关于高校办公室管理科学化的实施路径研究

2018-11-14程克波南京航空航天大学

长江丛刊 2018年13期

■程克波／南京航空航天大学

一、高校办公室的职能和特点

（一）高校办公室的职能

高校办公室在职能上会起到参谋作用、助手作用、服务作用、协调作用、信息督察作用，这些作用可以帮助学校的领导全面掌握自身学校的状况，能够帮助高校领导协助其工作，积极发挥高校整体的综合效能。高校办公室能够提供有效地协助作用，承担对领导的决策内容进行全面的落实，其主要是处理日常事务，整理相关事务内容，帮助学生在学习、生活和科研中及时解决存在的问题，帮助学生全面和谐发展。

办公室是各种意见的输出和反馈的聚集点，能够起到上下沟通的协调作用，能够承担着综合性、整体性的协调职能，可以促进工作及任务的完成，其也在一定程度上起到辅助教学的目的。办公室还能够帮助学生准确地掌握相关信息，注重信息服务的及时、准确，才能帮助学生更好地学习知识。高校办公室还能够监督相关计划和学校知识的全面教学，能够督促和检查相关教学内容，监督检查相关问题，从而起到提高工作效率的作用。

（二）高校办公室的特点

高校办公室由于是承上启下的作用，因此其表现出的特点是原则性强、事务性强和综合性强三个方面，主要是依照高校的相关文件实施文件精神，全面落实相关政策，从制度上起到约束的作用。因此，高校办公室最为关键的特点是要具有很强的原则性，在具体事务的管理上要有一定的原则性，多数事情要做到细致入微，才能很好地促进高校办公室职能的发挥。高校办公室在职能的落实上具有较强的综合性，需要在细微处给予高度的重视，才能促进高校办公室职能的顺利实现。

二、高校办公室管理科学化的途径

（一）高校办公室管理制度上落实科学化

制度上要坚持理论和实际的结合，注重各个部门不同内容上的制度落实，针对不同的部门进行不同的定位，从职责上确定好相关学校的管理事务，建立起有效的办公室管理制度，从高校的实际出发，才能进一步的推进高校工作顺利开展。高校办公室的管理制度要有效地约束人员，避免不必要的疏漏，例如要建立竞争机制、奖惩机制、人员管理机制，从实际出发主动、认真地投入高校办公室各项工作活动中，从管理中的实际出发，具体化办事流程，严格遵守相关制度内容，明确责任才是管理的关键。

制度上要约束管理人员的行为，注重各个岗位的职责落实，坚持监督考核机制的制定，依据实际完成相关目标和标准，才能提升高校办公室的工作考核成效，制度的完善必不可少，但是也要重视执行过程中的实践意义，不能形式化和空洞化，需要结合实际给予高度的重视，科学化实地考察的基础上，全面落实责任才是关键，专注于高校管理责任才能促进高校办公室顺利开展工作，促进高校长远快速发展。

（二）高校办公室注重管理方法的科学化实施

高校办公室要针对实际内容进行科学化执行，如构建较为稳定的秩序，从环境上将各方内容进行有序的排列，合理优化布局，才能使得高校办公室的工作效率得到提升。高校办公室要注重高效的“交际方式”注重采取和蔼的形式，尽可能的减少沟通的障碍，才能使得办公室工作秩序达到高效。工作方式上高校办公室还要注重现代化信息技术的运用，注重引入现代化电子产品，引入自动化设备进行管理，才能使得高校办公室的工作提升一定的质量，特别是一些数据类的资料，更需要计算机进行及时的汇总与分类，要及时进行整理、建立各类数据资料的管理系统，才能方便资料档案的检索与提取，最终提高高校办公室管理的效率，进而提升高校办公室工作的质量，促进高校办公室迅速提高效率。