现代企业档案管理存在的问题及完善对策

姜冉 石家庄市卫生计生宣传教育中心

作为企业工作的重要组成部分，档案管理不仅反映了企业发展的兴衰历程，也成为客观真实记录企业经营管理事件的重要见证。在企业深化改革过程中，档案管理工作面临着严峻的挑战。如何完善现代企业档案管理工作不仅必要而且也十分必要。提高创新意识，寻求档案管理发展的新路径、新方法成为现代企业档案管理部门必须做出的选择。

1.现代企业档案管理存在的问题

1.1 企业整体档案意识淡弱

从企业发展实际状况来看，档案管理常常被忽略，经常会出现用得着时才会想起来的，不用时常常忘在脑后的情况。企业作为以营利为目的的组织，常把档案管理部门当做细枝末节，高层领导对企业档案价值认识不够，使档案部门在资金申请，设备购置方面时长碰壁，严重阻碍档案管理部门的工作进步。此外企业职员对档案的认知经常只为留档保管，以待查找的程度，对企业档案原本即是一种有价值的企业发展战略资源视而不见。企业高层应认识到企业档案只要善加利用，就能发挥为企业的业务决策提供帮助，为新产品研发提供基础模型，为企业文化构建提供信息资源支持等难以估量的作用。

现代企业整体员工的档案意识也相对淡薄，人们对档案的重要性认识不足，致使很多员工将文件私自销毁，人事档案保留在自己手中，恶意修改档案信息的情况时有发生。这对企业档案的规范化，完整化造成了巨大的威胁。

1.2 企业档案管理制度建设不完善

覆盖广泛的制度法则可以为企业档案管理和深度挖掘应用保驾护航。但当前企业施行的仍是老化僵硬的档案法规未补充完善，这为档案工作的顺利开展和利用招致了巨大阻碍。

现代企业档案管理制度构建未完善。首先体现为档案管理工作日常标准未完善，档案从搜集整理到保管利用这一系列的流程都应有详细的适应本组织情况的细则法规加以规范以保证档案管理业务流程规范有效顺利进行。但现在仍有许多企业使用笼统含糊的旧标准。再者则表现为档案管理人员行为准则不完善。同时随着新时代来临，电子文档的激增要及时对电子文档管理法规进行探索补充，保证现代企业档案管理在各个方面有法可依，有规可循。

1.3 欠缺企业档案管理专业人才

部分企业专业性的档案管理人才不足，此项问题尤其以小型企业最为严重。专业档案管理员工的缺少致使企业的档案管理工作途有其形，只停留在简单的保管整理水平。影响档案工作长远进步和信息开发利用。专业人才缺失的原因是由于职员招收时的松懈，另外是因企业轻视档案管理人员的素质培养。

2.完善现代企业档案管理的对策

2.1 提高企业档案管理意识

首先应该培养企业员工档案意识，提高制度建设水平。现代企业应清楚认识到档案管理工作为企业长效进步所能发挥的巨大效益，培养员工的档案意识，由上到下，大力推进。营造全员重视和全员参与档案管理工作的氛围。要更加完善企业档案管理的制度建设，以规范档案管理过程。参考国家档案管理法规，建立契合本企业特点的文档运行守则，并有专人定期对企业的档案管理进行监督，检查和评估，以保障企业档案管理事务符合规范，保证档案管理任务高效顺畅完成。

此外，提升档案管理设施水平，加快技术更新力度。要完善现代企业档案室管理和开发利用设备建设，保证在档案工作方面的资金投入。使现代企业的档案管理业务取得长足进展，发扬档案的用处，为企业业务增长，企业长期发展提供助益。当前企业档案管理工作遇到的巨大困难之一就在于设备落后，资金不足，这使档案管理工作的开展和进步陷入了极大困境。企业档案管理人员应拿出成果，自觉提供数据信息服务，让企业领导看到档案工作的成果和效用，从而才能更加注重此项工作，提供资源支持。

2.2 完善企业档案管理制度

首先，在今天的企业管理中，我们应该更加重视客户档案在当今管理中的重要性。企业经营中，表面上组中厂房设备，但实际上对于企业来讲，最重要的除了品牌之外，就是客户资源。所以，客户档案的建立和保管对企业发展具有非常重大的作用。完善的客户档案是良好企业营销活动的基础。第一，维护客户资料信息、爱好信息、交易信息等静态与动态信息；其二，加强企业客户档案管理及开发利用的要点；再次，定期检查和审核；最后，加强客户档案信息的保密性。

此外，应加强产品档案管理和开发利用，利用信息系统对产品档案进行整合，强化管理，方便利用。要增强对产品档案，项目档案的开发应用，产品档案是对企业研发产品各项参数记录，工艺制作的详细记录，其中除了文字材料，优势还包括许多图纸档案。项目档案是企业承揽项目的原始记录。此两者都是企业的核心资源。通过信息系统进行管理可以使产品档案实现更便捷化技术化管理，有利于对产品进行维护和追踪，使产品档案的记录更加详细，使有效数据被妥善保存，以避免产品维护或产品再生产时因没有记录而带来的麻烦，为有效利用提供方便。运用信息系统的管理控制能力，可以提高自动化水平，下载打印使自动添加水印标识。

2.3 提高档案管理人才质量

要想使企业的档案管理水平得以提升，让档案为企业发展提供最大的效用，离不开高质量的专业档案管理人才。增加人才质量最高效便捷的路径即是员工培训，对档案职工的培育也不例外。一方面，强化档案人员入职培训。另一方面，按期组织档案员工在职培训。对已进入企业承担管理任务的档案员工，也要定期进行培训，以强化其业务水平，增加其工作能力。企业档案人员要有全局性眼光和创新性思维。通过将企业档案员工放置企业各部分岗位考察体验工作，可以使企业档案员工更加了解企业业务整体运营情况，从而有针对性的挖掘档案信息为企业业务提供档案资源支持。