核电企业工程信函分发实践及优化措施

摘 要：通过分析工程信函特点和存在常见问题，提出信函分发要当好信函分发质检员和工程协调员，提出信函分发优化措施，指出增加人工智能技术的应用，信函从传统分发向智能分发转变，有效地提升信函分发效率，降低了信息流转成本。

关键词： 工程信函；分发；优化；核电

在核电企业，文件被细分为工程信函、公文、技术文件、记录报告、程序等类型。工程信函隶属于函，对于公司而言，是指在项目建设和运营中与其他单位来往用于商洽、询问、答复、请求和报送等活动中形成的文件。工程信函传递的方式包括面交、传真、邮寄、电子邮件和系统交换等多种方式，已广泛应用于核电项目建设各个阶段中。

1 核电工程信函的特点

工程信函在核电文件分类体系中，作为一类重要的文件，它与管理文件、技术文件、行政文件、商务文件、记录报告等，作为核电文件体系中重要的一个分支。它具有数量大、内容杂、时效强等显著特点。

1.1 数量大

田湾核电站20年间共接收工程信函32万余份，外发工程信函约15万份。

1.2 内容杂

田湾核电站已经与530家主要合作单位建立通信渠道关系，还有很多合作单位因为合同周期较短，没有按照《通信一般规则》建立常规的通信渠道，采用公共通用渠道号。

1.3 时效强

工程信函发货通知、接机通知、会议通知、设计审查与澄清、针对关键事项的答复等，影响项目前期工作、设计、施工进程，尤其是对设计审查与澄清，若分发处理延误，会给参建单位带来巨大的经济损失。

2 核电工程信函分发原则

文档部门作为工程信函的分发责任处室，主要依据公司管理大纲、质量保证大纲、各处室职责、公司领导分工以及相关的决议、决定、会议纪要、工作程序等文件进行分发。遇到难以确定分发意见的工程信函，分发负责人及时向相关处室的负责人进行业务咨询。若咨询并协商后仍无法确定主办处室，通过电子邮件请示公司主管领导，由主管领导确定分发意见。工程信函分发主要遵循以下分发原则。

2.1 主办唯一性

信函涉及事由单一，大多数工程信函能够根据内容主体、业务归口责任来判断唯一的主办处室，但有些工程信函涉及到设计与采购、设计与施工、多项目管理、技术方案与商务报价并存，在这种情况下，根据公司的处室职责分工，需要多个处室同时办理，但为了这份工程信函有牵头处室归口办理，需要明确这份工程信函唯一的主办处室。

2.2 分发精准性

信函专指性高，有明确的分发对象，一般只分发给直接办理的相关处室。涉及关键路径、重大事项、重大商务问题或表述内容分发主体不明确时，要执行保守决策，增加職能处室和分管领导阅知。

2.3 分发时效性

工程信函一般有明确的答复期限，决定信函需要及时分发。一般来说，收到信函24小时内电子分发完毕。对于重要或紧急的工程信函必须在接收的工作日内分发完毕。

3 核电工程信函分发实践

3.1 当好工程信函质检员

工程信函分发前，是对录入信息和上传的文件质量，进行再把关、纠错误的机会。分发负责人把好工程信函登录的质量关，要对一般性问题和较难察觉的问题做到心中有数。

1）抽检信函录入信息。工程信函之间往复关系，通过参考文件或对方发文号建立关联关系，才方便分发和后续处理。置于工程信函显著位置的参考文件，很容易识别并正确录入，但有时具有参考价值的参考文号隐藏在工程信函正文字里行间，甚至附件中技术文件的编制说明中，容易遗漏。点击参考文件未链接成功，需要核查录入的参考文号在系统中是否存在，对于不存在文件，需要追查应提交文件是否提交。

2）验证内容完整性。工程信函内容主体通过传真或邮寄接收，但正文中提到附件却通过电子邮件或传递给其他业务人员，容易遗漏附件。核对收到文件的完整性，尤其是正文部分提到的附件尤为重要。若碰到相同文件多次传递，需要与来文单位进行确认，若内容完全一致，优先保留主送我公司的文件。

3）通信规则正确使用。面临多机组、多堆型群堆管理，不同项目采取各自通信规则，保证该项目通信规则权威性，流水号不要断号、空号、重号，通过定期对重要单位来往信函进行核查，若出现异常，提醒来文单位纠正，保证项目档案系统性和完整性，避免

3.2 当好工程信函协调员

3.2.1 难以分辨分发对象。无隶属关系的交流调研函，难以区分分发对象时，需要分发负责人担任协调员角色，与可能承办的处室进行沟通协调，也可要求来函单位事先约定接待处室，否则不予分发，避免给承办处室造成不必要的工作干扰。

3.2.2 工程信函内容有交叉。当信函涉及到设计与采购、设计与施工、多项目管理、技术方案与商务报价并存，需要判断工程信函主体内容侧重哪个方面，与可能承办的处室进行沟通，甚至要与来文单位进行沟通，对方发函的真正意图是什么，需要哪些处室来办理。

3.2.3 对分发意见各抒己见。分发负责人对于已经分发的重要工程信函，经常回看接收任务处室经办人的处理意见，逐步收集分发范围精准性。业务处室若认为主办不合理，要及时与分发负责人主动沟通，以便分发人及时核实分发意见，避免分发不合理，让主办处室难以处理。

4 优化措施

4.1 及时更新分发清单

工程信函分发负责人通过学习公司管理大纲、质量保证大纲及相关的工作程序、列席各种工程会议、查阅公司网络系统上的信息、咨询各职能处室的领导及专业人员等各种途径收集信函分发所必需的信息。收集整理信息，及时更新工程信函电子分发建议表。

4.2 关注主线工作任务

随着工程进展推进，主线任务动态变化，列席、查阅各种会议纪要和工程进展报告，快速有效了解主线任务。分发负责人及时掌握主线任务进展清单，识别重要任务牵头处室，多任务临时指派处室，作为工程信函分发重要依据。文档部门每月发布一次工程信函处理月报，及时通报各处室主办和协办完成情况

4.3 定期开展拾遗补缺

每月与主要参建单位建立来往工程信函清单交换机制。通过互换清单，对漏函进行催要，对重号进行更正。双发通过系统交换方式提交文件，可每周开展信函查漏补缺。

4.4 启用上层决策分发

当分发负责人遇到难以明确分发范围的工程信函时，可通过系统、邮件、电话征求公司领导意见再分发。。

4.5 启用回退再分发

当处室负责人收到工程信函时，与分发负责人意见不一致，尤其是职责有交叉或多任务且分发负责人难以找到其他合适的主办处室，可启用回退公司领导再分发，避免分发负责人与业务处室负责人沟通未达成一致，导致工程信函未及时处理的难题。

4.6 基于大数据分析的自动分发

传统人工分发方式，对分发负责人知识和技能要求较高，对于一些内容类似信函，需要重复的选择主办、协办、阅知部门及领导，每份信函分发至少耗时3分钟，分发工作量较大。若采用大数据和机器学习理念，建立信函分发规则，采用文本识别与自然语言处理技术，由机器学习历史分发记录计算分发建议，再辅助人工判断，可覆盖近80%信函主办处室智能推送，实现智能分发模式。

总之，随着不断优化信函分发措施，增加人工智能技术的应用，有效地提升了信函分发效率，降低了信息流转成本，取得了较好的应用效果。

作者简介

查凤华（1977-），女，湖北，大学本科，副研究馆员，文档管理方向。