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档案管理在企业发展中的重要作用

2018-11-20康青李文婷

世界家苑 2018年11期
关键词:企业发展信息化建设档案管理

康青 李文婷

摘 要:在新时代下,档案管理是企业运营过程中不可忽视的重要工作,关乎自身的生存发展。而企业档案数据信息是企业发展中关键性的资源,有利于增强企业的核心竞争力,走上自主创新的道路。在新形势下,企业需要强化自身的创新意识,注重档案管理水平的提高,加强档案信息的现代化与信息化建设,充分展现档案信息的社会价值与经济价值。以此,不断促进企业的健康持续发展,实现最大化的运营效益。

关键词:档案管理;企业发展;信息化建设

在企业运营过程中,档案管理属于一项基础性的管理工作,也是企业管理过程中不可或缺的组成元素,贯穿于不同领域中。档案管理需要企业内部所有员工参与其中,在市场经济条件下,企业要优化利用自身转型以及信息化建设的重要发展时机,创新档案管理工作,充分展现档案价值,不断开拓档案管理具有的多样化功能。以此,使企业以最小化的运营成本实现最大化的经济效益,能够在社会市场中立于不败之地,不断促进我国社会经济的持续发展。

一、企业发展中档案管理的重要作用

(一)维护企业的权益

在运营过程中,档案管理可以在一定程度上维护企业知识产权的合法权益。就知识产权来说,指的是企业的专利权、商业机密权等,能够客观地折射出企业自身的运营成果。在整个生存发展过程中,知识产权是其不可忽视的重要突破点,必须保护好企业的知识产权。就企业档案而言,能够准确、客观地记录知识产权的各个方面,是企业拥有某种知识产权的法律性凭证,一种有力的证据。一旦所拥有的知识产权出现问题,企业就可以充分利用产权档案的作用,维护自身的合法权益。从某种角度来说,在整个运营过程中,合理管理档案信息是非常必要的,这有利于企业有效解决各种知识产权纠纷,维护自身的合法权益,确保日常工作的顺利进行。此外,合理的档案管理可以确保企业档案具有其安全性,避免企业陷入各种困境。企业经营者必须意识到企业档案的重要性,做好保密工作,做好档案信息的整理与保存工作,避免档案信息出现泄密、丢失等,维护好企业各方面的合法权益。

(二)有利于实现资源共享

从某种角度来说,档案管理贯穿于企业发展的始终,能够保存企业不同发展时期的各种资料,提高档案信息资源的利用价值,有助于保证企业内部工作的顺利开展。而企业经营者能够根据各种档案资料信息,掌握社会市场的动态变化,随时优化调整运营策略,实现企业档案信息的二次深层次开发,转化为一种企业文化、企业精神等,增强企业内部的凝聚力,带动员工工作的积极性、主动性。还能有效保存企业内外各种信息,实现企业各种资源共享,提高企业资源的利用价值,为企业长远发展注入更多创新元素,增强企业的创新能力,加强企业不同部门的联系,处于统一的结构网络体系中,充分发挥各部门作用,有利于企业经营者掌握各方面的数据信息,科学决策,开展各项日常业务,创造更多的运营价值。

(三)有利于提高企业管理的整体水平

在市场经济条件下,企业发展需要面对更多复杂的工作任务,工程程序繁杂,阻碍了企业的正常运作。随着档案管理的不断完善,简化了工作程序,工作人员能够不受时空限制,迅速找到所需的原始档案资料,极大地提高档案信息利用价值,提升工作效率与质量,有利于完善企业管理,为企业发展营造良好的内外部环境。

二、企业发展中档案管理优化创新策略

(一)创新观念

在新时代下,要与时俱进,转变传统理念,正确认识档案管理工作,逐渐提高企业档案管理水平。在此过程中,企业要引导工作人员,做好档案管理工作,提高档案信息利用率,充分展现其具有的价值。在我国经济体制改革与创新浪潮中,企业要全面而客观地分析自身的实际运营情况,合理配置内部各项资源,提高资源利用率,减少企业的运营成本。而企业档案管理工作人员要以社会市场为导向,动态化监督市场动向发展,市场对新时期企业档案管理工作的新要求,转变已有的管理理念,优化利用各种先進的档案管理技术,不断促进企业的发展建设。此外,企业还要从不同角度入手,积极引导员工正确认识企业档案具有的价值,意识到档案信息的重要性。在企业发展过程中,档案管理是必不可少的环节,有利于内部员工更好地了解企业的发展历程、已有的文化以及取得的成就,更好地投入到实际工作中。

(二)创新体制

在运营过程中,企业要结合自身的实际情况,健全档案管理体制,创新已有的管理结构以及管理制度,不断拓展企业档案管理范围,实行一体化管理,有效管理企业档案,提高内部资源的利用价值。在创新企业档案管理体制的过程中,需要从不同角度入手,提高档案管理工作效率,具体分析实际运营情况,使各项标准、条例明确化,落实到具体的工作岗位中,并结合社会市场动态变化,有针对性地完善管理体制内容,为企业的长远发展建设做好铺垫。在档案管理过程中,要明确档案管理工作人员的职责,创新档案管理工作流程,使其更加规范,更加安全,并对内部其他运营部门实行必要的监督和指导,及时汇集档案资料,优化利用。以此,不断强化内部员工的档案责任意识、义务意识,具备基本的职业素养,规范自身行为。此外,还能使档案信息更加准确、完整,不出现丢失、泄露等问题,促使档案资料的形成、管理等各个环节处于有序运行中,不断增加企业的运营价值。

(三)创新管理

在整个发展过程中,企业档案管理要紧随企业、社会发展,要把国家的相关规定及时运用到管理工作中。基于此,企业要定期对内部员工进行有针对性地培训,强化档案意识,优化知识结构体系,提高综合技能,调动员工参与的积极性、主动性,不断增强企业内部的凝聚力、向心力,不断提高企业档案管理水平,促进企业的全面发展。同时,在现代化信息技术作用下,信息化服务已成为企业档案管理发展的一大特色,也是企业档案管理发展的必经之路,是增强企业核心竞争力的关键所在。在实际工作中,企业档案部门要能够正确定位,正确认识自身在整个发展过程中扮演的职能角色,充分发挥各方面的作用,并优化利用各种先进技术,为企业生产、运营提供优质的档案信息服务。档案管理工作人员要注重自身技能的优化完善,根据实际情况,制定科学详尽的工作计划,明确档案资料收集以及归档的具体时间,合理编排、存放档案目录,保护好档案资料,为今后开展各项工作提供有利的资料保障,提高档案资料的利用率。总而言之,在新时代下,企业要把档案管理工作放在首要位置,要优化利用档案管理对企业自身发展的作用,与时俱进,开拓创新,加强企业档案创新管理,加强企业档案管理的信息化建设,顺应现代化管理的客观规律,和企业建设发展同步进行,充分发挥企业档案资料的作用,加强企业各部门联系,增强企业内部的凝聚力与向心力,确保企业各项工作顺利开展。以此,减少企业的运营成本,实现最大化的经济效益与社会效益,能够更好地面对激烈的市场竞争,能够在经济体制改革浪潮中不断前行,拥有更加广阔的发展前景。

参考文献

[1]加强电子档案的管理,做好电子档案的利用[J]. 杨红. 中国管理信息化. 2014(24)

[2]新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]. 刘玲玲. 信息技术与信息化. 2014(04)

(作者单位:南京市交通投资建设控股(集团)有限责任公司)

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