医院科研档案的管理创新思考

摘 要：随着近年来我国医疗事业快速发展，特别是我国医学技术的快速进步，各种有关前沿医学科技的最新成果出现在人们面前，为了将珍贵的科学研究材料进行有效保存，做好医院的科研档案管理工作就显得十分重要。然而随着医院科学管理制度改革，医院的科研档案管理工作在实践中还存在不足。鉴于此，本文就医院科研的步骤和程序及其档案管理工作的特点进行分析，进而总结出医院科研档案管理中存在的一些问题，最后总结归纳出医院科研档案管理的创新思路，以期为广大读者提供参考。

关键词：医院科研档案；管理创新；问题研究

医院科研部门在进行科学研究活动时所形成的科研档案是具有一定科学价值和保存价值的文档材料，能够真实有效反映出医院的科学研究状况，同时也是医院档案管理体系的重要组成部分。对于医院的科学研究档案，如果能高效保存和有效利用，能有效提高医院的科研管理水平，甚至能推动我国医疗事业进步。然而随着近年来科学管理机制改革的深化，在医院科研档案保存和管理方面还存在一些问题，针对这些问题进行有效研究，并找到相应的解决策略，能够提升医院的档案管理水平，促进医院在科学研究上取得进步[1]。

1 医院科学研究的程序和医院科研档案管理特点

1.1 医院科学研究的程序

医院作为社会性服务机构，承担着重要的科学研究责任，需要医院管理层建立完善的科研管理制度及条例，让医院科学研究人员按照相应方法开展科学研究。通常，医院科学研究活动分为五个步骤：科研选题、研究内容设计、实验论证、数据整理和总结分析。对医院科研档案，从内容上来看，又可分为医院科研项目档案、科研文书档案、科研成果档案，其中项目档案是医院科研档案的重要组成部分，项目档案主要包括了项目的申请说明、申请书、项目合同、所取得成果、项目结束证明等；科研文书档案是科研档案的基础和依据，是医院开展科学研究活动的重要参考，其中包括医院的科研制度、管理制度、医疗规定以及重要的管理文件等。科研档案的成果档案是对科学研究项目的重要总结，包括项目所取得的研究成果、论文发表情况、获得奖项以及专利材料等，是衡量医院科学研究活动所取得成果的重要标准[2]。

1.2 医院科研档案的管理特征

医院科研档案的保存与管理，并不是独立分开的步骤与程序，而是一套完整的管理系统，针对科研项目的不同每一套管理系统都具有特色专题，能够根据档案内容分门别类的进行保存和管理。但是在医院档案管理实践中，这套行之有效的管理系统是经过长期探索形成的，因此其管理工作有较强的连续性和联系性，进而保障科研档案储存和管理不受到管理周期和外部因素影响。此外，医院科研档案管理的专业性较强，需要具备专业技术的人才进行管理，在实际操作过程中管理人员要注重医院科研档案的专业性及重要特征，实现科研档案的有效管理和高效利用[3]。

2 医院科研档案管理中存在的主要问题

2.1 档案管理人员的档案管理意识缺乏

医院科研档案对医院在技术的积累及科学研究活动开展方面有着积极作用，可有效提高医院的科研技术水平，推动医疗事业发展。这也就决定了在科研档案管理实践中，档案管理人员要具备较强的档案管理意识，能针对不同种类、不同内容的科研档案，有效搜集、整理和保存。但是在现实操作中，由于档案管理工作较为繁琐，进而导致档案管理员的档案管理意识缺乏，在一个科研项目完成后，文件材料的收集和保存，包括科研课题计划、项目立项批准、项目合同以及成果评比等，这些都是重要的科研档案材料，档案管理人员必须有效管理。但由于档案管理人员重视文件搜集效果，轻视了与科研档案有关材料的收集，使得科研数据方面的信息记录不够全面，加之档案管理人员科学意识的缺乏，导致科研档案记录不够完整，使很多有价值的科研信息失去了应用价值，影响了整体科研档案收集计划的落实。实践证明，只有建立完善的档案收集管理制度，才能实现医院科学研究档案的科学化管理与收集，不断提高医院科研档案管理水平，促进医院科研档案管理工作又好又快发展。

2.2 医院科研档案管理制度存在不足

医院科研部门在制定科学研究档案管理计划时，由于没有教科研档案管理与实际的科学研究活动进行关联和信息同步记录，导致科研档案在实际管理中效率不高，无法满足后期科研人员信息查询及成果运用的需要。由于目前很多医院没有健全科研档案监督机制，导致档案管理中很多文件材料内容有所匮乏，归档效率不高，进而造成科研档案开发利用率较低。另外，由于科研档案管理人员不能长期保持较好的工作态度，使得归档的档案资源与科学研究活动脱节，进而降低了档案管理效率，也影响了档案管理人员的创造性和工作积极性。

2.3 科研档案管理人员科学文化素质缺乏

从目前医院科研档案管理的实践情况来看，科研档案管理人员科学素质的缺乏是当前医院科研档案管理过程中存在的主要问题。由于医院的科学研究活动是由各领域顶尖专家负责，所涉及的科学文化层次较深，有大量的专业医学用语和医学实验数据，无论是选题立项，还是实验论证，在医学研究活动各个步骤中产生的文字材料都需要档案管理人员分类保存，有效归档。这也就决定了医院科研檔案管理人员要具备较高的科学文化素质，具有一定的学术背景和科研能力，能针对各类医学科研档案信息详细分类、保存和归档，能够针对科研活动中每一个步骤产生的档案信息进行收集，进而保障档案信息内容的完整性和连续性，为后期相关领域科研活动的开展提供参考。

3 医院科研档案管理的创新途径

3.1 创新医院档案管理机制

要实现医院科研档案的高效管理和有效利用，最有效的途径就是创新管理机制，也就是去除科研管理机制中阻碍科研档案高效保存与管理的因素，解决科研档案管理中遇到的问题，使管理机制能与档案管理实际工作吻合。科学技术的快速发展使各种技术融入到社会生产的各个领域，因此在实际档案管理中要转变思维意识，通过更新组织观念营造良好的档案管理环境。同时要不断加强科学研究档案组织管理制度建设，将具体的档案管理工作职责划分到各个部门，实现以各部门为主体的科研档案管理，让具体工作得到有效落实，提升科研档案管理效率。在具体工作开展中，需要档案管理人员能够为科研项目提供更加丰富和完善的信息材料，以便提高医院的科学研究能力。对管理机制创新要不断推动档案管理人员转变思维观念，不仅要让其从思想层面认识到科研档案管理的重要性，还需促进档案管理人员对科研档案的科学性和专业性进行分析研究，推动最新科研成果进行技术转化，使之符合医疗市场的动态规律。医院管理层还要将科研档案管理工作提升到议事日程上，需要构建科学完善的科研管理机制，要以加强档案管理体系建设为基础，由不同领导统一负责，各个科室具体负责，运用行政方法和制度手段对医院科研档案进行集中管理，强化管理机制建设，提高医院整体档案管理水平。

3.2 创新医院档案管理模式

医院科研档案管理模式创新的重要前提就是对科研档案管理人员的工作意识进行强化，在档案信息材料分类、搜集、整理、利用方面要由专人负责，并通过双向协同模式实现各岗位互相监督，将具体的工作职责落实到各个部门、各个责任人，理顺各个科室的关系，实现各个科室协同发展、共同配合，以强化科研档案信息材料利用及管理。同时要对档案管理人员进行专业培训，促进医院科研档案管理人员掌握正确的工作方法，具备一定的信息化操作技能，既能够有效搜集各类科研信息数据，也能为医院科研部门科学研究活动的开展提供信息支持，实现科研档案管理的井然有序。在具体的管理实践中，要对不同的科学研究项目进行分类，对科研信息档案进行跟踪管理和定期检查，避免科研档案在管理实践中出现问题，同时要协调专门的人员对重要的科研信息材料定期核查，既要保障科研档案信息管理质量，也要促进档案信息数据的真实可靠，推动科研档案信息资源得到有效利用。

3.3 创新医院档案管理技术

在当今以科学文化为主的国际竞争中，专业的技术型人才成为了技术创新的基础，针对档案管理技术进行有效创新，不仅能提高医院科研档案管理水平，更有助于增强医院的科研技术实力。这就需要对专业人才进行技术化培养，促进其掌握一定的信息化技能，并形成现代化档案管理意识，能够针对医院科研档案管理技术进行创新。在医院档案管理过程中，需要尊重科研档案管理人员的创造性和主动性，要为档案工作人员提供充足的发展空间，通过加强其专业化培训、建立专业化的人才培养策略，促进其有效落实档案管理工作，在全面实现档案管理科学化、规范化的基础上，依托互联网技术建立专业的数据库和数据管理系统，对各类重要的科研档案信息进行有效存储，全面实现档案管理技术创新，提高医院科研档案管理水平。

3.4 创新医院科研档案资源利用模式

医院实现科研档案管理的主要目的并不是为了让档案有序排列，而是为将来科研活动的开展提供有效的资料参考，进而提高自身的技术实力。因此，拓宽科研档案信息资源共享渠道，开发创新资源利用模式成为提高科研档案信息资源利用效率的途径。这就需要医院档案管理部门需要与其他各科室建立良好的协作关系，加强科室之间的沟通交流，促进信息技术和科研资源共享，可利用高新技术和高科技设备建立线上资源共享系统，具体可分为两个步骤：其一可以利用信息技术对数字化平台进行创新，可以在满足传统科研档案信息资源查阅功能上，将科研档案有关医学的信息材料利用数字编码方式导入到数据库，可以建立多种题材的专业数据库，例如，科研项目信息支撑数据库、文档信息阅览数据库、特色医学信息数据库等。并通过计算机进行排序和检索，为医院用户提供多种档案信息服务。其二，可以利用各种方法进行开发创新，可以将大数据技术、云计算、人工智能技术引入到科研档案管理中，利用不同的数字编码方法对各类重要的科学文献信息进行电子化处理，例如科研项目专项简介、科研项目论文汇编等，以保障各类科研项目资源得到有效利用。

4 结语

随着我国科学技术快速发展，人们的档案管理意识也在逐渐增强，在各个领域中应用新技术、新方法，提高工作效率。在醫院科研档案管理中，实现科研档案管理创新是为满足科研信息档案专业化管理需求，进而实现科研档案资源的有效开发和综合利用，对医院各类科研活动的开展提供信息支持。这也就决定了在档案管理实践中，上到医院院领导，下到档案管理人员都要树立创新意识，针对科研档案管理的实际情况，应用新技术、新方法、新思路，提高科研档案管理效率，促进科研档案信息资源得到有效保存，以满足医院科学技术创新的需要。

参考文献

[1]胡桂周，吴志华，鲁鸿，钱毅，陈超.医院科研档案管理存在的的问题与建议[J].中国病案，2013，14（01）：17-19.

[2]陈立新，潘景之.医院科研档案管理的现状及应对策略[J].科学与管理，2010，30（06）：72-73.

[3]索南玉珍.医院科研档案管理的现状及对策[J].西藏科技，2016（08）：3-5.

作者简介

卢洁贞，广东东莞，东莞市东坑医院