基于办公自动化的医院档案管理策略研究

张芮芮

摘 要：伴随科学技术的快速发展和網络应用对大众生活的影响，办公自动化也在不断发展并深刻影响着人们的日常工作和生活。在如今的医院管理体系下，信息化建设已经基本普及，然而医院在档案管理这一领域还尚未形成较为机制化的体系。本文在简要探讨办公自动化及其在医院档案管理中的必要性的基础上，初步分析了当前我国医院档案管理存在的主要问题，并有针对性的提出了基于办公自动化条件相爱医院档案管理的改善策略。

关键词：办公自动化；医院档案管理；必要性；主要问题；改善策略

医院档案在医院发展中起着重要作用，它对医院的发展阶段及重大事件做了详细记录，保存了较为丰富的医疗科技成果，这些内容对促进医院基础设施的良好运作及医疗事业的发展进步具有重要意义。近些年来，随着医疗体制改革的不断推进，医院各方面的管理水平都发生了重要变化，档案管理工作不断向自动化、现代化方向发展，档案管理的工作效率大幅提高。所以，利用办公自动化对医院档案进行高效管理有很强的实际意义。

1 办公自动化

所谓的办公自动化，就是指数字化办公，即通过计算机技术，实现在线传输、接收、存储数据，加快信息之间的传输速度，最终达到提高决策效率的功效。换言之，办公自动化就是破除传统的手工管理模式，逐步提高医院档案管理工作的效率，确保医院档案完整科学可靠。办公自动化主要有以下几个特点：第一，基本实现了一定范围内的信息传输与共享；第二，对档案管理工作人员的技术要求更高；第三，医院档案存储的方式不再单一化，除了纸质存储，还可以通过图像、影音等形态进行存储；第四，工作效率明显提高，医院档案涉及方方面面，通过办公自动化，突破了传统模式下的某些限制，管理程序更加优化，工作效率更高。

2 办公自动化环境下医院档案管理的必要性

2.1 办公自动化环境下医院档案管理更及时、更高效

通过办公自动化，医院档案实现联网，这也就实现了文书处理与档案管理的结合。医院每天的重要文件资料都可以在档案管理人员的整理分类下成为电子档案，可以优化工作流程，减少工作失误与文件遗漏，有利于保证档案的完整性、及时性。特别是病历档案对及时性和准确性的要求更高，通过办公自动化，医护人员可以及时了解和掌握病人诊疗阶段和病情演变，及时作出治疗诊断。

2.2 办公自动化环境下医院档案管理安全性、稳定性更好

传统的纸质档案容易丢失，而且在某些特定条件下还比较容易受损。此外，纸质档案还容易受到温度、湿度、以及一些难以避免的自然灾害的影响，档案的完整性不容易得到保证，其占用的空间也较大。相比之下，如果医院档案实现了电子化，电子档案的保存的时间就要长得多，而且档案的调取、存储都很方便，可以根据需要以不同的形态进行存储。同时，基于办公自动化的电子档案在传输上也更便利，占用的存储空间也相对较小，不容易受损丢失。

3 当前我国医院档案办公自动化存在的主要问题

3.1 医院档案管理信息化管理体系不完善

从现阶段来看，医院在先进医疗设备的引进上投入了大量的费用，但是对档案的信息化管理工作不太重视，在资金投入上明显不足，当前医院档案的信息化管理体系仍处于初步发展阶段，软硬件设施仍然较为缺乏，档案信息的存储、自动化管理还是较为落后，有时候甚至导致患者的病历资料遭到泄露，严重影响医院声誉与患者生活。较为高效的医院档案自动化管理平台始终难以搭建起来，一些操作系统也未能及时进行更新。

3.2 缺乏较为完善的办公自动化系统

从目前医院办公自动化系统的发展现状来看，办公自动化系统主要存在这样几个问题：一是软件投入相对较少；二是技术水平较为落后；三是管理不善。这三个问题现在已经严重影响着办公自动化水平的提升。此外，由于具体负责医院办公自动化系统的团队不了解医院的实际需求，使得一些操作系统开发出来后难以适应满足医院档案管理的实际需求，电子档案管理系统在一定程度上难以与实际需求有效契合。有的时候还会出现医院不同部门之间的档案因为要使用不同的系统无法兼容的情况，造成管理混乱。

3.3 相关管理人员专业技能不足

办公自动化是基于互联网技术实现的。但是目前我国绝大部分医院档案管理人员更习惯传统方式进行档案管理操作。尽管很多医院引进了一些档案信息管理系统，但由于缺乏相关方面的技能培训，在专业知识方面较为欠缺，管理人员在运用上不熟练，导致医院档案的办公自动化水平仍然较低，工作效率没有得到实质性提高。

4 基于办公自动化的医院档案管理的改善策略

4.1 转变传统的医院档案管理方式

档案在办公自动化背景下是相对独立的，自动化档案管理更多的以档案为模块能更好更直接的进行档案归档。要加强部门之间的合作。档案的电子化归档不仅仅是某一个部门的工作，需要档案管理部门与网络技术部门密切配合与合作，所以要在档案管理方式上进行创新，做好前期的办公自动化需求调研，在办公自动化系统中融入前端控制。

4.2 规划档案管理自动化标准

尽管在办公自动化条件下档案管理较为方便，但仍然需要做到规划化、统一化，避免出现档案丢失、被盗等问题。目前医院档案管理工作包含整理、收集、保管、编排、统计、检索等几个环节。要科学制定一整套较为完善合理的档案管理工作标准，规范系统文件管理与档案管理，避免出现越权的现象。此外，对档案归档及相关的处理程序也应该形成一套完整的规范，确保各个环节不出纰漏，确保医院档案管理工作规范化。

4.3 提高医院档案管理人员专业素质

不论多么完善的系统，多么严谨的制度，最终都需要通过人的操作与执行来实现管理工作。随着我国医疗卫生事业的快速发展，新兴技术的不断涌现，医院档案数量和档案信息都愈来愈庞大而复杂，因此在医院档案管理工作中，要注重提高档案管理人员的专业素质与综合素养，不断适应档案管理工作的新发展。医院要加强对档案管理人员的职业技能培训，为他们提供更丰富的学习机会，储备高素质医院档案管理工作人才，形成一批具有较为过硬的专业素质的档案管理队伍。

5 结语

总而言之，医院档案管理工作与信息技术的结合是时代发展的必然要求。办公自动化背景下的医院档案管理工作效率会有明显提高，能够更好的服务医院发展。因此，医院管理层要高度重视医院档案的电子化管理对医院发展的重要意义，转变传统的医院档案管理模式，建立完善合理的档案管理工作规范，不断提高医院档案管理人员的专业素养，有效提升医院档案管理工作的整体效率，确保医院档案的完整性与可靠性。

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