新媒体环境下高校档案管理工作研究

张晓辉

摘 要 随着新媒体技術的飞速发展，我国高校档案管理工作也随之开始迅猛发展。新媒体平台的出现不仅丰富了高校档案管理的载体以及传播形式，同时也拓宽了高校档案的空间，促进其进一步发展。但是新媒体技术的发展给高校档案管理工作带来发展机遇的同时，也带来了许多挑战。高校是我国培养人才的重要基地，做好高校档案管理工作对于高校的未来发展至关重要。鉴于此，文章对新媒体环境下高校档案管理工作进行研究，期望可以为我国高校档案管理工作提供借鉴。

关键词 新媒体；高校；档案管理

中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2018）221-0173-02

现今，以网络技术为载体的新媒体开始迅猛发展。新媒体作为大众传媒的主要表现形式，其对于高校档案管理工作产生了非常重大的影响。这主要是因为新媒体能够承载巨大的数据量，因此其受到了广大档案管理工作人员的欢迎。新媒体技术在为档案管理工作带来便利的同时，其也给档案管理工作带来了新的挑战。要想保证高校档案管理工作的质量，借此使其作用能够完全发挥出来，保障高校教育工作的效率和质量，对新媒体环境下高校档案管理工作进行研究就势在必行。

1 新媒体环境下高校档案管理工作中存在的不足之处

1.1 缺乏完善的管理制度

现今，我国绝大多数高校档案管理工作之中都没有建立一个完善的档案管理制度。部分高校档案管理工作之中虽然建立了档案管理制度，但是却没有将之落实，导致档案管理制度流于形式。这直接导致高校档案管理工作人员缺乏足够的约束，许多档案管理工作员工在进行工作的时候偷奸耍滑，没有认真完成工作，这直接导致高校档案利用率大大降低。并且部分员工在工作的时候偷懒，导致档案越积越多，同时他们为了按时完成任务，用非常短的时间完成档案整理工作，导致其中出现非常多的错误，严重影响到档案管理工作的效率和质量。

1.2 硬件设施落后

随着新媒体技术的飞速发展，其开始在高校档案管理工作之中得到应用，有效促进了高校档案管理工作的进一步发展。但是其也有着新的要求标准，要求高校配备专门的仪器设备并不断对其进行更新。但是由于资金不足等多方面的问题，导致当前我国绝大多数高校之中的档案管理仪器设备都过于陈旧、落后，这不仅会对高校档案管理工作的质量造成严重影响，同时还会让档案管理工作消耗的人力资源大大增加，最终导致高校无法达到档案管理工作的目标，并且大大提高了档案管理人员的工作强度，提高了高校的人力成本[1]。

1.3 档案管理工作人员业务水平不足

随着新媒体技术在高校档案管理工作之中的应用，高校档案管理工作的相关仪器设备也在不断更新当中。新媒体技术是一种以网络技术为载体的新兴技术。因此，高校档案管理工作对于管理人员的业务水平有了更高的要求标准。要求档案管理工作人员必须要具备充足的档案管理专业知识，同时对于网络技术也要做到一定程度上的了解。特别是在当前新兴技术不断被应用到档案管理工作之中的时代背景之下，高校档案管理工作人员要想保证自身不被时代所淘汰，提高自身的工作效率和工作水平，就必须要不断地学习，提高自身的综合素质。但是以当前我国高校档案管理工作人员组成来看，专业人员数量非常少，绝大多数管理人员年龄都偏大，他们的工作仅限于管，无法做到管理，同时现今大部分的档案管理工作人员对于这些因素都不够重视，这就导致高校档案管理工作人员对于新媒体建档的方式不明确，对于档案管理的知识结构也不够完善，无法适应现代管理手段，最终出现高校档案管理工作效率和质量均不理想的情况。

2 新媒体对于高校档案管理工作的作用

随着时代的发展，档案管理工作也随之不断创新，但是依然局限在手工管理模式。这一管理模式需要耗费大量的人力、财力以及时间成本。通过将新媒体技术应用到高校档案管理工作之中能够有效降低管理成本，同时在采用新媒体技术进行高校档案管理工作时，通过线上管理系统就可以对每一个档案进行排查，效率和质量均比较高。并且通过新媒体途径的宣传，更加符合当前我国民众对于档案信息资源利用途径的需求，其传播范围也大大增加，具备较高的普及率，有助于新媒体档案管理理念的推广。

3 新媒体环境下高校档案管理工作对策

3.1 建立完善的档案管理制度

在新媒体环境下，高校要想有效提高档案管理工作的效率和质量，就必须要结合自身的特点，制定出一个科学合理、适合自己的档案管理制度。首先，高校应当结合自身对于档案管理工作的实际需求对高校档案管理制度进行完善，并且注意对档案管理制度进行有效落实，将权力责任落实到每一位工作人员身上，借此有效在高校档案管理工作人员心中树立一道警戒线，防止工作人员出现工作不认真等方面的问题。除此之外，高校还应当将档案管理制度和考核制度有机结合，在对档案管理人员进行考核的过程当中，高校应当注意考核内容应当涵盖员工的工作全过程，不能仅将目光放在员工的最终成果之上，借此有效保证考核的公平性和合理性。根据考核结构高校应当给予工作表现良好的员工奖金、升职等奖励，给予工作表现欠佳的员工罚款、开除等惩罚，通过完善的奖惩制度能够有效激发出档案管理人员的工作积极性，借此不仅能够有效提高档案管理的效率和质量，同时还能够有效促进高校档案管理工作的进一步发展，提高档案管理工作在高校员工心中的威信力[2]。

3.2 更新相关硬件设施

随着新媒体技术在高校档案管理工作之中的应用，其也对高校的硬件设施提出了新的要求标准，高校原有的硬件设施现以普遍落后，无法满足高校档案管理工作的实际需求。对此高校可以通过加大对于档案管理工作的资金投入，积极引进先进仪器设备，对档案管理工作的设备进行更新换代。同时可以有机结合计算机网络技术和新媒体平台，借此在高校内部建立一个完善的档案数据库，并将所有的档案信息都录入到数据库之中，借此不仅能够有效提高档案管理工作的效率和质量，同时还能够有效降低档案丢失等问题的发生几率，为工作人员后续档案查询工作提供便利，在提高了档案管理工作的工作效率以及档案管理工作的服务水平同时，对于档案的保管工作也有着非常大的促进作用。

3.3 加強档案管理队伍建设

面对新媒体环境下档案管理工作之中存在的工作人员综合素质不足的问题，高校可以通过以下两个方面的内容来建设一直高素质档案管理队伍：首先第一点，高校可以建设一个专业培训机构，邀请行业内的专家组成一支专业化教学队伍，定期对高校档案管理工作人员进行专业知识培训。通过培训，可以有效提升档案管理工作人员的知识水平以及工作能力，保障新媒体环境下高校档案管理工作的效率和质量；第二点，高校可以加大对于招聘工作的资金投入力度，面向全社会，以高薪资待遇邀请综合素质高的档案管理人才来校就职，借此有效建设出一个高素质档案管理队伍。从而使高校档案管理工作的作用能够完全发挥出来，切实提高高校教育工作的效率和质量，为我国培养出更多高素质

人才[3]。

除此之外，由于新媒体技术时建立在网络技术之上的，因此随着新媒体技术在高校档案管理工作之中的应用，其也给档案管理工作之中的保密工作带来了潜在的安全隐患，在实际工作过程当中，可能会因为硬件软件设施的故障或者他人的恶意攻击从而导致信息丢失或泄密，导致高校遭受不必要的经济损失。因此，高校还应当加强对于档案管理人员的信息安全专业知识的培养工作。

3.4 加强档案工作媒体化的重视

高校档案工作主要是为教学、科研以及党政机关服务的，要像保证高校档案管理工作的效率和质量，高校领导人员就必须充分重视该工作并给予其有力的支持。对此，高校领导人员应当积极转变传统档案管理理念，明确档案工作媒体化的重要性。积极开展宣传活动，提高校内人员对于档案的重视程度，有效提高高校档案管理工作的效率和质量。

4 结论

档案管理工作是高校所有工作之中的重点部分，档案对于高校的教学工作、科研工作以及党政机关服务的，它对于这些工作都有着积极的促进作用，可以说档案管理工作直接决定了高校的未来发展，其对于高校至关重要。新媒体技术的应用为高校档案管理工作带来了新的发展机遇，但是同时它也带来了新的挑战，在这样的情况下，要想保证高校档案管理工作的效率和质量，我国有识之士就必须对新媒体环境下高校档案管理工作中存在的不足之处进行研究分析，并在此基础之上找出解决措施，促进我国高校档案管理工作的进一步发展。

参考文献

[1]符昌慧.新媒体环境下高校档案管理信息化建设策略[J].档案与建设，2018（5）：89-92.

[2]肖蓉.新媒体环境下高校档案管理工作的探析[J].中国管理信息化，2017，20（1）：197-198.

[3]刘亚君.新媒体环境下高校档案管理信息化建设策略[J].镇江高专学报，2017，30（1）：48-50.