档案管理在企业发展中的重要作用

康青 李文婷

摘 要：在新时代下，档案管理是企业运营过程中不可忽视的重要工作，关乎自身的生存发展。而企业档案数据信息是企业发展中关键性的资源，有利于增强企业的核心竞争力，走上自主创新的道路。在新形势下，企业需要强化自身的创新意识，注重档案管理水平的提高，加强档案信息的现代化与信息化建设，充分展现档案信息的社会价值与经济价值。以此，不断促进企业的健康持续发展，实现最大化的运营效益。

关键词：档案管理；企业发展；信息化建设

在企业运营过程中，档案管理属于一项基础性的管理工作，也是企业管理过程中不可或缺的组成元素，贯穿于不同领域中。档案管理需要企业内部所有员工参与其中，在市场经济条件下，企业要优化利用自身转型以及信息化建设的重要发展时机，创新档案管理工作，充分展现档案价值，不断开拓档案管理具有的多样化功能。以此，使企业以最小化的运营成本实现最大化的经济效益，能够在社会市场中立于不败之地，不断促进我国社会经济的持续发展。

一、企业发展中档案管理的重要作用

（一）维护企业的权益

在运营过程中，档案管理可以在一定程度上维护企业知识产权的合法权益。就知识产权来说，指的是企业的专利权、商业机密权等，能够客观地折射出企业自身的运营成果。在整个生存发展过程中，知识产权是其不可忽视的重要突破点，必须保护好企业的知识产权。就企业档案而言，能够准确、客观地记录知识产权的各个方面，是企业拥有某种知识产权的法律性凭证，一种有力的证据。一旦所拥有的知识产权出现问题，企业就可以充分利用产权档案的作用，维护自身的合法权益。从某种角度来说，在整个运营过程中，合理管理档案信息是非常必要的，这有利于企业有效解决各种知识产权纠纷，维护自身的合法权益，确保日常工作的顺利进行。此外，合理的档案管理可以确保企业档案具有其安全性，避免企业陷入各种困境。企业经营者必须意识到企业档案的重要性，做好保密工作，做好档案信息的整理与保存工作，避免档案信息出现泄密、丢失等，维护好企业各方面的合法权益。

（二）有利于实现资源共享

从某种角度来说，档案管理贯穿于企业发展的始终，能够保存企业不同发展时期的各种资料，提高档案信息资源的利用价值，有助于保证企业内部工作的顺利开展。而企业经营者能够根据各种档案资料信息，掌握社会市场的动态变化，随时优化调整运营策略，实现企业档案信息的二次深层次开发，转化为一种企业文化、企业精神等，增强企业内部的凝聚力，带动员工工作的积极性、主动性。还能有效保存企业内外各种信息，实现企业各种资源共享，提高企业资源的利用价值，为企业长远发展注入更多创新元素，增强企业的创新能力，加强企业不同部门的联系，处于统一的结构网络体系中，充分发挥各部门作用，有利于企业经营者掌握各方面的数据信息，科学决策，开展各项日常业务，创造更多的运营价值。

（三）有利于提高企业管理的整体水平

在市场经济条件下，企业发展需要面对更多复杂的工作任务，工程程序繁杂，阻碍了企业的正常运作。随着档案管理的不断完善，简化了工作程序，工作人员能够不受时空限制，迅速找到所需的原始档案资料，极大地提高档案信息利用价值，提升工作效率与质量，有利于完善企业管理，为企业发展营造良好的内外部环境。

二、企业发展中档案管理优化创新策略

（一）创新观念

在新时代下，要与时俱进，转变传统理念，正确认识档案管理工作，逐渐提高企业档案管理水平。在此过程中，企业要引导工作人员，做好档案管理工作，提高档案信息利用率，充分展现其具有的价值。在我国经济体制改革与创新浪潮中，企业要全面而客观地分析自身的实际运营情况，合理配置内部各项资源，提高资源利用率，减少企业的运营成本。而企业档案管理工作人员要以社会市场为导向，动态化监督市场动向发展，市场对新时期企业档案管理工作的新要求，转变已有的管理理念，优化利用各种先進的档案管理技术，不断促进企业的发展建设。此外，企业还要从不同角度入手，积极引导员工正确认识企业档案具有的价值，意识到档案信息的重要性。在企业发展过程中，档案管理是必不可少的环节，有利于内部员工更好地了解企业的发展历程、已有的文化以及取得的成就，更好地投入到实际工作中。

（二）创新体制

在运营过程中，企业要结合自身的实际情况，健全档案管理体制，创新已有的管理结构以及管理制度，不断拓展企业档案管理范围，实行一体化管理，有效管理企业档案，提高内部资源的利用价值。在创新企业档案管理体制的过程中，需要从不同角度入手，提高档案管理工作效率，具体分析实际运营情况，使各项标准、条例明确化，落实到具体的工作岗位中，并结合社会市场动态变化，有针对性地完善管理体制内容，为企业的长远发展建设做好铺垫。在档案管理过程中，要明确档案管理工作人员的职责，创新档案管理工作流程，使其更加规范，更加安全，并对内部其他运营部门实行必要的监督和指导，及时汇集档案资料，优化利用。以此，不断强化内部员工的档案责任意识、义务意识，具备基本的职业素养，规范自身行为。此外，还能使档案信息更加准确、完整，不出现丢失、泄露等问题，促使档案资料的形成、管理等各个环节处于有序运行中，不断增加企业的运营价值。

（三）创新管理

在整个发展过程中，企业档案管理要紧随企业、社会发展，要把国家的相关规定及时运用到管理工作中。基于此，企业要定期对内部员工进行有针对性地培训，强化档案意识，优化知识结构体系，提高综合技能，调动员工参与的积极性、主动性，不断增强企业内部的凝聚力、向心力，不断提高企业档案管理水平，促进企业的全面发展。同时，在现代化信息技术作用下，信息化服务已成为企业档案管理发展的一大特色，也是企业档案管理发展的必经之路，是增强企业核心竞争力的关键所在。在实际工作中，企业档案部门要能够正确定位，正确认识自身在整个发展过程中扮演的职能角色，充分发挥各方面的作用，并优化利用各种先进技术，为企业生产、运营提供优质的档案信息服务。档案管理工作人员要注重自身技能的优化完善，根据实际情况，制定科学详尽的工作计划，明确档案资料收集以及归档的具体时间，合理编排、存放档案目录，保护好档案资料，为今后开展各项工作提供有利的资料保障，提高档案资料的利用率。总而言之，在新时代下，企业要把档案管理工作放在首要位置，要优化利用档案管理对企业自身发展的作用，与时俱进，开拓创新，加强企业档案创新管理，加强企业档案管理的信息化建设，顺应现代化管理的客观规律，和企业建设发展同步进行，充分发挥企业档案资料的作用，加强企业各部门联系，增强企业内部的凝聚力与向心力，确保企业各项工作顺利开展。以此，减少企业的运营成本，实现最大化的经济效益与社会效益，能够更好地面对激烈的市场竞争，能够在经济体制改革浪潮中不断前行，拥有更加广阔的发展前景。

参考文献

[1]加强电子档案的管理，做好电子档案的利用[J]. 杨红. 中国管理信息化. 2014（24）

[2]新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]. 刘玲玲. 信息技术与信息化. 2014（04）

（作者单位：南京市交通投资建设控股（集团）有限责任公司）