大数据背景下档案管理探讨

王乐萍 宋晓蕾

摘 要：随着我国现代化建设的不断加快，我国的科学技术发展速度越来越快，目前信息技术和数字化技术的应用，使得我国逐渐进入了大数据时代，信息化的社会逐步形成，在大数据时代，最为明显的特征就是海量的数据信息，以及快速的信息传播速度，因此，在大数据时代，我国社会的很多行业都受到了影响，在发展的過程中，对其的要求也越来越高。档案管理工作对于数据信息的依赖比较大，在大数据背景下，档案管理工作也呈现出了新的特点，面临着新的机遇和挑战，因此本文就针对大数据背景下的档案管理工作进行探讨，探究在大数据背景下，怎样提高档案管理的效率和质量。

关键词：大数据；档案管理；探讨

大数据是随着近几年来信息化技术和数字化技术发展而产生的一种新形势，在大数据时代，社会上的信息量会显著增加，海量的信息，使得人们面临着大量的虚假信息，既给人们的生活提供了便利，也带来了一定的不利影响，因此在大数据时代，统计工作会面临着极大的挑战，而档案管理工作需要对数据信息进行处理，保证信息的真实性和准确性，大数据时代的海量信息无疑给档案管理工作带来了很大的困难，因此我国的档案管理工作就要求更加精细化和准确化。

1 大数据背景下的档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理的数字化程度不高

在当前我国很多企事业单位的管理工作之中，档案管理工作经常被忽视，是企业管理工作中的薄弱环节，因此很多企业事业单位在开展档案管理工作时，并没有为其提供一个良好的管理条件和环境，相关的硬件设备、软件设施以及人员的专业化程度等，都存在着很多的问题，尤其是随着大数据时代的来临，我国的企事业单位档案管理工作中，对于数字化的要求比较高，要求档案信息就要保留，有原本的纸质档案，又需要做好电子档案备份，需要对实物档案、科技档案、声像档案进行归档，在这个过程中，需要有相应的电子设备和专业的档案管理系统才能实现。但是目前我国大部分的企事业单位档案管理工作中，仍然沿用传统的管理方式，管理的手段和技术都比较落后，数字化程度很低。

1.2 档案管理工作的安全意识和法制意识不强

目前我国很多企事业单位对于档案管理工作的重要性认识不足，在档案管理工作的过程中，很多人员没有做好档案的相关安全管理，使得档案资料出现丢失或损坏的情况，这主要是因为档案管理工作的工作人员缺乏档案管理的安全意识，在档案管理工作中，没有做好档案的安全保障工作。

1.3 档案管理程序缺乏制度化

在大数据时代的档案管理工作中，由于档案信息的数量增加，所以相关工作人员在工作的过程中，工作量也会大幅增加，工作人员会面临着海量的信息，在这种情况下，就需要对档案管理工作进行制度化的规范。可是目前我国很多企事业单位并没有对档案的收集和整理工作进行规范化的要求，很多的企事业单位在管理的工作中，仍然采用采集和零散式的方法进行档案资料的收集，使得整个档案收集工作缺乏制度化和规范化，收集到的档案信息也就存在着全面性和真实性上的问题；另外在档案的整理过程中，也很容易出现档案资料的损坏和丢失；档案使用过程的不规范，会使得借出的档案没法按时归档，从而造成档案信息的遗失。

2 大数据背景下档案管理工作的策略

2.1 档案信息数字化

在档案管理工作中，对档案信息进行收集和整理，是其中最基础的工作，在传统的档案管理工作中，档案信息都是记录在纸质文件上进行整理的，但是在大数据时代，海量的信息使得无法所有的信息都能够被记录在纸质文件上，而且即使被记录了，也难以对这些信息进行高效的分析和整理。因此在大数据时代背景下，就需要实现档案信息的数字化，将原本的传统纸质文件上的档案信息，转化为经过处理后的，能够储存于计算机内部的数字信息，将所有的档案信息整理到计算机中，建立数据库，对档案信息进行专门的数字化存储，这样在以后档案信息发生变动时，就可以直接在数据库中进行数字信息的删减和修改，另外这种电子化的档案信息还能够方便其在各种应用系统下进行分析和使用，从而提高档案信息的使用效率，降低信息的储存成本。

2.2 信息结构数字化

在大数据背景下进行档案管理工作，不仅仅需要对档案信息进行数字化的转化，还需要实现信息结构的数字化，不能仅仅是将信息储存在电脑中，将原本的文本信息储存到电脑的文件中进行存储，更需要对信息的整体结构进行转化。因此，现代的企事业单位档案管理人员，可以为档案信息的存储结构进行分析，通过建立树状结构和链状结构来进行档案信息的存储，找到信息之间的内在联系，这样在后期利用信息时，就可以从一个信息入手，找到其他的相关信息，提高信息查找和使用的效率。

2.3 管理人才专业化

在大数据时代背景下，想要提高档案管理工作的效率和质量，专业的管理人才是必不可少的，这里的专业管理人才指的是档案管理系统的专业人才和档案管理工作的专业人才，当管理系统的专业人才指的是能够建立和维修档案管理系统，档案管理工作的专业人才，指的是能够对档案信息进行专业化的整理和归纳，能够借助专业化的档案管理系统进行档案管理工作，实现高效的档案信息分析整理和利用。

3 结束语

自从信息化技术应用以来，我国逐渐进入了信息社会，大数据时代也随之来临，大数据时代的海量信息，给我国企事业单位的档案管理工作带来了很大的难题，因此，在现代档案管理工作中，需要加强对档案管理工作的信息化和数字化建设，提高档案管理工作的效率和精确度。

参考文献

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