对城市规划建设档案管理中问题的研究

刘佩琼

摘 要：城市规划建设在城市建设中意义重大，对其档案开展高效管理具有重要作用。对城建规划档案管理工作的主要内容进行简要分析，并从信息化建设、规范化管理、执法性问题等方面，对档案管理问题进行探讨。结合实际情况，提出具有针对性的优化建议及改进措施，旨在进一步提高管理效率。

关键词：档案管理；城市规划建设；大数据

城市规划建设是我国城市发展的主要依据，对其建设档案管理工作进行不断整改，不仅有助于及时、准确反馈社会经济状况，同时也能反映出城市人口生产生活状态，为城市未来建设提供更多便利。但是，在实际工作中，档案管理工作普遍存在多种问题，应得到充分重视，并采取必要措施进行优化，不断提高档案管理实效，为城市规划及发展提供有益数据，从而促进城建工作效益的不断提升。

1 城建档案管理主要内容

城市规划建设档案能够突出城市现阶段发展状况，并揭示未来发展路线及目标，与城市规划建设存在密切关联。城市规划往往需要结合城市历史发展进程、自然生态条件、环境建设情况等，因而对城建各类档案进行有效管理，是时代发展的必然[1]。但是，对于城市规划建设档案来说，其属于系统性工程，自身管理比较复杂。档案管理主要涉及到两个方面，一是归档前管理，另一个是归档后管理。一般情况下，档案信息归档前，需要对各类规划建设文件进行准确鉴别，并整理相应资料。而档案信息归档后，往往需要对相关资料及信息进行及时检查，做好分类工作。这样一来，要求相关档案管理人员应立足于长远，制定合理管理措施，不断提高管理效率。

2 城建档案管理存在的固有问题分析

2.1 信息化建设落后

为进一步提高城市规划建设的整体效益，应对档案管理进行不断优化。从目前运行情况来看，城建档案管理在信息化建设上比较匮乏，即使有部分城市重视信息化建设，但是建设力度还无法满足日益增加的城市建设规划。例如，系统建设缺乏理论及实践知识，且系统建设速度较慢，无法结合城市发展现状对档案信息进行及时更新和应用。此外，信息化建设落后也体现在系统硬件配置不足上，导致档案资源无法实现共建共享。出现这种情况的主要原因在于理念落后，无法适应新时期工作规范及要求。

2.2 规范化管理缺失

从现阶段情况来看，城建档案管理系统建设尚不够完备，在很多资源、信息收集时，这种弊端就会显现出来。不仅收集方式单一，且信息处理过程不够严谨，给档案管理整体效果产生明显不利影响[2]。一般情况下，纸质档案是主要收集对象，缺乏针对性较强的特殊载体档案，也对信息化处理造成不同程度的影响。与此同时，通过调查发现，很多城建档案信息处理过程中，由于缺乏规范化管理，操作程序混乱，常常会导致档案归档出现重大问题。很多管理实践工作表明，实际工作中往往重视档案收集数量，主观忽视档案收集质量。

2.3执法性问题严峻

对于城建档案管理工作，其执法力度不够大，对城建档案管理及实际应用造成明显影响。从实际情况来看，城建档案管理缺乏相应的执法权责，现有执法准则比较落后，缺乏科学性及实践操作性，导致具体执法慢。，权威资料调查表明，综合我国多个城市发展现状认为，虽然执法管理环境不断向好，但是由于执法细则的缺失，导致执法过程缓慢，直接影响到档案管理工作的顺利开展。此外，城建档案散失现象也比较普遍，导致很多档案无法及时移交给相关部门，对城市规划及建设工作产生较大影响。

3 优化城建规划档案管理的策略

3.1 完善信息建设，提高档案管理效率

城建档案信息化建设过程中，普遍存在硬件配置低下问题，给资源共享造成影响。在当今大数据管理背景下，应不断对硬件配置进行完善，并对档案管理网路建设工作加以关注，从而为城建规划档案系统建设提供更多帮助[3]。转变传统工作思维，减少人力收集，提高城建档案收集及管理效率。不断丰富理论及实践知识，加快系统建设速度，使其根据城市发展现状，及时对档案信息进行及时更新，实现数据及资料的高效应用，适应新时期工作规范及要求。

为适应目前档案管理工作需要，应充分重视信息化建设及管理。为此，可通过多种形式，不断对信息化建设进行完善。例如，对于硬件配置，应加大资金投入，使得信息化建设能够顺利开展，并且达到高效运行目的。与此同时，充分认识到现代化办公体系的重要作用，并设计更为完善的体系，为实现信息化管理奠定基础。搭建更多管理平台，促进资源共享及合理利用。例如，对网络平台加以利用，提高档案收集、归档的准确性，进一步减少档案归档时间。

3.2 强化操作程序，实现档案规范管理

城建档案资源收集、处理、归档等工作开展过程中，应对其操作程序进行不断完善，在重视数量的同时，也不断提高管理质量，体现档案自身价值，避免盲目收集现象，并对档案分类整理工作进行不断优化，从而最大程度减少资源浪费，提高管理实效。实际工作经验显示，对档案收集、整理等操作程序进行不断优化，可有效提高工作效率。为此，应结合时代发展需要，逐渐淘汰不合理档案载体，同时加强对特种载体档案的管理[4]。

在做好上述工作基础上，还要对资料收集的总体筹划工作加以重视。为此，可将档案资源收集、归档等工作充分与目前管理机制相融合。这样一来，不仅能够有效提高管理效益，还能促进结构统一一致。制定详细工作规划，結合城市发展状况及整体经济走势，对档案管理种类进行准确划分，使收集到的档案资源更加多样、丰富。对城建规划资源分布情况进行了解，从而进一步扩展资源收集的覆盖面。

3.3 加大执法力度，落实执法管理原则

为进一步提高城建档案管理质量及工作效率，务必要对与城建档案管理相对应的执法体系进行不断完善，从而保证档案管理合理性及规范性。首先，对城建档案管理方式与方法进行不断优化，明确各个环节工作责任及具体规范，使档案管理有章可循、有法可依。与此同时，加大执法宣传力度，完善档案管理相关执法职能，保证其有效性。其次，对档案管理部门自身职能进行不断强化，完全配合执法部门工作，并且逐步实现两者之间的协调和统一。推行责任追究制度，不断完善相应的奖惩机制，从而促进管理工作职责的落实。最后，为有效推动执法管理方案的落实，保证城建规划档案的完整性，执法部门应对档案来源进行检查，明确是否为真实可靠的档案资料，为城建规划信息利用与管理创造更为便利的条件，满足发展所需。

4 结束语

城市规划建设资料及档案，是城建发展的重要构成部分，及时对其开展必要管理，执行高效管理措施，也是适应城市发展的必然。为此，应对档案管理主要内容进行了解，然后根据实际情况开展全面信息管理。除此之外，也要充分认识到目前城建规划档案管理工作中存在的固有问题，并结合问题反馈情况，采取必要措施进行整改，从而保证档案管理的合理性及科学性。为实现高质量、高效率档案管理，应在实际工作中，创新工作方法，不断做出改进，从而使档案管理能够满足城建规划发展需要。

参考文献

[1]张斌，徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究，2016（03）：25-34.

[2]陈永生，苏焕宁，杨茜茜，侯衡.电子政务系统中的档案管理：安全保障[J].档案学研究，2015（04）：29-40.

[3]宋淑琴.大数据视野下档案管理思维方式的转变[J].档案学研究，2015（03）：36-39.

[4]潘昕，李名家.高校档案服务校园文化建设的实践与思考——基于档案管理现代化的视角[J].华中农业大学学报（社会科学版），2013（02）：133-136.