档案信息化建设与档案管理研究

葛英慧

摘 要：积极推进档案信息化建设将有助于改进档案管理。随着我国在政治制度和经济建设的不断深化改革，要求档案管理必须适应时代的发展形式，积极响应档案的发展政策，并确保档案管理的逐步发展。

关键字：档案管理；信息化建设；

通过不断发展的科学技术，深化中国的政治体制改革，推动档案建设和档案管理，已经成为一种不可避免的趋势，关于档案的信息包括很多内容，并在各个方面都需要关注。目前，中国的一些档案管理部门仍在档案信息化方面的存有一些问题。从管理机制的角度来看，文件管理模式和服务心态，我们要积极开展档案信息化工作，以此来提高档案管理水平。

1 档案信息化建设现状

1.1 信息来源分散复杂

档案数据的一般来源是分散的：不可避免的是在不同的相关管理单位或服务转移的档案文件中有重叠现象，在处理相同信息的数据时是无差异化。因此，科学选择和管理大量复杂和冗余的档案数据，以及选择和挖掘具有重要价值的信息，已经成为一个重要的问题。在正常情况下，由于对传统档案的手工处理的有效性的限制，对档案信息的筛选和挖掘是繁琐的、主观的，浪费了大量的人力和物力资源。

1.2 档案管理模式陈旧滞后

随着经济和社会的迅速发展，传统的档案管理模式无法满足信息时代的需要。以往档案移交、信息汇总、报送资料这些需要长时间的运行周期，导致了文件信息丢失数据、数据信息老化和丢失数据，这使得确保文件信息的可用性变得更加困难。

在过去的几年里，国家大力推动了信息办公室的进程，但在一些档案管理服务中，传统的手工文件管理模式仍在使用中。文件管理的软件和硬件设施不足，复杂的文件管理过程导致了无效的文件信息服务。

1.3 人员心态亟待转变

在新形势下，必须改变档案管理人员的心态，以大力推动档案信息的建设。在传统的档案管理工作中，档案管理部门缺乏主动性，一些管理人员对服务意识较低，缺乏热情和责任感，很难建立正确的职业态度，不能积极参与工作。许多档案管理员缺乏对档案管理的专业知识，他们渴望跟上政策的步伐，并积极地学习新的技能。一些文件管理人员甚至逃避责任，消极工作，很难端正他们的服务态度。在这些思想和专业技能中出现的心态问题影响了档案信息和档案管理的顺利进行。

2 档案信息化建设的优势

2.1 提高资源利用率和工作效率

档案信息的建设是当前形势的需要，也是档案管理发展的趋势。档案所需要的大量信息、文件的复杂性和文件管理过程的复杂性都是繁琐的。建立一个计算机化的文件管理系统可以节省大量的人力和物力资源。收集传统文件、分类和信息服务都需要手工处理。在一个复杂的、冗余的档案文件中，重叠的文件，重复的资源和更新的信息等等，必须在适当的时候进行管理，这不仅是一个巨大的工作量，而且容易出现各种各样的遗漏或问题。将档案数据转换成电子数据，引入自动化的办公自动化程序，以及建立电子文件管理机制，可以弥补传统的手工文件管理方法的不足。一旦在电子管理系统中输入了所有的文件，他们就会直接通过软件进行过滤和分类，文件的管理可以完全由計算机来管理，文件以清晰和简洁的方式进行排列，分类是快速和简单的，提高了工作效率。

2.2 简化操作环节，有利于服务质量的提升

信息文件管理系统简化了传统文件信息服务的相关链接，为文件用户提供了方便，从而提高了文件管理服务的质量。传统的借贷操作和文件管理是复杂的，因为它经常给文件用户带来不便，并影响文件管理服务的质量。在信息化的档案管理基础上，档案使用者节省大量中间环节，不需要各种手续、证明借阅所需电子档案，还可以通过网络档案管理系统对所需信息进行获取，很大程度上的缩减了办事环节。

3 档案信息化管理方法

3.1 健全档案管理机制

文件管理机制的健全性是推进档案管理信息化建设的最重要的因素，并决定了档案信息的建设方向。首先，必须建立和改进管理档案管理和实际工作的规则。档案管理处必须建立一个电子管理系统，同时建立一个信息管理系统，并与其他信息管理条例一起执行，以确保文件管理的执行。与此同时，档案管理机构应加强各部门之间的协调，形成部门之间的协调与合作，积极应对新形式的电子档案管理，积极提出问题，查明问题，共同解决问题。应该为电子记录文件建立新的政策规则，以处理可能出现的新情况。最后，应加强档案管理中信息管理的绩效评估系统，并有意识地提高信息建设的绩效，以鼓励在档案管理方面取得积极进展

3.2 提高管理人员素质

档案管理信息管理的发展意味着提高档案管理人员的专业质量和思想素质要求。文件管理人员必须清楚地了解情况，端正他们的态度，并加强对档案管理的专业知识。与此同时，建立一个计算机化的文件系统意味着管理人员必须掌握新的设备和技能。档案管理人员应积极学习方法的相关物质软件和业务控制新的业务程序，探索不同的业务和管理系统以电子文档的不断改革和改进建议修建信息、管理制度和相关政策建立和改革有一定的理解，把工作细则体现在实际操作中。

加强管理者的意识形态教育，提高管理者的责任感和服务质量。随着文件管理信息的建立，收集和组织文件的工作量减少了：纸质数据的管理已经转变为电子记录资源管理系统，信息服务变得更加重要。档案管理人员应改变其对被动服务的传统意识，加强其思想道德层面，培养积极和热情的服务精神。

3.3 加快数字化建设进程

档案管理的数字建设是建立档案信息的基础。只有通过加快档案管理的数字化，才能实现档案资源的共享和档案信息的计算机化。首先，我们应该更加重视档案的数字建设，制定具体工作的相应计划，建立相关的监督和监督制度。第二，必须改进数据处理数据的有效输入和数据下载的效率，以确保数字建设的进程。与此同时，将更新和优化相关的电子管理系统，使其更便于用户使用和方便用户使用。我们需要平等地关注纸质记录的管理和电子记录的管理，并改进与管理和相互保护相结合的相关机制。最后，档案管理部门之间的合作是建立联系，应严格遵守国家制度，建立了数字档案管理和资源系统，以建立信息化档案做贡献。

4 结语

在档案信息化建设过程中，有许多方面需要引起人们重视；在具体实践中，相关领导要给予一定的支持，投入足够人力、物力和财力资源，采取一系列完善措施，严格依据相关要求和规定开展档案信息化建设，从而在提高档案工作管理水平的同时，促进档案信息化发展进程，推动我国经济的持续发展。

参考文献

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