档案数字化的意义及存在的问题探讨

2018-11-15赵单

长江丛刊 2018年1期

赵单

一、我国档案数字化建设的重要意义

第一，数字化档案建设推动了我国信息化的发展。档案数字化对信息的储存更加便捷、方便，由于很多信息数据处于分散状态，利用传统纸质档案存储的方法将它们进行集中整理非常困难，这是利用数字化进行储存就变得更加容易了，借助于互联网的优势，能够快速的储存。第二，数字化档案建设能够满足我国社会发展的趋势。传统纸质档案在查询、保管方面存在着很大的漏洞，很容易出现丢失信息，数字化档案将避免发生这样的事情，同时，能够实现资源共享，让档案发挥最大的优势。第三，数字化档案顺应主流时代的发展要求。由于现在档案信息的存储量变大，如何能够增大容量，节省空间和成本成为很多人思考的问题。数字化档案很好的解决了这个问题，利用最小的空间，实现最大的容量。数字化档案能够储存很多原来的文件，方便以后查询。第四，数字化档案是我国档案信息资源管理的升级。数字化档案的建设推动了档案信息资源的开发，为社会发展提供了有力的条件，为开辟网络保护系统，提高了信息的准确性。时效性。第五，数字化档案建设突破了地域的限制，实现无地域交流，实现了资源共享，为更多单位和个人提供便利的服务。

二、档案数字化存在的问题

(一)档案数字化过程中存在的技术难题

虽然数字化档案建设有很多的优势，但是依然存在着一定的技术问题，需要逐渐解决。第一个问题，数字化档案所使用的软件适用范围有限，规范性相对比较差。数字化档案管理所使用的软件不能和某些软件通用，软件系统和计算机系统都需要不断升级，这样在某种情况下，就影响了数字化档案信息的时效性和方便性。第二个问题，数字化档案信息在保存过程中，遇到一些外在的制约条件。比数字化档案信息都是电子文件的形式，电子文件储存的载体是磁盘和光盘，磁盘和光盘在保存的过程中，受到外界温度、湿度、磁场等很多方面的影响。同时，由于计算机很容易遭到病毒的侵袭，导致电子档案信息存在很大的安全隐患。如果某个重要信息被病毒程序侵袭，就会导致这些信息丢失或者出现无法挽回的损失。

(二)传统模式不适合管理数字化的档案资源

数字化档案是传统纸质档案的升级，但是现在档案管理依然使用传统的管理模式，这种管理模式严重制约了数字化档案的发展。第一点，数字化档案管理没有明确的分工。有些单位的档案工作人员无法将传统的档案管理和互联网联系起来，无法提高数字档案的管理效率，对于自身的工作性质也不明确，严重阻碍了数字化档案的发展。第二点，数字化档案管理没有管理标准。由于数字化档案管理处于一种新型模式，档案管理部门还没有出台统一的标准，导致很多档案工作者无法了解自身的责任、工作内容，这对档案资源的管理非常不利。

(三)档案数字化建设过程中忽视了服务创新

数字化档案建设是顺应互联网的发展而生，但是现在数字化档案建设没有充分的利用互联网的优势。单位在建设数字化档案的过程中，依然延续着传统档案的服务模式，没有做到与时俱进，对于互联网的利用仅仅是传递电子文件，这就无形中限制了数字化档案的应用范围。数字化档案所提供的服务人员过于单一，只能为单位内部管理者服务，这就无形中限制了数字化档案的使用范围，无法真正的满足档案资源需求者。

三、我国档案数字化建设发展策略

(一)慎重选择软件和存储载体

在数字化档案建设过程中，要非常慎重的选择档案管理所使用的软件，一定要选择通用性非常强、适用范围非常广，符合社会大众的软件。在选择软件的过程中，还要结合单位自身的发展，从而实现档案规范化管理，推动单位的发展。数字化档案在进行维护的过程中，也要认真、仔细，减少操作问题失误导致的数据丢失等问题。为了避免出现数据丢失等问题的发生，可以定期将档案信息放到微缩胶片上进行备份。时刻关注存储档案信息的计算机是否遭到病毒的入侵，保证计算机的安全性。

(二)数字档案管理要有明确分工

在数字化档案管理过程中，档案工作人员要充分的利用计算机技术，实现档案资源管理优势最大化。在数字化档案管理过程中，要做到工作性质分工明确，要配备技术维修人员、电子文件管理人员。档案工作者要根据单位的实际情况，制定出一套符合单位发展的管理标准。单位要制定科学合理的标准，让每个档案工作人员的义务和责任，实现优化管理。