高校档案管理信息化建设与安全风险分析

刘佳茜

摘 要：基于对高校档案管理信息化建设与安全风险的研究。首先，分析高校档案管理信息化建设具有提升工作效率、完善服务功能的重要作用。然后，说明在高校档案管理存在制度风险与管理风险。最后，给出高校档案管理安全风险的有效措施，其中包括建立健全相关制度、强化管理队伍、明确基础工作等。

关键词：高校；档案管理；信息化；安全风险

随着国家的快速发展，科学技术的不断进步，信息技术已经融入到各高校之中，并且应用在高校的档案管理工作中。高校档案管理工作由传统的手动操作管理，逐步向信息化管理迈进。在信息化建设中，高校档案管理工作的效率明显提升，并且档案也能充分发挥自身最大价值，被科学合理的使用。信息化建设为高校档案管理工作带来便利的同时存在一定的安全风险，所以，高校也需要做好安全风险防范措施，使档案的信息内容得到有效保障。本文将针对高校档案管理信息化建设，以及安全风险进行相应阐述。

1 高校档案管理信息化建设的重要作用

1.1 提升工作效率

随着社会的快速发展，高校传统档案管理的方式已经无法顺应时代的发展与社会市场的需求。在以往的档案检索工作中搜索速度慢，检索的资源相对较少，并且容易对档案造成损坏，从而导致档案的信息无法充分利用或破坏档案的自身价值，为社会市场带来便利。但是经过信息化建设，档案的信息内容更加全面、存储量较多、检索较为方便，也能更好的保护原档案。极大提高高校档案管理工作的效率，所以高校档案信息化建设也是时代发展的必然趋势。

1.2 完善服务功能

在传统的高校档案管理工作中，如果想要获取某类信息，其中的操作流程较为繁琐，给利用者带来极大的不便，无法适应快速发展的社会市场。但是将信息化融入到高校档案管理工作中，可以进一步完善其服务功能[1]。搜索信息时更加方便快捷，节省时间，可以为人们创造更多的便利。

2 高校档案管理存在的安全风险

2.1 制度风险

我国高校档案管理工作，在进行信息化建设时，没有制定相应的制度条例，从而导致高校档案信息安全得不到有效保障。通常情况下，只是依靠有关计算机的相关制度条例，保护档案的信息内容。但是这种情况会给许多心怀不轨之人提供便利条件，为个人利益，对档案信息进行修改、偷窃等一系列行为，对档案信息内容的真实性与完整性产生极大威胁。

2.2 管理风险

在高校档案管理工作中，如果相关管理人员缺乏责任心，没有较强的保密意识，那么档案信息内容的安全将会受到极大威胁[2]。在目前我国高校档案管理工作中，学校领导对档案管理人员的素质没有重视，并且没有认识到保密工作对档案管理的重要性。随着高校档案管理工作的逐渐信息化，但是相关管理人员的意识并没有提高，从而导致档案信息内容以及相关账号口令等遭到泄漏，对档案信息安全造成威胁。除此之外还要加强对档案数据进行有管理，档案的信息化过程中，最重要的就是电子数据，那就要求工作人员定期对数据做更新和备份，以确保利用。

3 高校档案管理安全风险的有效措施

3.1 建立健全相关制度

在目前相关的制度条例中，并没有一套完全符合档案管理发展的制度。所以，各高校是可以结合自身的实际情况制定相关的制度条例，从而对相关人员的行为进行规范。在高校可以请专家、学校领导以及档案管理的相关人员，之间进行交流沟通，积极发表自身的看法与见解。最后将意见等进行整合，再制定出一套完整的档案管理制度。并在高校内试运行，在不断的实行过程中，再进一步完善，逐渐形成一套完善的制度条例。需要注意一点的是，在制度内要设立一定的奖惩制度，针对表现优秀的人员给予一定的奖励，而违反制度并且帶来一定损失及危害的人员处罚。从而提高人们的意识，使档案信息安全得到有效保障。

3.2 强化管理队伍

在高校档案管理过程中，相关的管理人员在其中占据中重要作用，相关管理人员素质的高低，决定了档案信息安全能否得到有效保障。所以，高校需要强化档案管理队伍，使档案信息的安全得到有效保障。高校领导要重视档案管理工作，并将工作落实到每一位工作人员身上，使每个工作人员明确自身的权利与职责，这样可以使档案管理工作有序进行。与此同时，需要对相关工作人员进行培训，从而提高工作人员的专业技能与管理水平。适当可以为工作人员提供进修机会，与其他学校的优秀档案管理工作者进行交流，从而取长补短，结合自身学校的实际情况，转变工作态度，改变工作方式。尤其要注重对工作人员计算机知识的培训，在高校档案管理信息化建设中，需要经常与计算机打交道。如果工作人员不具备较高的计算机技能，那么在档案信息遭受侵害时，将不能及时进行处理，从而产生严重后果。在高校档案管理工作中，需要不断提高工作人员的素质，创造出高水准管理队伍。工作人员都能具备较强责任心与专业技能，这样才会使档案信息安全得到有效保障。

3.3 明确基础工作

如果想要做好档案管理安全风险工作，就需要明确并且做好其基础工作，可以从以下几点工作展开：首先，在购买计算机的硬件设施时，需要在不同的厂家购置不同的硬件，这样可以在一定程度上可以避免档案信息内容遭到泄漏。其次，要在计算机网络中设置子网，这样可以与外界隔断[3]。设置子网的最终目的也是为档案的信息内容在网络中不被随意传播，与此同时，还要不时对计算机进行安全检测，保障计算机不被病毒等感染。接着，高校档案内容涉及范围较广，其中记录着大多是个人隐私，所以在没有取得当事人的同意不得随意将档案内容借给他人。然后，针对不同级别的用户，允许其查看不同的档案信息内容。最后，工作人员要做好监管工作，一旦计算机以及档案信息内容遭受侵犯时，要尽早发现并向上级汇报，及时采取有效措施。明确并做好档案信息管理的基础工作，会使档案信息内容安全得到保障。

4 结束语

综上所述，随着社会的快速发展，科学技术的不断进步，高校档案管理工作如果想要得到更好发展，想使档案发挥自身最大作用，需要改变传统的管理模式，实现档案管理信息化建设。相较于传统的管理模式，信息化管理模式在信息检索以及提升工作效率方面等都有明显的改善。高校档案管理信息化的同时，存在一定的安全风险。所以高校领导要认识到档案管理工作的重要性，从而将工作落到实处，提升管理人员的意识与专业素养，为档案管理工作培养高素质队伍，这样才能使档案信息安全不受侵害。档案将会发挥自身最大价值，为人们提供更多的便利。

参考文献

[1]段红艳.高校档案管理信息安全的风险分析[J].办公室业务，2016（1）：64-64.

[2]陈勇.高校档案管理信息化建设中的问题分析及对策研究[J].才智，2017（3）.

[3]金永红.高校档案管理信息化建设探析[J].科技展望，2017，27（3）.