电子商务档案管理面临的问题及其对策

■郑　姗　李娟娟／荆州理工职业学院

电子商务档案是电子商务活动发展的必然产物，由于电子商务活动是以互联网为载体的，因此，电子商务档案也是以电子文本为主，基于互联网形势，电子商务档案管理更为重要。但是就目前来看，电子商务档案管理工作存在许多问题，使得电子商务档案信息受到了一定的安全冲击。电子商务档案是电子商务活动开展的依据，要想促进电子商务的更好发展，就必须结合当前形势，做好电子商务档案管理工作。

一、电子商务档案管理面临的问题

（一）电子商务档案管理意识较低

就目前来看，我国电子商务企业的档案管理意识还比较低，没有认识到电子商务档案管理对企业业务发展的重要性，一方面认为电子商务档案可有可无；另一方面认为电子商务档案管理不能为企业创造直接的经济效益，而且需要投入更多的成本，以至于电子商务档案管理处于一个比较“空”的状态。

（二）档案管理制度的缺失

电子商务档案管理工作的高效开展有赖于健全的制度。但是就目前来看，电子商务企业还没有建立与电子商务档案管理工作相匹配的工作制度，对电子商务档案管理工作职责没有落实下去，以至于电子商务档案管理比较混乱。

（三）专业档案管理人员的不足

人作为电子商务档案管理工作的主体，人的能力、素质的高低直接影响到了电子商务档案管理效率。就目前来看，档案管理人员依然在采用传统的档案管理理念，没有把电子文件当作应该归档的文件，认为只有纸质文件才是档案管理的对象。同时，电子商务档案管理难度大，档案管理人员存有畏难思想，在工作中不仔细、不认真，一定程度上增加了电子商务档案管理风险。

（四）档案信息安全风险较大

电子商务档案是以电子形成存在的，是在电子商务活动中产生的，而电子商务活动是建立在互联网的基础上，由于互联网的开放性、虚拟性，使得电子商务档案很容易受到网络黑客的攻击，从而造成电子商务档案信息的失真。一旦电子商务档案信息失真，就会给企业的发展造成不利影响。

二、电子商务档案管理对策

（一）增强电子商务档案管理意识

电子商务档案是在电子商务活动中产生的，是电子商务活动的真实记录，同时对企业制定科学的电子商务战略有着借鉴和指导作用。因此，企业应当认识到电子商务档案管理的重要性，要认识到电子商务档案这一无形资产的潜在价值。电子商务企业要设置专门的机构负责电子商务档案管理工作，明确电子商务档案管理流程，落实电子商务档案管理职责，从而促进电子商务档案管理工作的高效开展。

（二）健全电子商务档案管理制度

要想做好电子商务档案管理工作，电子商务企业就必须健康电子商务档案管理制度。结合实际需求，建立电子商务档案管理工作相匹配的工作制度，对电子商务档案的收集、整理、保管、利用等工作作出明确的规定，确保各项工作有据可查。同时，要落实电子商务档案审查机制，对电子商务档案信息进行反复的核实，确保档案信息真实、可靠。

（三）加强电子商务档案管理人员的培训

首先，加强电子商务档案管理人员能的培训，提高其档案管理能力、组织协调能力以及信息化技术操作能力，为电子商务档案管理培养一支综合能力过硬的队伍；其次，加强档子商务档案管理人员职业素质教育，提升其职业素养，使得档案管理人员认识到自身肩负的职责。

（四）加强电子商务档案信息安全管理

信息化时代里，档案信息化管理已成为一种必然趋势，在这种必然趋势下，档案信息安全问题也随之出现。因此，企业在开展电子商务档案管理的过程中，要全面做好电子商务档案信息安全管理工作。一方面，结合电子商务档案实际，建立完善、统一的电子商务档案信息系统，从硬件和软件方面入手，提高档案信息系统的安全性，其次，加大信息安全技术的应用，如加密技术、数据备份等，保证电子商务档案信息的完整，避免档案信息受到恶意攻击。

三、结语

综上，电子商务档案管理是一项重要的工作，它关系到电子商务企业的发展。现行形势下，电子商务活动日益活跃起来，对电子商务档案管理工作也越来越看重。电子商务档案是电子商务活动真实的记录，是电子商务企业开展电子商务活动的依据，因此，电子商务企业必须全面抓好电子商务档案管理工作。结合实际，电子商务企业必须提高档案管理意识，健全档子商务档案管理制度，加强电子商务档案管理人员的培训，加快档案信息化建设，进而促进电子商务档案管理工作的高效开展。