探究文书档案管理的特点及创新途径

李玉梅

摘 要：文书档案是单位中不可或缺的重要组成部分和管理内容，可以充分反映出企事业单位在发展进程中的科学决策、研发、问题解决、生产运营、管理等方面的成果，显现出较强的政治性、技术性和服务性。随着科技水平的不断进步，文书档案管理也要用新时代的思维和手段，在明确自身的定位和特点的前提下，不断完善和优化自身的管理体系，以完整、准确、快速的管理系统，采集、整理、分析和存储文书档案信息资源，更好地促进文书档案管理的现代化、信息化、数字化的发展与创新。

关键词：文书档案；管理；特点；创新

中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2018）06 — 0161 — 03

随着时代的进步和科技的发展，文书档案作为企事业单位管理的重要内容引发了人们的关注，文书档案的创新管理地位和作用也日益突显，我们要全面认识和分析文书档案管理的主要特点，以创新的思维和方法，更好地完善和优化文书档案管理系统，更好地提升文书档案管理的工作效率和服务效能，积极应对新时代的挑战，探寻文书档案管理的创新途径和举措，从不同的维度入手和着眼，引领文书档案管理工作向规范化、信息化、数字化、现代化的方向不断迈进。

一、文书档案管理的概念及特点分析

文书档案管理工作主要是在企事业单位的生产经营、行政管理等过程中形成的，包括各种会议记录、工作计划、工作报告等，这些由文书转化而来的档案主要是对档案情况和规律的揭示，具有较高的评价和参考价值，它是真实反映单位发展状态的真实资料，可以客观真实地反映出单位的实践行为，可以作为单位发展的凭证和参考。文书档案管理工作主要是将单位中生成的文书档案资料进行针对性的采集和整理，并按照一定的原则和要求进行存储和科学的管理。

文书档案管理工作的具体特点，主要可以表现为以下几个方面的内容：

1.综合性。文书档案管理工作涵盖不同类型的档案资料，如：科学研究、党务工作、人事工作、设备管理与维护、基础建设等方面，它们都要经由内部机构进行综合性的管理。同时，文书档案资料的来源也是多渠道的，它来自于上级部门印发的文件、民主选举选民登记及选票、合同附件、单位制定的指导性、业务性和规章性的文件等，显示出文书档案资料的丰富来源和渠道，因而也需要进行综合性的档案管理。

2.专业性。文书档案是企事业单位在生产经营实践或行政管理实践中生成的文书，是单位专业性工作内容的真实客观反映，诸如：单位长远发展计划、业务拓展计划等，这些工作内容都与单位的专业内容紧密相联。

3.保密性。文书档案通常都是面向单位内部人员进行查阅翻看而使用的，对外开放的程度相对较低，这也显示出文书档案极强的业务性和保密性的特点。

4.阶段性。文书档案管理还显示出极强的阶段性特点，由于单位管理内容、项目极其丰富，并且与单位各阶段的管理工作内容联系紧密，为此，要加强对文书档案的阶段性整理，通常来说可以采用半年或一年整理的方式，以较好地保证单位文书档案管理的完整性和连续性。

二、文书档案管理工作中存在的不足分析

1.制度性和规范性尚存在欠缺

单位文书档案管理工作在较长的时间以来，暴露出管理制度不够规范的问题和缺陷，如：档案号编制不够准确；档案目录设置欠缺科学合理性；档案管理制度缺乏完善等，这主要是由于单位中的领导者和工作人员缺乏理念的更新所导致的，在部分单位管理者的心目之中还仍旧存留有传统的、陈旧的档案管理观念和意识，认为文书档案管理工作就是分发、传递文件而已，并没有形成正确的、科学的、现代化的文书档案管理观念和思想，存在文书档案管理中的目光短浅的现象和问题，这就制约了单位文书档案管理的效能发挥，使文书档案的利用价值无法得到充分的体现，阻碍了文书档案的健康发展和完善，不利于提升文书档案管理工作的制度化和规范化的实现。

2.文书档案管理与文书具体工作实际相脱节

在单位的文书档案管理工作之中，还显露出文书档案管理工作与文书实际衔接不足的现象，文书档案管理与具体工作实际存在脱节，表现为：部分文书工作人员缺乏档案管理意识；而档案管理人员则缺少文书工作认知，因此导致了文书档案管理工作的质量下降，难以发挥文书档案管理工作的现实价值和功能。

3.文书档案检索質量相对低下

在单位文书档案管理的过程中，存在档案检索质量不高的状态和问题，随着计算机网络技术的不断普及和深化，文书档案管理工作中的检索流程也采用了手工检索和计算机检索两种方式，然而在具体工作实践之中，还大多是采用手工检索的方式，而较少采用计算机检索，这就极大地降低了文书档案检索的效率，要耗费大量的时间和精力，使文书档案的检索质量下降。

4.文书档案管理模式还存在不足

当前的文书档案管理模式还存在明显的不足，缺乏对时代特点的全面把握和有效性认知，部分文书档案管理者和领导者缺乏长远的考虑，没有充分认识到文书档案管理的时代价值，在文书档案管理的模式上缺乏创新和优化，仍旧采用传统的人工管理的模式，缺乏科学化、标准化、精细化的档案管理实践，并且也尚未形成体系化的文书档案管理思路，这就导致文书档案管理质量的下降，影响了文书档案的服务利用价值。

5.文书档案管理工作人员的素质有待提升

在单位的文书档案管理工作之中，部分单位出于节约成本的考虑，将档案管理工作与文秘工作合为一体，由单位的文秘人员担当文书档案管理人员，由于文秘工作人员自身的工作就较为复杂和繁琐，这就使文秘工作人员难以集中自己的全部时间和精力投入到文书档案管理工作之中，而只是存在对档案管理工作应付敷衍的现象。加上文秘工作人员大多缺乏专业的档案管理知识和方法，这就使他们在进行文书档案管理的工作中缺乏创新和突破，只是墨守成规、按部就班地进行档案管理工作，无法实现文书档案管理工作的与时俱进和创新优化。另外，单位自身的文书档案管理人员的素质还有待提升，部分文书档案管理人员的专业档案知识还存在不足，缺乏服务意识和创新理念，需要进一步进行培训和加强。

三、文书档案管理的创新途径探索

1.加强对文书档案管理工作的重视

文书档案管理工作是极其重要的管理内容和组成部分，要以单位领导重视为前提，树立文书档案管理意识，无论是单位领导、组织部门管理者和档案具体工作人员都要全面形成档案管理意识，并积极配合档案管理工作的宣传、总结和汇报等工作，对于国家档案管理工作的相关法律规定要大力宣传，如：《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》、《档案归档范围和文书档案保管期限规定》等，要使单位全体人员全面、深入地理解和认知文书檔案管理工作的相关规定，意识到文书档案管理工作的重大价值和作用，并以灵活多样的宣传方式加大成员对文书档案管理工作的重视，从人力、财力、物力等方面提供更多的支持和理解，从而更好地促进单位内外部资源的有效全面整合，更好地实现文书档案管理的规范化、科学化和现代化。从另一方面来说，单位的文书档案具体工作人员也要通过自身的积极努力、饱满的工作激情和刻苦的奉献精神，以争取单位其他单位部门对文书档案工作的理解和支持，以获得单位人员更多的关注和重视，提升文书档案管理工作在单位中的地位和影响力。

2.注重文书档案管理工作与文书工作的衔接

文书档案管理工作要以文书工作为前提和基础，其管理质量和水平与文书工作有极其密切的联系，因此要注重文书档案管理工作与文书工作之间的衔接，要使文书人员充分了解文书档案管理工作的内容和要求，在自己的日常文书工作之中就注意搜集和整理文书档案资料，并对文书档案进行及时的记录。而文书档案管理人员则要在做好文书档案立卷、归档的工作中，也要加深对文书工作的具体了解和认知，要明晰文书工作的职责和范畴，为档案管理工作提供有益的支持，从而更好地实现对文书档案资料的规范化处理，把好文书资料的质量关，将文书档案管理工作与文书工作充分衔接，较好地规避两者脱节的现象。

3.促进文书档案管理工作的规范化

为了更好地推动文书档案管理工作的创新，还要从文书档案管理工作的规范化入手，从文书档案的管理方法、管理程序等方面着眼，具体采用如下措施和方法加以实现：

（1）详细梳理和检查文书档案资料。文书档案管理工作人员要仔细地梳理和检查文书档案资料，要认真细致地盘查文书档案各卷宗，全面了解文书档案各卷宗的使用时间和期限，对于已经超出使用期限、丧失了使用价值的文书档案卷宗要及时加以清理和淘汰，还要注意检查文书档案卷宗的重复性问题，要避免文书档案卷宗重复的现象，以降低文书档案管理、检索的难度，更好地提升文书档案资料利用的效率，也是更好地推动文书档案管理的规范化步骤和首要流程。

（2）实现对文书档案资料的重组和整合。文书档案管理工作人员要做好对文书档案资料的重组和整合工作，由于部分文书档案卷宗的卷数较多且相对复杂，这就要求文书档案管理工作人员凭借自己的专业知识和档案管理技术，实现对文书档案的重组和整合，要合理排序互有关联的文书档案内容，使之整体化、一体化；并对缺少页码、目录、标题的文书档案卷宗，则要及时地将其完善，使之清晰而完整，能够较好地满足文书档案规范化管理的需求。

（3）做好文书档案的提名工作。为了更好地保证文书档案的规范性，还要着重对文书档案的提名，要通过对文书档案的合理分类和标号的方式，确保文书档案完整有序，诸如：对于文书档案中涉及机构简称的问题就要加以规范，不可随意使用简称，否则会导致概念上的歧义或提名含糊的问题，增大文书档案检索的难度，也降低了文书档案检索的准确性。因此，就要做好文书档案的规范化提名工作，更好地体现文书档案的管理利用价值。

4.完善文书档案管理的制度体系

基于当前我国文书档案管理工作发展水平较低的现状，要健全和完善文书档案管理的制度体系，建立健全文书档案管理的规章制度，为文书档案管理的制度化建设奠定基础和保障。同时，还要明确单位各部门的职责权限，做好各部门之间的文书档案资料的采集和汇总，并注意文书档案资料交接时的完整性和准确性，避免文书档案资料交接过程中的随意性现象，较好地促进文书档案管理中的部门协调与合作，使文书档案管理工作有条不紊地推进。另外，还要加大对文书档案管理工作的监督，要对文书档案资料的借阅者进行及时的提醒，合理地规定文书档案催收时限，减少文书档案借阅中的遗失和忘记归还的现象。

5.加强文书档案管理的信息化创新建设

随着网络信息化技术的普及性运用，要加强文书档案管理工作的信息化创新建设，要采用计算机进行文书档案管理的信息化整理、存储、检索、归档和利用等工作，以电子化、数字化的文书档案资料替代传统纸质的文书档案资料，充分借助于网络技术、检索技术的优势特点，实现文书档案信息化资源的随时检索和查询，较好地实现文书档案信息资源的充分共享和利用，由案卷级转变为文件级的档案管理，更好地提升文书档案信息化管理的效率和质量。在电子化、数字化的文书档案管理过程中，可以使文书档案资源的保存更具有持久性和稳定性，可以不受存储环境和条件的限制和干扰，利用U盘、移动硬盘、光盘等信息化读取和存储载体，较好地实现文书档案信息的传递和存储，避免了文书档案资源的损坏，增强了文书档案的完整性。另外，在信息化的文书档案管理建设进程中，还极大地提升了文书档案传递的速度和安全性，避免因客观因素而使文件传递耽误的现象，具有极大的安全性系数和传递效率。

由此可见，建构完善、系统化的文书档案管理系统是极其关键的创新内容，要使文书档案管理系统的各个模块分别发挥自身的功能和效用，在不同的角色之中体现其应用价值。具体表现为：（1）权限管理。一般管理员仅拥有日常系统操作权限；而系统管理员则有后台维护的权限。（2）分类查询。利用分类代码表和档案信息表，实现文书档案信息的准确定义，并明晰其相互之间的关联性，通过文书档案信息的基本属性进行查询和检索，较好地提升文书档案检索、查询的效率，避免了文书档案检索过程中的繁琐问题。（3）模糊查询。在文书档案需求者不太确定文书档案的基本属性时，就可以利用其大致的轮廓进行查询，可以搜索和查找相关的关键词，利用模糊查询来实现对文书档案的查询和筛选，从而较好地确保文书档案查找的准确性和快速性。（4）档案增添。可以利用文书档案信息化管理系统中的唯一识别码，实现对文书档案的增添操作，系统可以在自动辨识文书档案的名称、日期、页数等基本属性的前提下，生成和建立新的文书档案。

6.提升文书档案管理人员的创新素质

在单位的文书档案管理工作中，人是关键性的要素和生产力，要实现文书档案管理工作的规范化、科学化和信息化创新，还要加强和不断提升文书档案管理工作人员的创新素质，包括专业素质、思想道德素质、服务意识和精神等，单位要根据自身文书档案管理工作的实际需要，加强对本单位文书档案管理人员的业务培训，以多角度、多层次的方式提升文书档案管理工作人员的专业素质，并注重增强文书档案管理人员的信息化素养，能够充分利用计算机网络技术，实现文书档案的数字化、信息化建设，以更好地满足档案利用需求。另外，还要加强文书档案管理人员的道德意识和服务意识，要提升文书档案工作人员的政治信仰和服务创新意识，使之成为复合型的创新人才。

总之，文书档案管理是单位管理体系中不可或缺的重要内容，要树立文书档案管理工作的创新观念和意识，从制度体系、人员建设、信息化等方面全面推动文书档案管理的规范化、现代化、数字化建设。

〔参 考 文 献〕

〔1〕王菁慧.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作〔J〕.科技创新与应用，2013，（12）.

〔2〕李志红.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作〔J〕.北方经贸，2012，（05）.

〔3〕罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新〔J〕.东北农业大学学报：社会科学版，2011，（03）.

〔4〕师明慧.文书档案管理中存在的问题及对策探究〔J〕.办公室业务，2017，（22）.

〔5〕刘贵清.新时期文书档案管理中的问题与对策分析〔J〕.城建档案，2017，（11）.

〔6〕叶燕娜.当前文书档案管理的缺失与对策探析〔J〕.城建档案，2017，（11）.

〔责任编辑：谭 蕊〕