高校档案机构担纲校志编写的利与弊

■张 英／浙江广厦建设职业技术学院档案室

校志属方志范畴，是一部记载学校历史沿革，以及全面反映本校在某一历史时期内教学、科研、学校管理、社会服务和文化建设总体情况的通书。它具有历史性、纪实性和总览性。

校志在具体的编写过程中，一般由学校组织临时性校志机构，负责撰写。学校档案机构在多数情况下，只是作为资料整理者，参与其中。但也有部分高校，则由档案机构担纲校志编写。由于高校档案机构赋有学校的各类档案及有关资料的征集、整理、鉴定、统计和保管，以及编研、出版档案史料等职能。如大事记、年鉴等的编写、发布。因此，由高校档案机构担纲校志编写，就具有档案资料占先、编写业务纯熟、机构人员稳定等方面的优势。同时，由于高校档案机构在学校中所处的地位，导致它不可能对学校总情，尤其是对学校定位、发展思路、发展战略等方面有足够的全面的了解和理解。这就为它担纲校志编写，带来诸多不利。

一、高校档案机构担纲校志编写的有利因素

高校档案机构的管理职能，决定了它担纲校志编写具有以下三方面优势。

（一）占有资料优势

通常，校志反映的是学校在某一历史时期的发展全程和总貌，而档案则是学校在这一历史时期的最原始、最详实的记录。因此，学校档案是校志编写的最重要资料来源，也是关系校志编写质量的重要因素。档案是否全面，管理质量是否优良，也影响着校志编写的进程。

档案作为原始资料，与校志编写关系密切。 高校档案机构掌握着校志编写所需要的第一手资料，如记载学校建设发展、教学科研、社会服务、文化建设、优秀教师、优秀毕业生等各个方面综合性的资料。这些资料是县志编写的重要来源和文本依据。尤其是一些反映学校历史沿革珍贵图片，如国家领导视察学校；珍贵的文字，如著名人物写给学校的信和学校名师的教学论著等；还有是实物，如反映建校初期艰苦创业史的工具、模型等。这些资料，没有建立校史馆的高校，一般都由档案机构保存。由此，档案机构在担纲编写校志时，在其资料占有上就具有得天独厚的优势。

（二）稔熟业务优势

历史上的国家史官，大多是兼有“编史与档案”双重职能。如太史公司马迁，既负责宫廷文字记录，有掌管国家档案。这种双重职能，为他完成《史记》编纂提供了极大的方便。南宋吕祖谦，明代宋濂、王袆也是如此。吕祖谦在朝廷任史官时，曾参与《徽宗皇帝实录》200卷编修。这部书其实就是皇帝和朝廷日常记录，相当于现代的档案。正是有了这样的档案编修基础，才会有他日后《十七史详节》273卷传世。他还编写了史著《大事记》12卷，这是一部“起春秋，后讫于五代”的编年体通史。只可惜天不假年，没有完成他便去世。

由此可见，档案的编写，可以为史志的编写打下坚实的基础。作者的积极参与。因此，将校志编写工作交由高校档案机构来担纲，是有历史和科学的依据的。高校档案管理人员，在通过参加档案编写的过程中，已经积累起校志写作的业务素养。这是高校其它部门人员所不可能企及的业务上的优势所在。有他们来担纲校志编写，首先在业务上得到了可考保证。同时，编写校志的过程，其实也对自己档案管理工作的一种自审和内检。从中可以看到档案管理和编写中存在的不足，发过来提升其今后的质量和水平。因此，要积极提倡，高校档案管理人员担纲或参与编写校志。

（三）人员稳定优势

通常情况下，高校编写校志或根据上级部门要求，或因本校重大活动，如校庆等才组织编写校志。因此，其负责校志编写的往往是临设机构。其组成人员包罗学校各部门，人员少则几人，多则几十人。这些临时性参与人员，一是责任心不强。反正是临时性兼职，不在其位，不谋其政。是一副“打酱油”心态。二是写作业务生疏。面对巨大的馆藏档案资料，他们往往不知道如何查阅和获取所需信息，所谓隔行如隔山。

而高校档案机构，则都是常设性机构。其人员具有临设性机构不可比拟的稳定性，并有严格规范的管理制度和健全的遍及全校的信息收集组织网络。因此，由高校档案机构担纲校志编写，就使其编写工作有了常设性机构。这就可以避免参与编写人员的“临时性”心态，使校志编写责任真正落实到人。同时，也使档案管理参与校志编写，最大限度上得到紧密结合，使学校的档案资料为校志编写发挥最大程度的作用。

二、高校档案机构担纲校志编写的不利因素

当然，有档案机构担纲校志编写，也存在某些不利因素。主要有以下两方面。

（一）是眼光缺乏高度

通常情况下，高校档案机构在学校中所处的地位不能与有关机构相比肩。同时也是受其业务影响。许多时候学校档案机构的负责人，不能全面地、足够地了解和理解学校的总情，尤其是学校定位、发展思路、发展战略等方面，存在认识不到位，不充分。这就必然会影响校志编写的质量。因此，学校领导应该在日常管理中，适当提高档案机构的政治地位，增强他们的参与意识和对学校总情的认知、把握能力。同时，在编写校志时采取以档案机构为主体，适当邀请学校重要部门负责人参与的组织架构，以避免这写不足。

（二）档案资料保管期等具有局限性

按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，高校档案机构所保存的档案材料，都有一定的保管期限。对保管期限已满、或已失去保存价值的档案，经有鉴定并报校长批准后，可以予以销毁。如按照该规定，重要的贺信、贺电，等文件材料，其保管期限为30年。如某高级领导或院士级高知，在该校建校之初曾发来贺电或贺信，如果该校在超过建校30年后开始编写校志，就完全有可能找不到这些应该保存的，对学校来说是极其珍贵的原始资料。

同时，档案的自损性，也成为一个十分头疼的问题。一些纸质档案容易破损、褪色、霉变和散失。电子档案的质量保存周期，比纸质档案更短。而且高校档案机构先进的档案保护技术的应用普遍不容乐观，依靠档案机构自身力量，去对已经破损或者字迹褪色的档案进行及时修复或者复制，还为时尚早。

总之，校志是反映教育成果、传承传统文化重要载体。高校档案管理人员承担着档案编研，如年鉴、大事记、文件汇编等，这些编研条目为校志编写打下了坚实基础。同时，他们在长期的档案编研过程中积累了经验，具有良好的编研基础和写作功底，而且在日常工作中经常接触学校的历史资料，了解馆藏内容。因此，由高校档案机构担纲校志编写无疑是一种明智的决策。具有一支都能了解学校总情、办学理念和学校历史的高素质的修志队伍，必将能提高校志编纂的质量，而且能达到“事半功倍”的作用。