浅谈民办高职院校人事档案管理信息化建设

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一、前言

(一)人事档案管理工作对民办高职院校人事工作的积极影响

档案管理能够更好的为民办高职院校的师资评估提供服务，为日常的人事管理活动提供真实的记录，随着人事档案管理工作日趋规范化，档案管理工作需与时具进，使其更好的为人事工作服务。

(二)人事档案管理对民办高职院校的发展有什么重要意义

在高校的教学评估过程当中，师资团队建设的质量指标直接影响到民办高职院校的教学评估。随着社会信息化的程度的不断提高，迫使人事档案从传统管理模式转化为信息化管理，这是民办高职院校档案管理模式的一次重大变革。信息化技术的发展为人事档案信息化带来了深远的影响，如何建立民办高职院校人事档案信息化管理，是目前民办高职院校人事档案管理部门的重要探讨课题。

二、民办高职院校人事档案管理信息化现状

(一)人事档案管理人员构成不合理

经过笔者调查，在民办高职院校档案管理队伍中大多数的档案管理人员都是非档案管理相关专业。而且由于大部分民办高职院校处于发展阶段，人员流动性较大，很多档案管理人员刚熟悉工作又换岗，又没有健全的档案管理制度，这就使文件在保管或者交接过程中丢失、归档不完整、不规范、统计数据更新不及时等。

(二)人事档案管理中硬件配置薄弱

民办高校由于其办学性质特殊性，办学资金投入有限，所以部分民办高职院校在管理人事档案时，虽然档案管理人员都已使用电脑办公，扫描仪，但是没有专门的电脑用来做为人事档案数据库专用。学校里类似青果数字等综合平台虽然已初步建成，但是没有建立人事档案管理信息数据库。很多民办高职院校在办学发展中忽视了人事档案管理工作对促进学校发展的重要性及作用，人事档案工作被附属化，档案管理的存储基础条件不够完善。

(三)传统的人事档案管理模式落后

笔者在从事民办高职院校人事档案管理工作中发现，主要还是以人工为主对教职工建立纸质档个人档案，而且没有统一标准要求教职工档案里应该放哪些材料，放材料顺序等，纸质档案需要纯手工收集资料，再进行审核、整理、归纳，这样导致工作人员工作量大，效率低，也容易出错。大量的档案都在收集归档后就处于封存状态，而不再利用，从而影响了档案信息的使用效率。也不能很好的与其他部门进行资源共享，阻碍民办高职院校教育教学的发展。

三、如何加快民办高职院校人事档案管理信息化的几点建议

要实现民办高职院校人事档案管理信息化建设，更好的为民办高职院校人事管理工作服务，人事档案信息化建设起着非常至关重要的作用，同时，也是民办高职院校师资队伍建设和发展的重要基础。当前，档案信息化在建设过程中应该要有统一的标准模式及安全的信息保障系统，这是一个循序渐进的过程，可以从以下几个方面着手开展工作。

(一)加强对人事档案工作重要性的认识

人事档案是一个教职工在学校各个岗位不同时期工作经历、个人学习、生活状态和工作成绩的原始记录，它是民办高职院校教职工职称评定、考核、晋升、工资改革的重要依据，是师资队伍发展重要的数据支撑，人事档案在教职工工作中扮演着重要的角色，因此，必须要重视人事档案管理。

(二)加强硬件支持

要确保人事档案管理工作的高效性、精确性、信息化，硬件建设是基础，领导重视是关键，加大资金投入是根本。因此，民办高职院校要购置相应的电子设备，如配置专门建设数据库用的电脑、扫描仪等，组建网络管理人员队伍，做好网络基础建设及防黑客入侵建设，构建符合本校实际的信息化数据库，使人事档案管理往数字化、规范化、安全化、信息化发展。

(三)加强档案管理队伍建设

1、引进复合型人事档案管理人才

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。档案管理信息技术的高低已经成为民办高职院校发展的主题，因此，这就要求档案管理工作人员除了拥有较强的档案管理专业能力之外，还必须会熟练的使用计算机及其网络功能。

2、加强岗位培训

民办高职院校人事档案工作人员素质的高低决定了人事档案服务水平的高低。民办高职院校应建立良好的培训机制，定期对档案工作人员进行多种形式的培训，加强档案管理人员的专业知识，提高综合分析能力及业务能力。还应强化人事档案管理人员的思想政治素质，要求其具有严格的职业操守，良好的道德品质，在必要的条件下，还应该签署保密协议。

(四)完善人事档案管理制度

不管是纸质档案管理还是档案的信息化建设，都需要修定一套健全的人事档案管理办法，以达到相关工作的科学化和规范化。

(五)建立完善的民办高职院校人事档案数据库系统

为了跟上时代的步伐，更好的服务于民办高职院校的发展,人事档案管理模式应由实体档案管理向数字化档案管理转变。民办高职院校应根据自身需求来设相关的功能，在建立人事档案数据库过程中，数据采集是人事档案管理工作最基础的一项内容,采集工作一定要以人事部门审核的数据为依据,不仅要包括教职工的基本信息，还要包括他们的合同信息、家庭及社会关系、学习经历、进修信息、工作经历、行政职务、专业技术职务、教学科研等。目前，人事档案管理应从现状入手，把已有的纸质档案通过扫描仪、数据压缩等技术转化为电子档案，这是建立人事档案数据库系统的基础，对于新入职教职工，除了建立基础的纸质档案，还要进行电子数据建档，数据库系统的建立是一个逐步积累的过程，人事档案管理工作者应客观、细致的做好档案建设工作，确保人事档案数据库内信息的准确性、完整性、真实性。

(六)提高人事档案工作的服务意识

随着社会的进步，如果延用传统的档案管理模式和管理制度，必将阻碍民办高职院校的发展。因此，应该把保存及应用工作结合起来，适当开放一些可以共享的信息。把人事档案工作从原有的任务式转变为服务性，为全校师生员工提供更好、更全、更快的档案服务，从而避免一二级学院在收集人事资料等相同的工作重复做的弊端。

四、结语

在信息化迅速发展的今天，民办高职院校的人事档案管理理信息化程度还处于滞后状态，我们要充分重视人事档案管理信息化对促进民办高职院校发展的重要性，从而不断加强档案信息化管理意识，完善档案管理机制，建立健全的档案信息化数据库，加快档案管理工作人才队伍建设，提升档案管理人员综合素质，使档案管理从人工化向信息化转变，实现人事档案资源的优化利用，使人事档案管理工作为民办高职院校的可持续发展作贡献。