新时期人事档案管理工作探析

李大荣

摘 要：人事档案管理在企业日常管理中占据重要位置。人事档案管理要与企业日常管理保持一致性，在思想上能够重视人事档案管理工作的重要性，发挥出人事档案管理的作用。人事档案管理是对各项工作进行的考察和记录，要建立系统规范的人事档案管理制度不断适应社会和企业的发展变化，突出人事档案管理工作的先进性。论文对人事档案管理工作的重要性及作用进行了深入分析。

关键词：新时期；人事档案；管理

1 人事档案管理存在的问题

1.1 档案材料内容不准确

现有的档案材料中存在许多内容前后不符及内容失真的现象。如： “三龄、两历、一身份”（出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份，家庭主要成员及重要社会关系等重要信息）记载多样。出生年月公历、农历填写随意，且没有说明。甚至更有个别干部的出生年月前后相差较大。参加工作时间、入党入团时间前后不一致，基础学历越来越高。

1.2 档案材料不齐全

人事档案短缺，材料内容不完整：如履历表、年度考核表、学历、职称、工资、表彰、处分等材料不全，填写项目不完整。一些是年度考核表、履历表短缺。还有一些如学历、培训、职称、奖惩等材料，仍在個人手中未能及时收集归档。

1.3 人事档案利用范围狭窄

提供利用是档案工作的目的之所在。从我国人事工作的现状及传统的人事档案管理制度来看，现有的人事档案利用范围小，频率低。随着企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，事业单位工作人员由“单位人”变成了“社会人”，这就要求人事档案要更加符合社会需求，扩大利用范围，提高利用频率。

2 人事档案管理工作的重要性

人事档案管理工作是对工作人员进行的有组织性考察，为开展考核提供重要的依据。人事档案管理发挥的基础性作用能够帮助企业开展应聘，对员工的实际情况进行有效的综合性判断，或者是通过个人档案掌握现在员工基本工作信息能够起到知人善任的效果。企业在制定发展战略或者决策的过程中都需要人事档案管理工作起到的辅助性作用。企业内部绩效考核等也是人事档案管理的重要内容。并且与员工的直接利益相关。员工的状态、绩效成绩、工作水平等都会记录到人事档案当中。通过对人事档案的查询能够对员工做出客观性的评价，这样也会增加企业对员工福利待遇设置的科学性。人事档案能够反映出企业在不同发展阶段的基本情况，较为准确全面地记录企业的发展状态。企业会通过人事档案对政策和信息等进行更改，制定经济活动计划的凭证。企业在选任干部的时候人事档案能够清晰地反映出员工的各项条件，获取到最为真实的信息参考。通过人事档案企业能够了解到员工的成长，并且能够挖掘出员工的优势特点，这对于开展全面的人才培养以及资源分配具有积极意义，更好地实现员工的个人价值。人事档案管理工作也有助于人力资源管理的优化创新，通过人事档案管理实现与人力资源管理信息资源的共享，保证人才能够在合理的范围内进行流动，实现人力资源配置的最优化。

3 完善新时期人事档案管理工作的主要措施

人事档案记录从业人员的工作经历、工作能力和工作业绩等方面的内容，是了解和管理从业人员的重要信息载体。随着经济社会的发展和个人追求的变化，传统的一份工作干一辈子的现象将越来越少，从业人员的流动性逐渐加大，这就相应地加大了人事档案管理工作的难度，所以，注重动态管理及管理制度的完善，是人事档案管理效果相对提升的必然需求。

3.1 加强对人事档案的动态管理

人力资源部门是人事档案的主要管理部门，但由于单位的人力资源部门的从业人员较少，并且要负责人员招聘、培训、绩效考核等方面的内容，工作量较大，所以，注重人事档案的动态管理体系构建及完善，需要从信息变动及信息存储应用等角度进行专项设计，以此实现人事档案管理效果的相对提升。事业单位的从业人员流动性较大，所以对人事档案也要随着人员的流动而进行调整，对其进行动态管理。首先是人事档案是从业人员在各个时期、各个阶段真实状态的反应，所以要体现从业人员的受教育水平、专业技术水平等。其次是单位要随着从业人员个人的发展变化而补充相关资料，例如从业人员的工作水平、同事评价、工作考核、工作态度等方面的资料，让从业人员的资料更加丰富具体。再次是增加从业人员在单位所作出的贡献，例如在人事档案上记录从业人员的个人专业技术水平，以及其发明和应用的新技术，让档案资料来增添从业人员的个人成就感，并且将让该项荣誉伴随从业人员一生。最后是归纳整理从业人员的学历资料、工资奖金的变化等。这些档案信息是基础资料，同时也是随着个人的发展而不断变化的，进而见证从业人员不断成长的过程。通过不断增添和调整人事档案资料中的内容，可以看到一个准确的、立体的从业人员的信息资料，进而为人才的综合评定提供大量的理论资料。同时只有不断增添个人信息资料，才能够做到人事档案的动态管理。

3.2 提高人事档案的管理水平

在计算机技术的推动下，人事档案管理要进入信息化管理系统内。首先是企业必须建立起完善的计算机系统，改变传统的纸质档案管理方式，逐渐建立从业人员的个人电子档案，以数字化的方式记录从业人员的档案信息。电子化的档案资料不仅利于查找和调阅，而且提高了档案资料的安全系数。其次是对档案信息进行处理，并且建立内部人事档案网络，在企业的总公司和分公司进行人事档案资料的交换，不仅实现了档案信息资料的资源共享，而且保证个人信息档案的完整性。再次是注重人事档案的安全性。一是制定严格的档案管理制度，规定从业人员人事档案的调取方式，记录方式，以便后期进行追踪；二是加强网络安全建设，设置防火墙，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出现从业人员信息档案泄露的现象。最后是企业要加强信息化设备的投入数量，并且监管其使用效率，保证授权部门能够扩充和检索人事信息，保证人事信息的真实性和准确性，进而为企业推选更多优秀的、合理的内部人才。

3.3 实现人事档案信息资源的数据化

人事档案信息资源的数据化是人事档案发展的需要，必须完善人事档案信息资源的数据化的发展需要，必须科学合理的应用。当前的人事档案管理中同时存在着纸质材料和电子文件，因此档案管理部门需要对两者进行收集与共管，然后将管理的重点放在信息的存储与二次开发工作上。这就需要依靠一套标准统一、管理科学、以及设置合理的人事档案信息化系统，并通过信息维护系统将原始档案信息和档案资料录入微机，最终建立一个全国范围的人事档案信息数据库，实现人事档案信息资源的数据化，方便信息的共享。人事档案资源的数据化必须根据人事档案发展的要求，必须加强人事档案信息化建设。

4 结语

人力资源部门在日常工作的过程中，必须更新档案资料的管理理念，提高对人事档案的重视程度，并且为了降低工作量、提高工作效率要建立电子化的人事档案资料，并且根据从业人员信息资料的变化而进行增加或者调整，进而建立一个动态化、实时的全面的个人档案资料库，满足企业对人才资料的多方位、全面的需求。

参考文献

[1]郭琦.人事档案管理对企业人力资源管理的意义和作用探究[J].群文天地， 2012（24）：272-273.

[2]曹亚军.新时期企业人事档案管理重要性及策略研究[J].青春岁月，2015（17）：49.

[3]张巍.人事档案管理在人力资源管理工作中的重要性[J].城市建设理论研究（电子版）， 2015（9）：96.

[4]周丽红.刍议人力资源管理工作中人事档案管理的重要性[J].黑龙江史志， 2014（23）：73.