简论档案管理系统在企业的深化与应用

马小峰 高强

摘 要：档案管理系统是一个覆盖了有关企业档案管理一体化的综合平台，使档案信息实现由纵向贯通、到横向集成和高度共享的过程。档案管理系统的深化与应用是企业档案管理实现数字化的基础。

关键词：档案管理；数字化

纵观档案历史发展的长河，随着现代信息技术的高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。

1 档案管理系统深化应用背景

中国石油加快信息化发展的总体部署，努力创建“共享石油”理念的国际化现代能源公司。中国石油集团公司高度重视档案管理工作，并将其纳入公司“十一五”阶段信息化建设工作当中，大力推进档案管理信息化。中石油档案管理系统项目于2008年12月正式启动，历经完成了需求分析、差异分析、系统设计与开发、试点实施、全面推广、用户培训及上线运行等阶段，于2011年12月在集团公司总部及所属企事业单位上线应用。目前，集团公司档案管理系统已成功嵌入公司协同办公系统，并在地区分公司全面推广应用。

2 档案管理系统深化应用的目标

按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理系统以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。

用户可根据工作考查、学术研究、项目建设、落实政策、个人取证等不同目的进行档案检索。档案管理系统内嵌智能索检平台，在检索的同时对信息进行理解，主要完成档案内容资源的各项分析服务，以及智能化的文本处理，包括文本挖掘、分类聚类、内容提炼等，从无序的海量数据中，找到数据之间的关系和规律，进一步提高档案资源的利用价值。

3 档案管理系统深化应用的实施步骤

第一步：引用文件连续体模型。

引用文件连续体模型（Records Continuum）的前提是将文件管理与业务流程相结合。为此，必须做到以下几点：第一，新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求；第二，对于已有的各种业务系统，建立其与档案管理系统的接口，使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据，尽可能地将档案管理监控职责向前延伸；第三，对于文件档案，明确各业务部门归档范围和责任，提供档案收集、整编及业务系统接口，实现对归档文件的前端控制和全程管理；第四，对于基建、设备档案，在工程项目立项之初就同步确定项目归档范围、整理规则、归档责任，最小化人为因素，使归档工作与工程建设同步、有序进行。

第二步：引用知识管理理论。

知识管理（Knowledge Management）是企业管理的新方式，也是指导档案管理创新的新理念。因此系统应突出以下功能：

第一，数据资源全覆盖，对于没有纳入传统文件档案收集范围，但具有知识价值的资料、数据、信息进行管理，以实现企业内所有显性知识资源的整合与共享。

第二，服务技术智能化，在基本的数据采集后，档案管理系统对各类档案资源进行整合、挖掘、分析，构建资源内容平台，为搜索引擎系统提供应用基础。

4 档案管理信系统深化应用后的效果和应用前景

档案管理系统建设应用后，用户只需在个人电脑上点击鼠标，输入检索字段，各种所需档案文件就能以电子形式清晰呈现。用户或查阅数据，或打印复印，或资料收集，均可自行快捷完成。档案管理实现了图、文、声、像信息融合及网络一体化管理，檔案从收集、整理、编目到存储、借阅、销毁等一系列管理工作都在网络上完成。数字化档案占用空间小、储存信息量大、检索方便快捷、应用能力强、传输速度快，大大提高了办公效率，降低了档案管理的人力、物力、财力成本，减少了人工检索失误率，提高了办公效率，增强了档案服务的实时性、实用性、安全性和保密性，实现了管理科技化、检索便捷化、服务人性化，满足用户对档案信息快速传递和高度共享的实际需求。

新的档案信息管理系统将实现历史、现在、将来的档案管理，涵盖档案管理的接收、整理、利用和保管等环节，将档案管理的全部流程纳入系统一体化管理，并与各相关业务系统关联对接，实现数据资源的共建共享。从而将档案管理系统进一步演化为专属中国石油的、资源更加丰富的、功能更加强大的、自动化程度更高的数字化档案馆。

作者简介

马小峰（1993-），高强（第二作者），男，汉，甘肃省兰州市，本科，中国石油兰州石化公司自动化研究院，职称和研究方向：档案信息化