高校财务信息化建设问题研究及对策——以L大学为例

（聊城大学财务处山东聊城 252000）

一、L大学财务信息化建设的必要性

目前L大学财务信息化程度还处在初级阶段，财务信息化建设进程比较缓慢，所使用的财务软件还存在着很多问题。L大学急需通过财务信息化建设，提高服务质量、提升服务水平。

首先，业务量大与人手紧张存在尖锐矛盾。近年来，L大学的经费总量从3亿元增加到了6亿元，而会计人员总数没有增加，反而因退休、调离等因素而有所减少。目前，报销集中时段会出现排队拥挤现象，急需网络预约报销方面的软件上线，以平抑和疏导报销高峰。

其次，L大学签批流程复杂，一项经费需多名领导签批，手续复杂，教职工因不能一次签批完毕而心生怨言，还有些教职工对签批流程不熟悉，对发生的费用不知道需哪些领导签批，这急需通过网上签批软件将签批流程固化，经办人输入项目经费和所报经费后，通过网络自动传输给签批人，签批后自动传输至财务处审核报销。

再次，L大学存在重复劳动现象。银行卡信息等重复录入，使工作效率低下，还容易出现数据差错。

二、L大学财务信息化建设存在的问题及成因分析

（一）存在的问题

自2013年以来，学校已认识到信息化建设的重要性和急迫性，期间学校通过招标方式确定了Y软件为中标软件，开始启动信息化进程，以实现网上签批、网络报销、原始凭证电子化等构想。然而，经过两年的运行，L大学发现Y软件供应商开发的高校财务信息管理系统虽然比较注重个性化开发，但也存在着许多不完善的地方。现将Y软件信息系统前期存在的问题加以梳理，以供其他高校参考。

1.数据准确性存在问题。Y软件运行以来，数据准确性不稳定，账表、账账之间的数据存在不符的情况不断出现，让财务人员不能确认数据是否准确。特别是在每次版本升级后，同样的错误还会出现。按照学校的账务设置，货币资金（现金+银行存款+零余额用款额度）=项目指标总额。而在2016年11月12日，查询数据显示L大学的项目指标数大于货币资金额90多万元。这样会导致有些项目余额已经不足，而财务人员因系统数据错误而多报销的严重问题。有些应收、暂存款已做账冲销而往来余额表中冲销不掉，造成了往来款数据不实。在2016年11月12日，查询数据显示L大学总账余额表中其他应收款项小于往来款汇总表中其他应收款共19 800元。这说明有19 800元已经做账冲销的应收款项，在往来款汇总表中并未核销。按此数据下发催款通知，肯定给财务带来不良影响，会大大影响财务处的公信力。

2.查询功能存在众多问题。查询速度慢，查询条件组合受限，无法实现包含多个查询条件的跨年度查询，不能实现按照数据库中已有信息进行任意组合查询。查询功能相对较弱，在工作过程中，统计信息无法满足学校决策机构或科研管理部门对多维度财务信息的需求。

3.项目和指标存在重复设置问题。系统中既要求设置项目，还要求重复设置指标，导致增加项目的操作太复杂。同样的数据不仅需要在项目信息库中添加，还需在指标信息管理库中增加，这种重复设置影响了系统操作的效率。

4.收费模块运行不畅。学生收费信息库的运行速度缓慢；分学院分年级的多维学生欠费统计信息表无法实现；批量导入缴费信息时，无法实现学号和姓名的一致性校验；学分制收费未开发到位。收费模块总体存在运行不畅的现象。

5.规划中的许多模块未及时上线。网上报销、网上签批、预算编报、网银支付、银校直联等子系统因种种原因还未开发到位，而这些模块应该配套运行。

上述问题的存在，不但没有很好地解决L大学财务信息化建设的根本问题，还影响了L大学的会计信息质量与服务效率。

（二）成因分析

1.前期调研不足。L大学决定更换软件时，没有做好充分的前期调研。L大学对新的财务软件供应商介绍的软件功能并未进行实地调研，偏信了Y公司软件推销员的虚夸之词，存在调研论证不足的情况。

2.Y财务软件公司虚假宣传。Y公司销售人员虚假宣传，将未实现的技术承诺为已实现。由于L大学比较注重软件的前瞻性，对网络签批、网络报销、影像传输等较前沿的技术问题向多家软件公司做出了咨询，Y公司销售人员过分美化了其产品功能，承诺将L大学提出的软件功实现，而其他公司人员如实说无法做到，这样便使L大学现场招标人员相信了其产品的先进功能。

3.Y财务软件对高校业务不专业。Y公司对高校的财务管理业务并不是十分了解，开发的软件存在许多不完善的地方；虽为个性化开发，但对学校提出的需求没有及时跟进，解决问题不及时。

4.业务分包。Y公司将业务分包给本地一软件公司，该公司对高校很多业务不熟悉、技术达不到，也无法推动Y公司做出改进，这就导致了网上报销、预算编报、网银支付、资金管理、旧数据迁移模块等无法按时上线运行。

5.L大学缺乏推进方案。L大学没有设立专门的领导小组，对信息化进程没有总体规划、没有责任到人、没有预定好每个模块的上线时间点。对软件公司不信守承诺的问题没有及时追究其责任。

三、L大学财务信息化优化方案

对Y财务信息系统出现的诸多问题，L大学应及时组织人员对高校现行使用的财务软件进行细致比较和现场考察。

（一）财务信息化推行方案

1.成立财务信息化建设领导小组。L大学的财务信息化领导小组应由分管财务副校长任组长，财会部门及相关部门负责人任副组长，组员由业务骨干组成，制定信息化建设目标、工作制度，以加快信息化建设步伐。

2.选择适合的财务软件。L大学应针对目前信息化存在的问题，用SWOT分析法对Y软件的优势、劣势等方面做出客观公正的分析，分清哪些是可以容忍的问题、哪些是必须限期解决的问题，对于必须要解决的问题如果在规定的期限内无法解决，则L大学应考虑更换软件。L大学应组织有关人员对各高校使用的财务软件进行认真细致的考察调研，全面了解目前高校财务软件的优缺点，根据学校实际需求，尽快做出正确选择。在考虑优化软件时，应充分考虑学校需求：新软件首先必须保证数据正确；必须安全高效、必须有完善的日志；实现网络签批、网络预约报账；实现学分制网络收费；实现数据实时分析、报表、决策；实现财务系统与其他系统的无缝连接等。L大学现在使用的Y软件存在的问题，TY软件都可以解决。据统计，使用TY财务软件山东某部属高校2015年的凭证数为235 163个，核算人员有22名，人均凭证数10 689个；而L大学的2015年的凭证数为14 524个，核算人员有6名，人均凭证数2 421个。由此可知，山东某部属高校的核算人员工作效率是L大学的4.4倍。

3.制定科学合理的实施计划。L大学的优化升级计划推行方案可采取以下顺序：完成财务系统初始化；账务处理系统首先上线试运行；预约报账、无现金支付系统试运行；结合L大学财务特点，对主要系统进行改进（如预约报销确认单，系统界面如何让教师更直观使用）；薪金系统、收费系统、预算系统等全方位推行。

4.重新构建业务规范和业务流程。以财务信息化建设为契机，认真梳理各项业务工作，选取信息化建设关键点，制定各种业务处理特别是财务处理流程的规范。需要建立的业务规范主要包括：会计核算规范，预算编制、控制、分析规范、业务报销规范，固定资产管理规范，财务报表与财务分析规范，资金与资产管理规范等。

5.在校内进行实施试点。信息化实施，应当遵循先试点再推广的原则，选择信息化基础较好、业务具有代表性的学院进行先行试点。边试点，边总结经验教训，为全面实施信息化做好基础工作。

6.在全校范围内进行信息化宣传。在试点的同时，要通过网络、校报等在全校范围内进行信息化宣传，选择合适时间、地点，对全校人员进行培训，全面推行网络报销信息化。

（二）财务信息化平台优化构建

在财务软件信息化顺利推行的前提下，打通校内相关部门信息通道，通过系统之间的数据流转实现无缝衔接。

1.全面预算管理系统。该系统能够严格预算编报、审批和执行程序，并通过账务处理系统、报表分析系统实时生成各类预算执行分析表。该系统涵盖预算编报系统、指标管理系统、资金支付计划管理系统。

2.报销管理系统。报销管理系统提供报销服务和项目指标预算扣减服务，包含远程预约系统、排队叫号系统、网上报销系统三个子系统。远程预约系统解决的是报销现场排长队、等候时间长的问题，发起人在填写报销事项后，发送单据至会计核算员进行初审，初审通过的单据可进行排队约号。排队叫号系统用来规范管理现场排队等候的报销人员，针对初审通过的单据进行排号，给予报销人一个预约时间及预约办理报销业务的窗口信息提示。网上报销系统是报账人将所要报销的单据、内容通过网上报销平台，按照系统内置的会计科目、摘要信息等进行填写、提交后，经会计核算人员初审合格后，按照预约系统提示的报账时间将纸质单据交至财务报账大厅，会计核算人员根据报销人的纸质单据与报销人录入报销系统中的数据进行核对无误后办理报销业务的管理程序。网上预约不等侯报销系统与全面预算系统、科研项目管理系统、财务处理系统、资金管理系统对接，保证经费指标增减、会计审核记账、资金支付准确性、及时性和安全性，提高工作效率。

3.账务处理系统。该系统通过财务辅助账务的设置、登记、控制、核算、查询等操作，能够满足L大学对财务管理的精细化、多维化的需求。该系统具有强大的数据校验功能，可同时实现“多维”动态账务查询，可以根据查询需要设置不同的查询条件组合，实现多维账务查询功能。

4.银校互联支付系统。该系统在账务处理系统中发出付款指令后，通过在学校设置的前置机完成学校银行账户与其他单位账户或个人银行账户间的资金划转。这种先进的资金结算方式，使高校真正开启无现金报账模式，使财务服务更加高效、资金划转更加安全、师生员工更加便捷。

5.薪资管理系统。该系统外设一个“其他收入管理”模块，在实现对职工常规工资薪金管理的同时，也实现对职工其他零星收入的规范管理。该系统与人事部门管理系统对接，相关信息直接从其系统中获取，两系统数据基础数据共享，维护方便，财务部门可根据人事部门的职工信息、薪资项目的增减调整，生成当月应发放薪资数据；其他收入、费用可由各单位自行录入申报，经财务处进行复核后，系统自动与人事部门获取的数据进行合并计算薪资。该系统同时解决了工资发放中普遍存在个人所得税管理、工资外收入管理、多次发放管理等问题。财务处对每月的工资数据进行编辑和计算并提交到银行发放后，系统会自动生成记账凭证，省去人工录入凭证。

6.学费收缴管理系统。学费收缴管理系统对学生按规定应交纳的有关学分学费、住宿费、各项代收费等费用进行收缴并进行全程管理的应用系统。该系统与教务处学生选课系统对接，可直接采集学生选课信息并转换成学分学费，计入该生应交学费总额；与学生处宿舍管理系统对接，可直接采集学生宿舍变动调整信息，根据嵌入系统中各宿舍楼的收费标准，可自动生成学生需补交（退）的食宿费差额。通过与上述两个系统对接，实现了信息的实时共享，最终汇总计算出每位学生当学年应交纳的有关费用总额。

该系统外接网络交费系统以及银校直联收费系统，网络交费系统是学生自行登录按照规定的交费项目、交费金额进行自助交费的管理系统，可由学校在前置机终端发起“批扣”指令，相关费用便从学生银行卡上自动划扣到学校指定账户，大大减少数据传递程序和风险。

（三）实现财务信息系统与各业务软件的对接

1.资产管理系统与账务系统的对接。资产管理系统与账务管理软件的对接方式均采用“中间数据库”方式，先确定好中间库表结构，然后进行数据的对接。在资产软件中设备登记、价值变动、资产处置等相关操作，国资部门审核提交后，从资产系统中打印出资产验收单，同时写入中间库的“资产入账信息表”。财务处在制单系统中输入验收单的单据号，可自动生成凭证，并向中间库写入“资产对账单”。

2.科研管理平台与财务软件的对接。科研部门在科研项目立项之后，将合同信息、课题预算、经费控制等信息在科研平台进行输入，财务部门不必手动录入项目资料。财务处实时将项目执行情况及指标余额情况返回科研管理平台，科研项目负责人可以实时了解每一笔支出及预算的执行情况，避免出现经费执行与预算不相符的情况。

3.人事处人员信息管理系统与财务处工资管理软件对接。财务处工资管理软件与人事处人员信息管理系统的对接，实行数据的实时推送、教师的工资变动及信息变更实现信息共享。

4.教务处学生管理系统、学生处宿舍管理系统、财务处收费系统对接。教务处的学生信息变动、学生处的学生宿舍变动导致学费、住宿费标准变更以及学生银行卡号的变更等相关信息通过网络信息平台进行资源整合，实现资源共享，提高工作效率。

四、结束语

各高校应当吸取L大学信息化建设的教训，对本校的各项业务进行全面调研分析，根据国家有关规定，结合本校需求，制定合适的建设方案。L大学可供借鉴的经验与教训有以下几点：

一是财务信息化建设需满足实际需求。高校应在成熟软件系统的基础上，充分考虑本校具体管理需求，合理选用配置已使用成熟、技术先进的财务管理系统，以满足学校管理、发展和未来变革的需要。

二是财务信息化建设应重点抓好流程设计与个性化需求设计关键点。在财务信息化建设过程中，工作流程设计、个性化需求设计是否完善，最终将决定一款财务信息系统能否满足高校自身及信息使用者需要的关键。

三是财务信息化建设需分阶段逐步实施和完善。高校财务信息化建设，由于涉及的前期准备工作量大，应在整体规划的前提下，进行统筹规划设计，尽可能整合现有信息系统，分阶段、分步骤进行建设，稳步推进，避免重复投资造成浪费。

四是需实现财务与业务系统一体化。财务信息化系统应当实现与各业务处理系统信息共享，能够直接从各业务系统获取数据自动生成所需要的信息，减少人工重复操作，提高工作效率。

五是将内部控制流程嵌入财务信息化系统。将内部控制的理念、规则、方法固化到财务信息化系统中，实现对违反控制规则情况的自动防范和监控，提高内部控制水平，有效防范财务风险。

展望未来，高校的财务信息化的发展应完成从手工到自动、由固定到移动、由本地到云端的转换，财务信息管理平台将以云架构的思维构建一个更智能、更快捷、更高效的财务网络服务平台。