论港务企业行政管理中的办公室协调艺术

文/广西民族大学民族学与社会学学院 王学智

在港务企业日常的行政管理中，其特有的生产规律及运作特点决定了行政办公室具有“港务”特色。了解港务企业行政管理的内涵、特点，明确港务企业办公室的协调职能，熟悉港务企业办公室的协调方式，可以提高办公室的工作效率，让协调工作变得更加高效。

一、港务企业行政管理的内涵及其特点

（一）港务企业行政管理的内涵。港务企业行政管理，主要指以港务生产为经营目标的企业，运用企业权力对企业事务进行管理的活动。这种管理活动，主要包括对企业的发展战略、生产经营目标以及后勤保障等方面的管理，涵盖了企业运行的各个方面。港务企业行政管理是以提高企业的生产效率和行政效率，降低企业的生产成本为目的而进行的管理活动。

（二）港务企业行政管理的特点。1.意志性。在港务企业实施行政管理的过程中，行政机关的使命主要是执行企业权力机关的意志，它主要是通过大量的组织、协调、调查研究、决策等工作来确保企业正常的运转和良好的发展，带有明显的企业意志。2.执行性。在港务企业实施行政管理的过程中，行政机关必须要严格执行党和国家的各项路线、方针、政策，同时还要执行企业权力机关所赋予的各项任务，对企业权力机关负责，接受企业权力机关的监督。另外，行政机关执行任务不仅要有雷厉风行的作风，而且还要确保各项任务有效落实。3.权威性。港务企业的行政管理工作，主要是以企业名义进行，并以企业的各项规章制度为后盾，因此，所有管理对象有义务服从企业行政机关及其工作人员的管理行为。除此之外，企业行政机关在执行任务时，要严格按照公司各项规章制度进行，集中体现了企业行政管理的权威性。

二、港务企业办公室及其协调职能

（一）港务企业办公室。港务企业办公室主要指保障领导工作和服务企业的综合办事机构。它在企业中起着承上启下、协调左右、参谋助手的作用。我国的港务企业均配备有为本企业服务的办公室，也有企业称为综合办、综合部、秘书科等，它们的性质大体相同。

（二）协调职能。协调工作是办公室管理工作的基本职能，也是办公室提高企业组织能力、凝聚企业向心力的重要手段。任何企业在日常管理中都需要对各项事物进行协调，以此确保企业正常运转和发展。主要通过统一思想、统一政策、统一步调等方式，让企业各部门及其工作人员达到步调一致、增强合力、改进作风的目的。

三、港务企业办公室的有效协调方式

（一）通过参与调度会进行协调。港务企业调度会，主要是港务企业针对港口昼夜生产进行总结和计划下昼夜生产目标，解决生产问题的工作会议。会议参与部门主要包括生产部门、安全部门、货管部门、行政部门等。会议参与人员主要为企业领导及其各部门的管理人员。由于调度会每日例行召开，管理人员到位齐全，高效聚集了企业的各方力量，因此，办公室可以利用参与调度会的机会，把需要解决的问题在会上进行协调，这样可以高效理顺关系、解决问题。

（二）通过参与办公会进行协调。港务企业办公会，主要是由企业领导及其决策层主持召开的会议，会议内容主要是讨论企业的行政方案、方针、决定，以及解决企业问题。参与会议的人员主要是企业领导决策层和各部门负责人，因此，办公室可以利用参与办公会，以及领导决策层和各部门负责人均在场的契机，把需要解决的问题在会上进行协调，这样做可以有效利用企业决策者的最高行政权力进行统筹协调，避免了各部门推诿扯皮。

（三）通过召开协调会进行协调。协调会，主要是指企业为解决专门问题而召开的多方参与的非常规性会议。此类会议主要是由办公室牵头，组织相关部门参与，用于解决单个部门无法解决，需要多方解决的问题。“专项专办”是协调会的最大特点，它的协调性使得矛盾的解决更易于推进。因此，办公室在解决较为棘手的问题时，不妨通过召开协调会进行解决。

（四）通过个别沟通进行协调。在企业的生产和经营过程中，我们通常会遇到一些问题，这类问题的协调对象比较单一，涉及面不大，因此，我们在协调此类问题时，应选择个别沟通的方式进行协调，如主动找到有关部门或个人进行协商、谈心，陈述情况、理顺关系、化解矛盾，通过沟通取得双方理解、认同来达到协调的目的。这样的协调方式及时、灵活、方便，而且效果也明显。最后，办公室的协调工作任重而道远，我们只有善于把握企业的运行规律，才能让协调工作变得事半功倍。