不动产档案智能化库房探讨

严凌

摘 要：随着社会的发展，档案数量以日俱增，对于档案库房的管理要求逐步提高，需要以计算机技术为核心的现代信息处理技术深入到不动产档案管理之中。智能化库房就是指运用现代科学技术手段和方法管理库房，节省人力物力，提高档案库房利用效率。将来，智能化库房是不动产档案智能化管理的主要内容和核心。

关键词：不动产档案；智能化；库房

1 不动产档案管理面临的问题

2016年6月不动产登记中心成立，交易量逐渐增加，不动产登记档案数量也急剧上涨。大量档案的接收入库，对档案接收的上下架、位置管理、库房的巡检及盘点、档案统计、利用调阅等带来不少困难，而目前的档案管控手段相对单一，工作效率较低，已不能满足日益增长的档案管理需要。档案部门如何在大批接待查档量的情况下，及时高效的提高调阅实体档案的速度，降低百姓的调档等待时间，提质增效是当前的主要问题。档案存储设备智能化尚未建立，实物档案开发利用的智能化水平不高，档案资源优势未能得到充分发挥。档案存储设备智能化建设、档案馆一体化建设进程需要进一步加快。

2 建立不动产档案智能化库房的重要性

不动产档案是民众住房信息资料的重要组成部分，档案库房建设是政府对民众档案妥善保管的重要体现。档案库房升级改造与建设是对档案日益重要、档案智能管理的体现。建设智能一体化不动产档案库房是当今不动产发展的重要事情之一。面对经济社会和各项房产事业快速的发展变化，档案库房日常数据记录的及时性、针对性、准确性相对不足，限制了日常管理效果的彰显。档案室配套设备、档案库房设备一体化、档案库房专用设备一体化需要进一步加强。

为了给民众提供一个舒适、便捷的工作环境，为不动产档案提供一个安全、舒适的存放环境，实现节约时间、节约能源和提高工作管理效率的目标。最终以科学技术为基础，依靠先进的设备和优越的设计理念、科学客观的管理设计生产出档案库房一体化智能管理系统。实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越，完成了标准档案室建设的目标，完成了档案库房升级改造、智能化档案室建设，实现了实体档案管理系统的开发与应用。

3 智能化档案库房包含的系统

档案库房一体化智能管理系统主要包括：档案智能控制系统、档案环境管理系统、智能密集架系统、 以及实体档案管理系统。

3.1 档案智能控制系统

档案库房智能一体化管理系统分为中控层、系统层、控制层、设备层、将档案库房环境智能化管理、档案资料智能化管理、档案密集架智能化管理三大系统完美结合在一起，使物联网技术在档案管理领域得到充分运用。系统对档案库房内所有设备进行一体化管理，设备包括智能密集架、恒温恒湿设备、空气净化消毒设备、红外防盗设备、出入门禁设备、视频监控设备、漏水报警设备等集中一体化管理，以统一专用设备接口接入库房局域网总线，各功能设备独立运行的同时，根据设定逻辑和特定要求联动运行，实现档案的智能化存取调阅、档案库房温湿度的智能调节、档案库房空气质量的采集及净化，有效地保证了档案的安全与寿命。

3.2 档案环境管理系统

包括库房溫湿度控制系统、烟雾感应检测系统、视频监控系统、门禁系统、漏水报警系统、实体档案管理系统。

库房温湿度控制系统显示当前温度、湿度、及是否在控制范围之内，以数字、图形方式显示，图形的绿线为设定范围 。如：空调、除湿机、空气净化设备、恒湿净化消毒一体机等。

视频监控系统：在库房关键位置安装摄像机，对库房实行24小时不间断的视频监控。

门禁管理系统 ：对智能卡门禁进行管理，系统自动记录工作人员出入信息，对于非法的人员进入，可以选择报警。

漏水检测自动报警系统 ：库房内的暖气自来水等水管爆裂、雨季窗体漏水，空调漏水等情况发生时，会对档案产生严重的破坏，造成不必要的损失，因此在档案库房的必要位置安装漏水检测装置，实时检测漏水情况发生，是非常有必要的。当出现漏水时，可以及时通知相关人员采取必要措施。烟雾检测感应检测系统：档案库房专用气体消防系统能控制气体灭火设备的启动喷洒，收到启动控制信号后能发出声光报警，启动现场的声光报警服务器，开始延时且指示时间、并联动启动输出模块实现关闭门窗、防火阀和停止空调灯控能，可向火灾报警系统控制器等上传启动控制信号、启动喷洒信号、气体喷洒信号和故障信号等消息，并记录信息。

3.3 档案智能密集架管理系统

负责库房内密集架的控制与管理，通过控制智能密集架存取档案，提高档案存取的准确性、时效性和管理能力，帮助、引导管理人员管理档案，保障工作人员在库房内工作时的安全，满足档案管理的需求。具体功能包括：密集架的移动和停止，档案的定位和自动引导、档案的上架与下架，人员在通道内安全保障，架体信息的集中显示，架体的远程控制等。

3.4 实体档案管理系统

档案密集架采用智能密集架，基于互联网、云计算等新技术构建的智能管理多元化档案资源、完成感知与处理档案信息能力并提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案库房。

4 智能化档案库房系统的优势：

4.1 智慧联动，全盘尽在掌控

各个子系统之间是互联互通的，协调工作，进行智慧应用。比如通过档案馆库房温湿度系统与智能密集架系统互联，实时监控密集架温湿度，提供密集架自动通风、合拢功能。

4.2 全面的环境治理

系统不但能恒温恒湿，并且可以对环境的空气质量进行检测治理，比如有害物质，有害气体，有害细菌等等 。

4.3 快速盘库

结合系统和电子档案管理系统，可以精确显示库房中每个密集架所存放的档案类型、数量等，实时监控每个密集架的饱和度，可以查看每份档案的流通环节 。

4.4 云平台系统的搭建

设备信息数据管理，系统可以采集所有设备的运行信息，运行信息包括各个子系统设备的运行数据，比如温度、湿度、空气质量、设备的功耗、传感器的运行状态、电源稳定情况，设备的运行时间等。然后保存在云数据库里面，便于数据分析。大数据的统计分析，首先系统可以对采集的数据进行统计管理，统计库房的各个参数（温湿度、空气质量、功耗、运行时间、使用情况等）。然后把这些数据进行细化分析，包括各个子系统设备的运行情况、库房各个环境参数的情况。

5 总结

档案库房一体化智能管理系统中档案库房安全保护综合智能管理系统完全是按照国家档案局有关档案安全保护的管理技术要求设计完成，突出了档案库房档案安全保护的档案库房“九防”（即防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫，防鼠等）要求。同时，解决了有效整合库房温湿度控制、烟雾感应检测、视频监控、门禁、漏水报警、以及实体档案管理的问题。数据相互共享、既独立运行又互相协作联动运行，严格按照档案安全保护的“九防”要求，让档案库房环境更舒适、档案存放更安全、档案管理更高效。真正把现在科技完美的融入到档案信息现代化事业建设中来，更好的服务社会、服务民生，努力为推动档案信息化、档案管理现代化进程做出贡献。

参考文献

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[3]翁梅 浅谈实物档案的归档与管理[J] 浙江档案 2008（10）：50

[4]朱治军 人工智能在智能数字档案馆建设中的应用 档案时空 2010（2）：13-14