职业院校档案管理信息化的探讨

[摘 要] 职业院校在发展过程中，所承受的压力不断增强，内部各项工作在不断地优化，档案管理工作就是其中之一。职业院校传统的档案管理方式逐渐地被淘汰，当前已经采用信息化的管理方式。因此，本文就职业院校档案管理信息化进行了探讨，并阐述了自己的见解，以供参考。

[关键词] 职业院校；档案管理；信息化；策略

职业院校是培养专业型人才的主要阵地，职业院校不仅承担着开展教育教学活动的重任，同时也肩负着培养学生道德、人格等综合素质的重任。在这样的情况下，职业院校不仅要做好基础的教育工作，同时还应该提高对档案管理工作的重视。职业院校在开展档案管理工作中，应对管理方式进行创新，通过信息化的档案管理来有效的落实档案管理工作，将档案的利用价值体现出来，以此来促进职业院校的发展。

1 职业院校档案管理信息化的必要性

在对职业院校所开展的档案管理工作进行分析中可以看出，档案管理还存在诸多的问题，这些问题的存在，导致了档案管理流于形式，其实质性的作用并没有发挥出来。面对这样的情况，相关人员经过研究后提出了档案管理信息化设想。因此，下文中就职业院校档案管理信息化的必要性进行了分析。

1.1 是档案资源膨胀提出的要求

在我国综合国力提升的背景下，国家对教育教学更加的重视，为了实现科教兴国，国家开设了更多的院校，院校招生人数也在不断地扩大。在大学生、职业院校学生数量不断增多的情况下，职业院校所需要管理的学生档案数量也在随之增加。以往的档案管理主要是对纸质文件进行管理，管理数量可能在千份，但是在职业院校学生增多的情况下，档案资源大幅度膨胀，需要管理万份档案，这样的管理增加了管理难度，以往的人工管理方式效率较慢，因此传统的档案管理方式逐渐地被淘汰，档案管理信息化成为了主要趋势。

1.2 是院校信息化系统应用提出的要求

在当前科技快速发展的背景下，各职业院校在开展教育教学工作过程中，均采用了现代化信息技术，构建了信息化的教学平台，在这样的情况下，职业院校内部所开展的其它工作也需要随之进行改变。院校在信息化系统应用中，各项重要数据信息的输入以及存储变得极为简便，在此种情况下，档案管理人员在开展档案管理工作过程中，也需要进行系统化的管理，只有这样才能确保档案管理的有效性。

1.3 是档案价值挖掘提出的要求

在职业院校档案管理工作开展过程中，档案管理不再是单纯的将所有的档案集中在一起进行管理，档案管理更重要的是对档案信息进行利用。在档案信息利用中，纸质档案管理形式应用起来不便，所以在这样的情况下，职业院校就需要建立档案信息网络系统。档案使用者则可以通过该系统查找、检索和获取所需要的档案信息，从而实现档案资源的有效开发利用。所以说，职业院校档案管理信息化是档案价值挖掘中提出的要求，职业院校需要从信息化管理入手来提升档案的利用价值。

2 职业院校档案管理信息化的策略

职业院校在开展档案管理工作过程中，为了确保管理效率的提升，确保档案的充分利用，在实际管理中就应对管理模式进行改变，应采用信息化的管理方式，以此来确保档案管理工作的开展是顺应社会发展潮流的。职业院校在档案管理信息化过程中，可以采用以下几点策略。

2.1 增强档案信息化的管理意识

意识是行动的指南，在具备某种意识的情况下，人们的行动会受到引导，从而确保行动与意识是统一的。面对意识的重要性，职业院校想要确保档案管理信息化目标的实现，就应先构建档案管理信息化意识。在档案管理信息化意识构建中，职业院校的领导应以身作则，领导应深入地了解档案信息化管理的重要性，了解院校目前实行档案信息化管理所存在的不足之处，然后领导应通过开会等方式，共同来探讨档案管理信息化，为此工作的开展提供更多的资金、设备等支持。同时，职业院校应挑选出一批优秀的档案管理人员接受档案管理信息化教育，让这些工作人员通过切身的体验来了解档案管理信息化的优势，以此来加快对档案管理信息化的推广，促使更多的工作人员具备这一工作意识。

2.2 构建完善的档案管理信息化制度

制度的存在是极为关键的，完善的制度可以为工作的落实提供依据，因此职业院校想要实现档案管理信息化，就应从制度方面入手。在构建制度过程中，可以从档案管理的职责制度入手，应该对电子档案制作的职责进行明确的划分，让每个制作人员都了解自身工作的重要性，并帮助其明确自身的工作职责，这样职责人员才能在制作档案的过程中保证信息是真实有效的；其次，应构建严格的监督制度。当管理人员将档案信息进行保存之后，若是没有领导的批准，不能将档案外借，在使用档案的过程中，应该对使用者的监督进行明确，确保每一位工作人员在登录档案系统的过程中都能够得到监督；最后，应构建完善的奖惩机制。在档案信息化管理过程中，虽然大部分工作由信息化系统来完成，但依然离不开工作人员。因此，为了避免工作人员在档案信息化过程中迷失，应构建相应的奖惩机制，对在工作中找准自身定位，能够有效开展岗位工作的人员给予奖励，对工作中玩忽职守的人员进行处罚。这样奖罚分明的制度，可以激发档案管理人员的工作积极性，确保档案管理信息化的实行更加的顺畅。

2.3 对档案管理技术进行创新

在职业院校档案管理中，档案管理技术是非常重要的存在，管理技术的信息化水平对档案管理工作的落实效率有着一定的影响，面对这样的情况，职业院校为了保证档案信息化管理目标的实现，就应对档案管理技术进行创新。在档案信息化管理中，加密技术以及数据压缩技术等技术的应用是非常有必要的。加密技术是电子商务采取的主要安全保密措施，是最常用的安全保密手段，利用技术手段把重要的数据变为乱码（加密）传送，到达目的地后再用相同或不同的手段还原（解密）。档案管理人员可以通过加密技术对电子档案进行加密，让其变成不可读的文件，之后将查看的密码上报给相关领导，这样就可以保证档案的安全性。数据压缩技术是指在不丢失有用信息的前提下，缩减数据量以减少存储空间，提高其传输、存储和处理效率，或按照一定的算法对数据进行重新组织，减少数据的冗余和存储的空间的一种技术方法。管理人员可以将各种档案进行分类压缩，这样既方便以后的查找，同时也减少了档案占据的空间，是一举两得的。

2.4 对现有的信息平台进行整合

职业院校的档案管理工作在落实过程中，已经采用了部分信息化手段，构建了多个信息平台。在信息平台的作用下，档案存储较为纷乱，每个平台中都有部分档案。这样的档案信息化管理方式较为混乱，为档案信息的查询增加了不便。面对这样的情况，在档案信息化管理过程中，职业院校就应对现有的信息平台进行整合。在整合信息平台中，应对每个平台的功能、所扮演的角色等进行深入地分析，切实的掌握实际情况，在此基础上，对每个平台之间的关系进行梳理，找出其中的规律，然后对平台进行整合。将众多的平台整合成一个完整的平台，需要将小平台中的档案内容进行归拢，之后需要对档案进行分类，按照类别不同来进行统一的保存。除此之外，为了档案信息的分享与利用更加便利，还可以构建数据交换接口，促使每个平台中的档案信息能够自动的进行传输，以此来有效的提高档案信息化管理的效率，确保档案信息化管理目标的实现。

3 结 论

通过上述分析可以看出，在社会不断发展，在教育不断改革的过程中，职业院校对档案管理方法进行了创新，采用了信息化的管理手段。档案的信息化管理有效的提高了檔案管理的效率，但与此同时，其中存在的不安全问题也越来越突出，面对这样的情况，在以后档案信息化管理过程中，职业院校就应从实际出发，对切实存在的管理问题进行探究，并提出有针对性的解决措施来解决问题，以此来确保档案管理的信息化发展，保证职业院校所开展的档案管理工作可以充分地发挥作用，将档案的价值突显出来。

参考文献：

[1] 马力，试论高职院校档案信息化建设 [J].价值工程，2014（4）：216-217.

[作者简介] 张永花（1973-），女，山东济南人，助理会计师，大专。