣传工作的现状

（一）宣传工作的局限性。长期以来，由于军工科研院所主要承担武器装备的研制与生产工作，属重点保密单位，其所产生的档案具有高度保密性和重要凭证性，一旦存在安全隐患或造成档案泄密，将会带来不可挽回的损失。因此，在档案安全与保密的管理要求下，档案宣传的主体内容、宣传形式和知悉范围有着较大的局限性，使得宣传工作难以全面展开。

（二）宣传人员的意识与素质不高。档案宣传意识是指档案部门和档案人员对宣传档案和档案工作的敏感性，能够在日常工作中抓住事态变化并及时贯彻到宣传工作中。军工科研院所档案管理职能往往隶属于所（院）办、信息中心等基础保障部门，档案管理人员年龄结构偏大、业务工作繁忙，档案宣传工作没有得到足够重视，档案宣传意识普遍不高。档案宣传工作要求工作人员不仅要有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神，而且要具有较高的综合素质，既要熟悉馆藏、了解基本的档案学理论业务流程，又要了解宣传、传播学的相关知识，同时还要具备一定的规划、策划及掌控全局的能力。目前，军工科研院所档案管理人员的年龄及学历结构正在发生转变，但总体而言，档案管理人员的宣传意识和综合素质仍然不高，制约了档案宣传工作的有效开展。

（三）宣传形式与内容单一。由于军工科研院所档案具有高度保密性的特点，其档案宣传工作主要依托于单位内网开展，以宣传稿件、宣传海报、档案征集、档案培训等传统宣传形式为主，形式较为单一，宣传效果有限。同时，档案宣传的内容仍以日常动态报道为主，对档案资源本身的挖掘和介绍相对较少，不利于用户了解馆藏资源，使得档案宣传利用的受众面越来越窄。

二、如何做好新时期科研院所档案宣传工作

（一）加强档案宣传工作的泄密风险防控。档案部门作为保密要害部门，必须高度重视保密问题，在对外宣传过程中，档案管理人员及相关领导要对涉密档案信息高度负责、严格把关，涉密档案信息原则上不得在互联网上宣传发布，确实需要宣传发布的需进行严格的脱密处理和保密审批。同时，在内部宣传过程中，也要高度重视保密问题，对于敏感内容进行研讨并做脱密处理，宣传利用馆藏档案信息需通过档案管理系统进行逐级审批，确保宣传内容不涉密，使得档案宣传工作真正做到上网不涉密，涉密不上网。

（二）提高档案宣传意识与素质。档案管理部门要强化档案宣传意识，积极思考档案宣传的主题、思路与基本形式等内容。同时，要注意日常工作中对宣传素材的搜集，注重宣传工作的创新性，根据用户对象的不同开展多层次、多角度的宣传，从而带动用户的档案意识。档案部门还要组织专人对口档案宣传工作，主动向上级汇报宣传工作情况，不断提升所（院）内用户及主管领导的档案宣传意识。要经常性地开展新闻宣传培训与专题交流活动，充分调动档案管理人员宣传工作的积极性、主动性，不断提升档案管理人员的综合素质。

（三）丰富档案宣传内容。档案宣传工作应当基于库存档案资源，以用户需求为导向，依托信息化技术手段，有针对性地开展，避免大而空、流于形式，如立足馆藏资源开展各种主题汇编、老照片展、专利集等。而随着企业数字档案馆建设的提出与实践，依托馆藏档案资源数字化建立起来的全文数据库、多媒体数据库及专题数据库等资源库，也为后期宣传利用提供了内容保障。军工科研院所往往隶属于大型央企或国企，在某一地区或城市具有较强的区域优势，可以打破传统封闭的宣传工作模式，与集团内外不同地区的档案部门开展联合宣传，发挥各自馆藏档案资源的特色和优势，丰富档案宣传内容，提升档案宣传工作成效。

（四）拓展档案宣传形式。传统宣传形式较为单调、宣传效果有限，难以引起所（院）内用户的共鸣。档案部门要拓展宣传形式，增强档案宣传效果，实现宣传工作的跨越式发展。档案部门需利用信息化与网络手段，在确保档案信息资源安全保密的前提下，拓展档案宣传形式，主动利用微信公众号、档案网站等宣传档案法律法规及标准规范，分享档案工作的典型案例，并适时与用户互动、交流；档案部门要借助新型媒体，策划、拍摄档案工作的微视频、微电影，宣传业务工作及档案人员的工作精神；要主动申报国家档案局、所属省、市档案局及集团公司等单位组织开展的各类研究课题，在解决技术或管理难题的同时，达到宣传本所（院）档案及档案工作的目的。

（五）把握档案宣传时机。把握档案宣传时机，就是要在适当的时机开展必要的档案宣传工作，以达到宣传档案及档案工作的目的。档案宣传的时机主要分为日常性宣传与重大活动宣传，做好档案宣传工作就是要在做好日常档案宣传工作的基础上，把握重大活动这一宣传时机，坚持日常性宣传和重大活动宣传相结合，提升档案宣传效果。日常性宣传主要包括业务动态介绍、知识宣贯与普及等，要结合档案工作实际，将此项工作做实、做好。在做好档案日常性宣传工作的同时，要积极配合部门、所（院）内、集团乃至国家的各项重大活动来开展，例如所（院）庆、协作组活动、集团周年庆、“国际档案日”等。档案部门应当结合库存档案资源实际，坚持日常性宣传和重大活动宣传相结合，突出重点，组织系列宣传活动，促进档案宣传的深入开展，以形成阶段性高潮。