试论企业档案信息化建设

摘 要：本文阐述了企业档案信息化建设是档案工作的发展趨势，论述了企业档案信息化建设的内容、存在的主要问题，试就我公司在档案信息化建设中的实践进行了探讨。

关键词：档案；信息化；建设

1 概述

企业档案信息化建设，就是将现代计算机技术、信息技术、通信技术等充分运用于企业档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得企业最佳的工作效率、经济效益和社会效益。在企业各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件，通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得更为迅速和方便，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机系统中进行，这样导致档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。企业各项工作要求提供和利用档案管理工作全过程、多层次和多类别的档案信息，因此建立科学、高效、符合现代企业管理要求的企业档案信息管理体系，不断推进档案信息化建设是企业档案工作发展的必然趋势。

2 企业档案管理信息化的内容

企业档案信息化建设是一个系统工程，其基础和重点就是档案管理信息化。企业档案管理信息化内容主要包括：

2.1 档案人员思想的信息化

档案管理信息化首先是管理人员思想的信息化，一是档案人员要主动与企业科技、生产、营销、管理等各部门的协调，了解其对档案信息的需求，并关注本行业的发展动态。二是加强学习，提高综合素质，以创新的精神、创新的思路、创新的措施，积极推进档案管理模式和工作方式的改进，提高工作质量和效率。努力实现档案工作在理论上和服务方式上的创新。用工作业绩证明档案人员的价值，争取企业领导的重视，树立档案部门的良好形象。

2.2 档案管理手段的信息化

档案管理手段的信息化，是实现档案管理现代化的重要条件。应包括：

1）档案信息的数字化。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其它一切环节都建立在此基础之上。传统介质档案的档案管理由以往纸质档案管理为主向数字化档案管理为主转变。企业要以加快室藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档和管理为重点，加强档案信息资源建设。即一方面要把以前形成的传统档案通过扫描等方式转化为数字形式，以便可以通过计算机系统直接可以利用，另一方面全面推行电子公文，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。

2）档案信息利用的网络化。档案服务利用由以往面对面服务为主向以网络服务为主转变。档案管理信息化要达到这样的目的，借阅者通过网络提交借阅申请，档案管理员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无须到档案室联系，这对于部门之间相距较远的企业来说是极为方便的。由于使用方便，必然会有更多人借阅，从而提高档案的利用率，

3）档案检索的自动化。传统档案管理虽然编制了不少检索工具，但是当档案的数量较大时，使用时效率仍然是不高的。计算机检索速度快，效率高，可实现多角度检索，是传统检索工具所无法比拟的。另外这种自动化检索还必须可以通过网络实现。

4）档案信息的接收、存储和提供利用一体化。这实际上是将前三个方面有机整合起来，使档案管理的各个环节一环紧扣一环，成为一个连续的整体，实现统一的计算机系统，以便获得更高的效率。

3 企业档案信息化建设的主要问题

目前企业的档案信息化建设与企业信息化建设发展并不均衡，信息化管理的优势无法充分发挥，还存在着许多问题，需要在企业档案信息化工作中依据实际情况分步实施，突出重点，持续推进。

3.1 软硬件配套基础设施建设问题

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段也是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。加大档案信息化管理的投入，信息化是档案管理发展的重要方向，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行。

3.2 新旧管理方式的转变问题

传统方式向新方式的转变不会一蹴而就，都会存在一个过渡阶段。在此过程中必须确保日常的档案管理活动能够正常运转，不要因为新旧管理方式的过渡而影响到档案归档和利用。较为妥当的方法是在过渡阶段采取双轨制，即两种管理方式在一定时期内同时存在，直到新方式能正常无误运行。虽然这样做会增大工作量，但为了保证过渡阶段的顺利进行还是非常必要。

3.3 档案管理信息化与整个企业管理信息化的均衡发展问题

企业档案管理信息化作为企业管理信息化的一个组成部分，要根据企业发展战略制定中长期规划，避免孤立地设计或实施某项管理系统，防止形成信息孤岛和重复投资。

3.4 安全问题

档案信息化管理还必须解决安全问题。档案管理的安全包括了档案管理系统软硬件自身的安全，比如记录档案的服务器、硬盘、光盘的安全性、软件系统的可靠性等，还包括档案信息传播的安全。前一种问题主要需要通过技术手段来解决，在选择、设计档案管理系统时充分考虑到系统的安全性，把它作为一个重要的指标。后一种安全问题不仅要靠技术手段，还必须依靠完备有效的规章制度，防治别有用心的人接触到相关档案信息，避免档案管理人员因失误而导致机密信息的泄漏。

3.5 档案人员队伍建设问题

企业档案管理信息化的实施需要多方面的人材，企业要根据其发展趋势合理匹配档案管理人员和计算机软硬件技术人员。

4 我公司档案信息化建设的实践

目前计算机管理系统广泛应用于我公司行政、科研、生产管理活动的各方面，公司的OA、CAD、PLM、CAPP、ERP、NCR、科研、招标、视频和照片管理系统等已获得成功应用，为建立适合我公司级企业信息平台奠定了坚实基础，同时公司综合档案信息化平台系统即将完成验收。

4.1 我公司实现档案信息化建设开展的主要工作

1）逐步实现通对过扫描、缩微拍摄、数码摄像等方式对传统物理形式存在的各种档案、图书、资料进行电子化管理。

2）今年将完成对保存280余万张的产品底图扫描工作，制成相应的电子版本，经严格的流程审核，上传挂接到PLM系统，便于及时提供利用。

3）已建立专门系统管理国外技术引进和分包的技术文件、图纸。

4）收发文电子文件（文件的起草、签发、催办、归档）等已在OA系统推行。

5）综合档案信息化平台基本实施完成，于年底前验收并投入使用。

6）已逐步实现纸质档案、数字档案、缩微胶片、光盘等多种存储方式并存的档案管理新模式。

4.2 综合档案信息化平台介绍

综合档案信息化平台采用B/S架构，开发语言为java，其中最主要的是建立了一个预归档系统。它将归档材料与档案管理系统之间建立起了一个桥梁，分为在线归档和离线归档，在线归档主要是实现OA系统、科研系统、PLM系统中需归档的材料自动同步到预归档系统中；离线归档主要是各部门人员在无法使用在线系统的情况下，能够使用数据著录工具包进行离线数据著录，其著录的数据符合档案管理系统格式，且能导入到预归档系统中。档案人员在预归档系统接收到数据后，经过检查鉴定，可实現接收或拒收归档操作，形成归档清单和问题清单。成功归档的资料，进入相应类别档案模块中进行管理。如从OA系统中成功接收的电子文件便进入到管理类档案中。安全与保密要求是通过权限设置对系统中的角色和数据进行有效控制，浏览时档案采用水印技术，并根据需要进行及时的在线备份与脱机备份，保证馆藏档案数据的安全，并在发生特殊情况时能够恢复备份数据。

4.3 建立一套与企业档案管理信息化相配套的管理标准、制度

标准规范是档案信息化建设的重要条件，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等。一方面企业档案管理要主动学习和适应信息化的新规定、新标准。另一方面结合企业档案信息化建设的实际情况，建立、健全和修订符合企业实际情况的电子图纸、档案管理的标准与规范、编制电子档案管理技术标准、电子文件归档与管理规范、档案资料数字化标准及操作规程等制度规范等。

4.4 加强企业档案信息化管理人才队伍建设

档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员。作为应用性很强的档案工作，必须加强信息技术人才的培养和档案人员信息技术知识的培训，开展档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以适应信息化要求。并建立与档案信息化管理相匹配的人才队伍，即档案高、中、低管理人员和计算机软硬件人员配套的人才队伍。

5 结束语

企业推进和实施档案信息化建设，充分运用现代信息技术，加快产品图纸和技术文件的转化、设计、制作流程和生产、技术准备进程，可以为公司管理、新产品研发、技术进步和生产制造提供优质服务和基础保障。企业档案人员充分运用现代信息技术，有效整合档案信息资源，提高档案服务水平。在此基础上，全力打造“一站式”企业信息资源共享和服务平台，不仅能提高档案管理工作效率、减少额外人力、物力资源开销，还能实现共享资源、优势互补，使企业良性发展。将企业内部的信息集成、功能集成，使企业建立适应现代信息技术和全球市场竞争的现代化经营组织模式，是现代企业运营的必由之路。

作者简介

付兴隆（1963-），男，汉，四川德阳人，大专，现就职于东方汽轮机有限公司信息档案中心，馆员，研究方向：公司档案制度的编校审，基建设备软件转固档案审核及资金给付的审核。