浅析政府采购项目电子档案移交与接收技术规范

袁青

摘 要：伴隨着社会经济水平的不断提高和电子信息技术的逐渐完善，档案的移交与接收工作取得了长足的进步，从传统的纸质版档案管理到如今的电子档案管理都体现着档案移交与接收的特殊性。现阶段，电子档案是数字档案的建设的重要组成部分，大数据时代下的电子档案的移交与接收技术已经应用于政府采购项目中，并且对于标准化的政府采购项目的档案管理带来了积极的建设性作用。本研究从政府采购项目电子档案移交与接收技术的基本原则、积极意义和目前存在的主要问题进行研究，并且探寻有效完善电子档案管理的可行措施。

关键词：政府采购项目；电子档案；移交与接收技术

作为档案工作的新型领域，电子档案规范移交与接收工作全面地阐释了新形势下电子档案思维模式的应用性和正确性，尤其在政府采购项目中以电子档案管理的形式为政府的采购工作带来裨益是充分展示应用电子档案移交与接收技术正确性的重要方法。档案工作人员应该根据政府采购项目的实际情况正确应用电子档案的移交与接收技术，促进其信息的长期保存处理。

1 政府采购项目电子档案移交与接收技术的相关出台规范

1.1 在进行政府采购档案管理与接收的过程中的基本原则

要想真正把握政府采购项目的电子档案的管理要点，需要了解政府采购项目的特性，政府采购项目是指政府采购的具体项目名称，具有以下几个方面的特点，第一，政府的采购资金来源具有公共性，财政拨款和公共借款为政府采购的来源，资金来源的不同使得政府采购项目在采购管理和采购人员责任的划分方面都具有较大的差异性。第二，政府采购项目具有非盈利性，为了有效地实现政府的职能和满足人民群众的公共利益，政府进行采购项目，这是节省国家开支的重要方法。第三，政府采购项目具有公共性，政府采购的项目根据法律和程序规定是需要公开的，信息和活动都要对外公布。第四，政府采购项目是政策性的，进行该项活动是国家管理经济和公共支出管理的主要手段，较强的政策性使得采购项目需要执行国家政策的使命。所以，从政府采购项目的特性上来看，进行政府采购项目的电子档案管理的移交与接收是十分重要的，所要坚持的基本原则就是真实性、安全性、稳定性、保密性和有效性。

1.2 规范政府采购项目电子档案移交与接收技术的1重要意义

政府采购项目所涉及到的对象是广泛且复杂的，经济生活的各个方面都有政府采购项目的身影，但是不可避免的是其程序和手续也较为复杂，因此政府采购项目的电子档案的移交与接收工作的复杂性可想而知。同时，作为国内市场最大的采购者和货物与服务的消费者，政府的整体采购工作要求的信息是极为庞大的，不断地规范政府采购项目的电子档案移交与接收技术是充分发挥政府宏观调控作用的重要手段，友路与保持政府采购的程序性和规范性，在确定采购需求后及时完成采购工作，并且相应的政府采购项目的预算与评估需要电子档案的整理，将移交与接收技术的有效性显现出来。在严格的法律体系和管理规定的要求之下，充分利用电子档案的移交与接收技术是加大政府采购项目规范力度的有效方式。

1.3 目前政府采购档案管理存在的主要问题

目前政府采购档案管理存在的主要问题有三个；建设不够规范，工作要求不够统一，在相关的规定中，已经明确要求政府采购项目的移交和接收中不仅需要上交纸质档案，而且需要同时移交电子档案，规范建设性的工作要求使得电子档案的移交与接收存在一定的难度，在实际的政府采购项目的电子档案的管理中，部分单位并没有从电子档案移交与接收的要求、标准和方法几个方面来进行充分地考虑，导致电子档案与传统档案的管理工作没有实现有效的衔接，另外，增量电子化的问题没有得到解决，形成规范的电子文件为归档为电子文件，缺少及时性的信息收集与管理。第二：项目建设不全面，未搭建系统的电子档案管理平台。项目带动策略的全面实现需要将数字档案馆建设项目和电子文件归档管理相结合，有效推进电子档案管理质层平台的空间拓展，目前已经建立的数字档案框架体系的基本功能较为基础，不能完全解决电子档案长期安全保存的问题，给政府采购项目的存储安全带来不稳定性，而且未能全面地落实工作责任，统一标准和要求。第三，软件开发应用不够创新，项目技术难题未能及时解决，现阶段我国的电子档案格式不统一，难以掌握标准的技术，重复性建设多次出现，浪费了大量的人力、物力和财力，不合理的资源配置使得创新创造技术的建设难以运营，软件的开发、试点和验收需要大范围的推广与支持，目前的状况是不能满足政府采购项目的电子档案的移交与接收技术的完善要求的。

2 完善政府采购电子档案移交与接收技术的主要措施

2.1 统一电子档案移交与接收的制度

制度上的完善是全面系统地建设政府采购项目电子档案的重要基础，电子档案规范移交与接收工作与思想政治上的认识与强化是分不开的，统一各单位思想与制度，建立健全更加切实可行和有效的规范标准，深化电子档案工作人员的工作理念，以制度带动政府采购项目的电子档案的全面建设，以点带面，实施全覆盖的制度落实。通过制度建设完善以扫描为主的电子档案管理和移交方法，进而实现大面积的推广。

2.2 利用信息通信技术实现政府采购电子档案的快速存储

合理利用信息通讯技术将政府的采购项目工作的电子档案收集管理相融合，深化服务，及时响应政府的号召，以完善全面的工作机制提升采购工作的水平和质量。对于政府采购工作的电子档案管理系统的网络化建设，需要配以应用软件辅助进行问题反馈，全程跟踪，快速存储，确保工作质量达到相应的标准，在检查政府采购项目的电子原文的过程中，需要使用信息技术预估威胁因素，统一移交和接收手续和程序，做到密切与档案管理单位联系，真正提升电子档案服务人民和国家的能力，进一步转变政府的工作形象。

2.3 重点抓住项目建设，构建电子档案的管理平台

抓住项目建设的过程中需要建立电子档案管理体系，推进无缝连接的数字档案的形成，实现档案信息的共存和共享，远程的传输利用需要实现政府采购项目的专题数据库汇总，并且保证采购项目的电子档案移交和接收无障碍对接，综合性的办公系统、业务处理系统是及时完成政府采购项目数据库连接和档案聚合的重要组成部分，在采购项目的电子档案中，以政府采购项目为主线，以私有采购项目为辅，在保证政府采购项目的保密性的同时，达到数字档案的互通，分工负责和互相支撑的电子档案需要被永久性地保存，这需要建立更加强大的信息数字系统以应对越来越多的项目信息，统一构建电子档案的管理平台，以安全规范管理为主要的目标，推动电子档案长期安全保存体系的有效性。

3 结语

电子档案的特殊性质和移交接收的具体要求是需要受到关注和重视的，出台的相应规范虽然在一定程度上完善了电子档案的相关管理，但是在实际政府采购新项目的具体应用中，电子档案的移交与接收技术却存在不足，非结构化的电子档案管理的较差的兼容性使得大量的数据信息无法移交与接收，造成一定的经济损失。以规范为主要的依据，有针对性地提出电子档案移交与接收工作中单位的职责、基本要求和方式流程以及保存管理方法，在有效的电子档案的移交与接收能够整体进行的前提下，全面促进政府采购项目的落实与推进。

参考文献

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[2]王志宇，赵淑梅.非结构话电子档案数据管理探析[J].档案学通讯，2014（5）：54-58