提高机关事业单位档案管理的信息化水平

于丽娟

摘 要：档案管理在机关事业单位的各项管理工作中有很大的影响意义。档案管理信息化建设能够提高机关事业单位档案管理工作的质量和效率，有利于提高对历史檔案资料的利用率，也能够保证档案信息存储的稳定性和安全性。机关事业单位应当在思想认识上转变管理理念，在实践中加强档案管理信息系统建设。只有做到以上几个方面，才能保证机关事业单位档案管理的信息化水平得到提高，使机关事业单位的档案资料真正得到切实地利用，促进单位整体管理水平的提升。

关键词：机关事业单位；档案管理；信息化水平

机关事业单位人事档案是人才信息的记录，其中包含了个人的履历信息和个人业绩奖罚信息等，人事档案还记录着公司的运转情况与单位人员近况等历史记录，是运行单位工作的重要依据。随着信息技术的不断发展与进步，对于档案的管理显得尤为重要，为了确保单位工作能有效进行，在为单位选拔人才与实施管理时，能更好地为其提供服务与带来方便，并能提升档案资料的查询速度以及简化工作的流程，有效发挥出机关事业单位档案管理作用效果。目前我国档案管理信息化的建设中存在很多不足之处，传统的档案是使用纸质来对其进行管理，不能将其很好地进行保存且信息的更新速度较慢，从而降低了档案的利用率。因此本文将针对机关事业单位档案管理存在的问题，提出具体可行的解决措施，确保事业机关单位的档案能得到顺利的开展与提高信息化的水平。

1 加强档案管理信息化建设的重要意义

1.1 便于对历史档案的整理与利用

机关事业单位档案管理能对其具有历史意义的档案文件资料进行有效的保管，但是由于传统的历史档案是纸质档案，不容易对其查询与保存，且占用的空间较大，一些珍贵的历史资料不能得到较好的利用，只能被长时间的封存。在进行信息化管理后，能运用电脑技术对机关事业单位档案进行管理，扩大档案的管理储存空间，并且能较方便地对档案进行查阅与使用，对较为有用的历史资料也能方便将其调动出来，恢复其历史资料的使用价值，对档案管理的信息化建设有着十分显著的作用。

1.2 提高档案管理工作的效率

对于多数机关事业单位而言，档案管理的对方都是纷繁复杂，千头万绪的，涉及单位工作的方方面面。在传统的档案管理制度下，由于资料繁杂，加上人手不足等原因，很多档案因为管理上比较落后，会出现利用困难甚至遗失的后果。借助现代化的信息技术手段，档案管理工作人员能够极大地提高工作效率，方便档案及时有效地得到整理和保存。

1.3 方便对历史陈旧档案进行整理和利用

机关事业单位的档案管理是一个历史过程，在这一过程中，许多具有高度历史价值的文件资料都得应得到充分的保管。然而由于传统的纸质档案不易保存和查询，保存空间有限等原因，珍贵的历史资料都只能被长久尘封，不能得到很好地利用。借助网络技术，能够极大地扩充档案存储空间，并且方便以后对这些历史资料进行查询和调用。在恢复历史陈旧档案的价值上，档案管理信息化建设也有重大作用。

1.4 有利于档案管理的安全性与稳定性

完善信息化建设能更有效地对电子档案进行保存且保密性较强，读取非常便利，能更好地保证档案资料在传输与储存的过程中安全性能提高。与传统纸质版的档案管理相比，该储存方法能延长对电子档案保存的时间，且能对档案进行备份。

2 机关事业单位人事档案管理信息化存在的问题

2.1 档案管理方法落后

由于不少机关事业单位对于档案信息化建设的重要性认知不足，导致传统档案管理存在着半手工或者手工的管理方法，对于某些要求较高的档案记录以及档案的整理工作造成错误，并且发生的错误不容易被发现，也不能及时对错误进行改正，因此造成错误档案被永久保存下来，影响日后档案的管理与对人事的安排。在对档案进行管理时，传统的管理模式消耗的时间较长，且工作量较为繁琐，会增加管理工作的错误率。

2.2 思想不重视，投入力度不足

提升档案管理信息化水平，能够促进信息的交流与共享。但是一些机关事业单位思想认识不到位，在档案管理信息化建设上投入不足，无法实现档案信息的共享。从传统纸质档案管理方式上看，在搬运、保管上存在诸多不便，也不利于今后的查询。对此，机关事业单位必须提起足够的重视，充分应用信息技术管理档案，利用网络来保管、查阅和共享信息，这样既便捷，还能保证档案信息的安全，避免出现遗漏的情况。

2.3 档案资料不完善、不安全

机关事业单位在进行纸质档案管理时，极易受到保存与环境等条件的影响，若是保存不妥善，将造成很多珍贵档案资料被破坏。在信息化环境下，机关事业单位要用好电子档案，避免受到各种外界因素的影响，这与传统纸质档案相比，可以实现档案资料的长久保存，并不会被损坏。如此一来，既能够节约存储空间，还便于今后的利用。

3 机关事业单位档案管理的对策

3.1 加强管理人员的信息化建设

重视机关事业单位对档案管理人员的培训，完善单位的考核评价机制，激发档案管理人员的工作热情，并对管理人员做出客观公正的考核，将考核的制度落由于档案管理的信息化建设需要许多计算机专业的工作人才，因此管理人员不仅需要对档案业务进行熟知还应熟悉信息化建设的技术，并开展培训班与交流会，让管理人员能掌握更多更实用的信息化建设知识，能更有效地提升其业务能力实到位，强化机关事业单位管理信息化的完善。

3.2 强化信息资源的安全性

随着网络技术的不断加强与迅速发展，许多不法分子会利用网络病毒对机关单位档案资料信息进行盗取，对工作管理造成严重的影响，并且由于档案管理人员的错误操作与系统故障也会导致档案信息的安全性遭到破坏，机关事业单位要在档案管理的信息化建设过程中，加强对档案、网络、主机以及数据的安全管理。机关事业单位部门还应定期与不定期对数据备份、安装防火墙或安装杀毒软件等，对档案的信息资源提供安全可靠的保护工作。

3.3 在思想观念上，需要转变工作理念

首先，机关事业单位正确看待档案管理工作，从传统的将档案管理作为一项管理型事务转变为一项服务型事务。从档案利用者对档案查询的需求出发，充分利用信息化技术的优势，为服务对象提供更为完善和丰富的档案资料，方便人们调查和查询。其次，机关事业单位应变被动为主动，积极地及时更新档案资料，并且对档案资料进行专业的分类归档，方便人们查询。最后，机关事业单位也应积极适应信息化的趋势，积极学习和应用电子化档案的管理方式，使办公更加便捷。

3.4 积极应用档案信息化管理系统，并不断优化

机关事业单位应当积极应用档案信息数据库，加强数据库建设，做到档案资料全部电子化，并及时对数据库系统进行维护和更新。同时，也要加强对档案管理工作人员的培训，促使相关工作人员提高信息管理业务水平，并不断对知识进行更新。

4 结语

总之，将现代信息技术应用到机关事业单位档案管理工作中，能够有效提升工作效率，最大限度发挥出档案资料应有的价值，确保单位各项业务、工作和活动的顺利展开。对此，机关事业单位要及时转变观念，不断增加资金投入，将各种现代设备配置齐全，并重视对档案管理人员的培训工作。这样才能真正提升档案管理工作水平，更好应对信息化环境对机关事业单位的新要求和新挑战。

参考文献

[1]李玉华事业单位档案管理工作中的问题和解决策略分析[J]中外企业家，2017（01）：59-62.

[2]王楠浅议信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J]现代交际2016（02）：129