企业档案工作科学管理的方法

康青 李文婷

摘 要：随着社会不断进步，传统的档案管理工作已不适应新形势的发展需要，转变方向，拓宽思路，积极开发新的档案信息资源，为社会服务已迫在眉捷。坚持以实用为中心为指导方针，拓宽档案工作的思路，加大科研工作力度，科学地做好档案管理工作，已成为关系到档案事业发展所必须解决的重大课题之一，积极推进档案管理的科学管理，成为当今档案工作者认真研究的课题。

关键词：企业档案；科学管理；档案管理

1.更新观念、转变方向，档案工作必须适应新的形势

提高整个社会的档案意识，档案工作者自身建设是关键。首先需有档案工作者树立起社会意识。档案工作者长期处于封閉、半封闭的工作环境，大家安心工作，不怕苦、不怕累、不为名、不为利，勤勤恳恳、默默奉献，但人们只讲忠于职守、观念陈旧、思想保守，没有走出去，搞些社会活动，因此与社会的协调能力较逊、往往落后于形势。

档案工作亟待改变的有哪些呢？一是尽快改变封闭的局面，面向社会，积极参与社会活动，加强协调能力，为档案工作拓宽道路，营造一个良好的社会环境，更好地为社会主义市场经济服务；二是提高档案工作人员的使命感和积极主动工作责任心，改变用人机制，充分发挥档案工作者的作用，扩大服务领域，增加适合当前形势的服务项目。开拓档案工作的新局面，促进档案事业的全面发展；三是强化对档案工作者的专业培训和知识教育。提高适应科学档案工作的技能水平，培养一支具有效益和质量的年青的档案生力军，把他们培育成有较高业务素质，又具有较强的开拓创新意识的专业人员。只有这样有步骤有计划的培养人才、建设队伍、才能更好地为新时期的档案工作服好务。

2.利用电子信息技术，实现档案网络管理

首先，利用现有的档案管理软件，运用档案各功能模块，达到目录级进而逐步达到文件级管理档案。做好电子文件的整理工作，进一步提高单位档案服务水平。作为档案管理工作信息化的第一步，建立和完善电子文件将产生诸多优势。一是电子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以实现一份档案同时供多人共享。二是电子档案能够被快速检索。并能根据获取的资料，扩大查询范围，随时快速查询新的资料，提高了档案信息利用的全面性、系统性和时效性。三是电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地传输、查阅利用更方便、更快捷，消除了利用者与档案信息的距离，为跨地区查询信息提供了便利的条件，实现了信息资源的共享。其次，有步骤地开展库存档案的数据库系统建设，保证在将档案资料完整地输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料变成数据资料，实现纸质档案和电子档案并存。

3.做好企业档案的保管和保密工作

现在企业的档案有两种：一种是纸质档案；一种是电子档案，对这两种档案要加强保护和保密工作。首先要做好企业档案的保护，特别是纸质档案，保存企业档案的库房要防火、防盗、防高温、防湿、防光、防虫、防有害气体、防尘，并经常对其进行通风，杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象及各类事故的发生；对企业电子档案也要采取必要的措施，并加强信息保护。企业档案工作中保密工作也是档案管理工作中不可缺少的一个必要条件，档案的借阅必须有审批，否则，任何人不能翻阅档案。

4.要搞好档案工作标准化、信息化建设

档案工作信息化，是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过档案信息化建设，能够实现对企业信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地支持企业决策和各级信息服务，潜在的经济和社会效益难以估算。而档案信息化的基础是档案工作的标准化，没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化。档案管理工作要步入正规化、法制化、标准化、信息化，要充分发挥档案在企业经济活动中的作用。

5.引入科学管理理念，开展档案工作六步循环

为加强企业档案工作，实现科学管理，结合管理学上PDCA工作法及现代过程管理，开展“档案六步循环工作法”。

P-Plan：计划，无论你做什么，首先要制定工作计划；D-Do：行动，有了计划就应该依据计划立即行动；C-Check：检查，依据计划行动起来后，就要把行动的结果与计划进行比较，检查结果与计划之间是否有偏差，查找原因；A-Action：修正，查找出原因，如果是行动偏离计划，就要修正自己的行动，如果是计划偏离了实际，就要修正计划，返回到第一步，重复以上四步，直到完成工作。

现代过程管理，不再是简单的过程监督和控制，它是一个四环节的人性化管理过程：有序化――目的化――自动化――合理化，充分调动人的积极性和主动性，最大程度地实现预期目标。

档案六步循环工作法，以每一季度为一个工作循环，每循环分为“目标、措施、执行、考核、总结、交流”六个步骤，这里重点强调的是总结和交流：①总结。各级档案人员要全面总结档案工作的目标、措施、执行、考核情况，认真撰写档案工作的总结材料，仔细查找不足，总结经验教训，明确下步工作计划，提出相关工作建议。通过总结档案工作人员可以无形中提高写作水平，能在有意无意中谋取领导对档案工作的支持，同时也可为以后的工作材料提供素材。②交流。要通过单位内部专兼职档案员之间、本系统各单位之间及全国兄弟单位之间的广泛交流，达到互通有无、共同提高的目的。通过交流，及时选树典型，推广先进经验，切实加强各级档案工作的沟通、交流与培训，强化监督指导与信息反馈，不断打造出档案工作亮点，以点带面，促进档案工作的全面发展。

6.建立一支适应新形势的档案工作队伍

计算机系统的现代化设备导入档案领域使档案工作自动化飞速的发展，档案工作者亟待解决的是学会计算计的操作，更需要提高对数据库网络和文件信息有个清晰的认识。当前，档案工作现代化管理仅限于检索和标引着录过度时期，过去，档案人员对计算机知识了解太少，不能充分发挥各种软、硬件的作用，制约了档案工作现代化的发展。国家要想充分发挥作用，调动广大档案工作人员的积极性，必须对现有的在岗人员进行系统的相关计算机知识的培训。同时，对其人员进行要立足现在、面对将来、教材选择要具有鲜明档案工作特点的档案信息处理，档案数据库，结构和储存方法，机读档案检索方法，档案计算机管理系统的开发，信息网络及实用档案管理软件操作等方向发展。教育的重点是提高机关、事业单位、企业等档案管理人员的业务和管理能力，推进档案管理现代化健康的发展。

参考文献

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（作者单位：南京市交通投资建设控股（集团）有限责任公司）