信息化条件下的档案管理与服务创新

2018-11-14■/

长江丛刊 2018年24期

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黑龙江省黑河市旅游信息中心

在当前信息化迅速发展的背景和条件下，档案管理的制度改革也迎来了高速发展的机遇，基于当前各类信息技术和软件，建立电子档案，形成信息化的管理方式和机制体系。但是在转型、改革的过程中，管理人员也发现很多问题和冲突，阻碍到了档案管理工作的正常发展，传统的管理方式和工作习惯并非一时可以改变，需要管理人员在树立管理意识的同时，切实执行信息化背景下的各项管理举措和策略。

一、档案管理信息化的具体发展情况

随着信息化技术的迅速发展，档案管理可以获取更多的优质信息资源，丰富档案信息的内容，并充分发挥网络化和信息化的优势，尽快建立起更为完善的管理体制和制度，从而促进档案管理工作的进一步发展。在信息时代，各类信息充斥着我们这个社会，而档案信息需要具有实用价值的信息资源，目前很多企业和单位都在对自身的管理制度开展改革，希望通过创新来提升档案管理水平，并做好服务管理工作，切实将档案应用于实践工作当中，起到指导和支持的重要作用。

从目前的发展情况来看，信息化背景和条件下档案信息的搜集整理还存在一定的问题，它不仅需要档案管理部门做好自己的工作，还需要其他部门的密切配合，很多企业和单位内部控制机制显然还不健全，难以形成多部门的高效联动和统一协调，这就给档案信息的搜集和整理工作的准确性和实用性带来不良影响，即使有信息技术和相关系统软件的支持，也无法有效分辨更具备价值的信息资源，档案管理以及服务的水平就难以得到提升。

在新时期发展形势下，信息技术融入档案管理工作之中，主要问题出现在没有形成统筹管理制度，使得多个部门之间难以形成高效的协作，这种问题不仅体现在个别公司和企业之中，而是在全国范围内普遍存在。档案管理工作人员也缺乏相应的信息化的观念和意识，思想还停留在传统的管理理念中，尤其是一些老员工，接受新技术和新理念的能力不足，对于计算机软件的应用水平较低，大多工作事项和环节依然在沿用以往的工作习惯和程序，信息技术的融入和引进面临较多困扰。另外，在信息化的管理工作，关于档案信息整理、建档的各方面标准还没有统一，没有形成规范化的工作流程，经常出现遗漏和失误，工作效率要相应下降，很多企业和单位的档案管理工作都陷入发展瓶颈之中。

二、档案管理中应用信息技术的重要作用

从上述问题中我们可以看出，尽管信息化发展过程中面临多种问题和不足，但是信息技术的应用确实可以有效提升管理水平，在某些工作环节上发挥着非常重要的作用，它改变了人们对于档案信息的传统看法和观念，提升了档案信息的应用价值，将其优势作用不断发掘并发挥出来，凸显了档案信息对于各项管理工作的关键性作用，人们不再将档案管理工作看做是一种简单的基础性工作，通过对信息资源的整理和建档工作，使得人们的管理理念发生了很大的变化。从当前社会发展和国家经济进步的角度来看，信息资源的获取并妥善保存，进而发挥其指导性作用，已经成为了新时期社会发展和转型的重要基础之一，随着大数据技术和信息时代的不断向前发展，数据信息的分析处理也成为了档案管理工作的重要内容，它可以不断提升各部门和各个行业之间的协作能力和水平，将优质资源共享，促进多个行业领域的共同发展，档案管理的信息化发展趋势也符合当今信息时代发展的规律和总体要求。

三、提升档案管理服务创新的重要举措

(一)完善基础信息化资料库体系

在建档归档工作中，关键是要建立起完善的信息资料库，结合当前电子档案及其应用软件成立专门的数据库，形成健全的信息资源整合和统筹管理体系，以信息咨询等关键服务内容为指引，以此为基础开发更多服务功能，开展创新研究，切实提高信息数据库的应用价值。

(二)提升不同部门和单位之间的协调合作水平

为了让档案管理部门为更多部门服务，需要加强各部门之间的沟通，在档案部门之间、档案部门政府机关之间建立信息网络互连，实现电子文件信息资源共享。满足特定部门的特定信息需求，提高信息的利用效率。档案部门可以建立自己的网站，通过网站为社会提供信息服务，方便各个部门在第一时间获得最新资讯。

(三)增强创新能力，提高服务水平

信息化条件下的档案管理，需要掌握先进技术的人来控制，因此要坚持以人为本的用人机制，积极倡导提升档案部门的服务能力，完善基础设施建设，从而能为单位和社会提供更多的信息服务。要努力提高档案管理队伍的素质，建立“优胜劣汰”的竞争制度，通过多种途径选拔、培养、引进人才，培养精通档案管理和计算机技术的复合型人才，才可以提升档案部门的服务效率、服务质量。