分析新形势下医院档案管理工作的新思路探究

2018-11-14王彩云内蒙古自治区中医医院

长江丛刊 2018年13期

■王彩云／内蒙古自治区中医医院

一、传统医院档案管理工作存在的问题

（一）管理体制缺乏统一标准化

当前，许多医院科室的工作人员均有相应的工作职责制度所在，但在医院档案管理工作制度上，以及职责规范却没有给予准确规定。既没有明确的管理模式，亦没有一定的网络管理，且一些医院的档案管理机构设置极为分散且有杂乱，各部门的档案信息也施行分别管理，致使信息资源难以准确衔接起来，资料不具有统一价值性，一旦需要查阅相关信息，便会出现手忙脚乱的问题。这显然不符合信息网络时代下的发展需求，更不利于管理工作质量的提升。

（二）专业管理人员不多，管理意识有待强化

许多医院档案管理人员并非专业出身，大多是直接将其他科室的行政人员、科室人员直接转岗或兼职档案管理岗位，如此一来，就会造成该岗位的职员专业知识、技能参差不齐，且流动性强，岗位不稳定的现象发生。而且这些人员并非专业出身，又只是暂时处理这个岗位工作，自然难以全身心投入该工作之中，甚至是对档案管理工作带有随意性，导致档案管理工作长期处于不被重视的处境中，自然难以实现管理质量的提升。此外，部分人员的法制意识相对薄弱，对于相关的档案法律缺乏科学认知，管理过程中往往无章法可循，缺乏法制性。

（三）管理水平有待提升

因档案管理工作人员的主动性不高，且管理带有分散性，因此现代化档案管理发展较为缓慢。以往的档案管理方法大都是次年第一季度，对上年各科室档案资料进行收集和分类归档处理。但医院档案室规模较小，且存储空间不多，若是继续沿用以往的管理模式，显然不能确保信息资料的完整保存，因空间不足，就必须要对部分内容进行删减，而删减掉的信息是永久消失的。此外，处理医院各个科室一整年的信息数据报表，其数据过于庞大，要所需的信息资源也只能从多个材料中进行提取，整理操作也极为繁琐。如此一来，既增大了档案管理工作的难度和数量，管理人员负担大，且手工数据提取，不可避免带有遗漏或是错误性，显然难以顺应新形势的发展需求。

二、新形势下医院档案管理工作的新思路

（一）完善档案管理制度

建立完善医院档案管理制度所涉及到的内容带有广泛性，例如确定档案管理范围、制定档案保管期限、建立保管制度等，在确定这些基本制度规定后，还要将其纳入医院管理考核之中，明确规定考核标准及其奖惩内容，这对于制度落实到实处，并激发各个科室、档案管理人员工作的主动性大有裨益。值得注意的是，应当在充分把握医院实际发展状况的前提下，才能确定管理制度，并以小组形式开展，让经验丰富、专业知识技能强的档案管理人员带队，而小组中的人员应当包含技术工作者，以更好地指导专业技术。同时，还要积极纳谏各科室的管理意见，充分分析各科室的档案管理需求，有机综合管理经验，才能保证制定出的档案管理制度规定更具科学性和合理性，便于医院档案管理工作的稳续进行，确保档案信息的完整。

（二）加强管理人员的培训力度

若想实现医院档案管理工作质量的优化提高，提高档案管理人员的职业素养就尤显重要了。首先，医院应意识到档案管理人员培养的重要性，并将其作为医院人员培养内容之一，特别是要注重综合型人才的培养。借以定期开展知识技能讲座、专业培训和继续教育等，来强化档案管理人员的专业知识储备。其次，要将档案管理工作与其他科室工作一视同仁，施行同样的考核晋升制度，以激发档案管理工作人员的积极性。最后，医院高层管理者必须做好带头作用，在会议中要强调档案管理工作的重要性，并通过突击检查等手段，来查探档案管理工作的落实程度，假以时日，医院全体工作人员势必会自觉地提升对档案管理工作的重视度，从而共同努力，推动医院档案管理工作的顺利实行。

（三）建立档案网络化管理系统

以往的档案管理模式因管理工作人员带有的随意性和主观性影响，使得管理工作成效不高，而随着信息时代的到来，医院档案管理便可借助信息技术来建立起档案的网络化管理，解决传统手工管理存在的问题，实现工作质量的提升。因此，建立档案的网络化管理还应当从这几点出发，即：人事档案、病历档案、文书档案的网络化管理。但若要实现这几个部分的网络化管理，首先还得不断协调各科室的档案数据库管理，确保数据的完整性。其次，因医院各科室的办公环境带有封闭性，所以难免会阻碍档案网络化管理的实现，所以医院管理层还应当建立起相应的协调结构，以加强各科室的配合度，才能实现工作效率的提升。最后，档案网络化管理还需要相应的技术管理员，以维护档案信息资料的安全性，医院应当积极引入网络技术人才，避免因网络黑客或是病毒的侵入，而致使医院档案信息的泄露。总的来说，医院档案管理的网络化应当立足自身实际发展状况，循序渐进，才能避免造成不必要的浪费。