数字化城市管理实践中对电子档案管理工作的探讨

田超

摘 要：电子档案一直是城市管理工作中的重要内容，随着数字化城市管理的不断推进，电子档案的管理工作也逐渐的得到了优化，本文主要对数字化城市管理实践中电子档案的管理工作进行了深入的探讨，并就具体的管理工作的提出了几点实施策略，旨在推进我国数字化城市管理的进程。

关键词：数字化城市管理；电子档案；管理策略

随着信息科学技术的不断优化，数字化管理在我国城市管理工作中的占比越来越大，对我国城市化管理工作的开展产生了重要的影响，电子档案作为我国城市管理工作中的重要内容，在数字化城市管理中应该怎样实施，是一个重要的问题，下文在分析电子档案特点的基础上，就电子档案在数字化城市管理中的具体管理方法做一番探讨。

1 电子档案管理分析

电子档案的出现以及实施为我国档案管理工作增添了浓墨重彩的一笔，也极大的推进了城市管理工作的发展。较之原有的档案管理，电子档案所登记的各项信息更加明确，在档案的编排方面也更加的合理科学，通过计算机的归档以及整理，极大的缩短了工作的时间，总之，电子档案较之传统的档案管理的方式，有诸多的特点以及优势，下面我们就电子档案管理的特点进行详细的分析。

一是电子档案的提出背景以及条件，是基于当代先进的计算机信息技术，档案中各项信息的重要表现形式是数据，通过将各项需要管理的信息进行编排与整理，归纳到数据库，能够有效避免传统的直至档案遗失信息，或是信息不清楚等的问题，在档案的管理工作中通过对计算机信息技术的巧妙利用，实现数字、图像、声音的有机统一，不仅会丰富档案的管理形式不说，也让电子档案的管理更加的开放化，一改传统档案管理的沉闷气息，更加的凸显出电子档案管理的技术性以及先进性。

二是电子档案在日常的档案信息的调用或是更改等方面也更加的灵活方便，与传统的档案管理方式相比，电子档案省去了许多的人力的操作，例如应具体方面的需要，要对一些档案信息做删除处理，计算机便可以直接从档案数据库中调出具体的内容进行删除，然后保存即可，但若是应用人力进行删除，就需要工作人员查找大量的档案信息，在删除后还需要将档案重新归档整理，使得简单的工作变得繁琐复杂，并且精准度还不能得到保证，而电子档案管理便能有效的规避这些不利之处，极大的提高档案管理的效率与管理质量。

三是电子档案的最大的特点就是通过计算机信息技术，能够极大的解放档案管理的人力，因为只利用計算技进行检索归档便可以对档案信息进行有效的管理，档案的管理工作量大为减少，因此在管理人员在档案管理工作中所花费的时间也就大大的减少，档案管理人员也就有更多的时间学习一些先进的管理技能或是做一些职业素养方面的提升，可以说，电子档案的管理，对于提升工作效率，提升工作人员的工作能力等方面均有着积极的意义。

2 数字化城市管理中开展电子档案管理的策略

数字化城市管理是当前我国重要的一项城市管理的方式，也是城市管理的一大趋势，通过数字技术科学规划与分析城市中的各项管理信息，最终实现对城市信息的统一与全面的管理，通过数字化的管理能够优化城市各领域的管理工作。电子档案作为城市管理工作中的重要内容，在数字化城市管理的背景下应该怎样开展是一个重要的问题， 从大的层面讲，数字化城市管理与电子档案管理两者之间应该是相辅相成、互惠共生的关系，对于数字化城市管理中开展电子档案管理的具体方法，相关的管理人员可以借鉴以下的管理策略。

2.1 使管理人员具备电子档案管理的能力

不论是数字化的城市管理还是电子档案的管理，都是建立在先进的计算机信息技术的基础之上，这也就意味着电子档案管理人员的管理技能必须与社会的先进的计算机信息技术共同进步，共同发展，只有电子档案管理人员的管理技能提升 ，才能使电子档案的管理工作收到成效，为此，相关的档案管理部门可以进行开展以下工作：一是树立起电子档案管理人员的档案信息的安全意识，计算技技术在提高城市电子档案管理效率的同时，也使得档案信息的安全遭到了更大的威胁，许多黑客或是不法网站盗取档案信息的事情时有发生，因此一定要树立起档案管理人员的信息安全意识。二是邀请专业的技术人员对档案管理人员进行技能培训，确保档案管理人员熟练掌握电子档案管理的各项技术技能，让电子档案的管理工作取得实效。

2.2 实现纸质档案与电子档案的双向管理

虽然电子档案与传统的纸质档案相比有诸多的优势，但是在城市的管理工作中，也不能完全的摒弃纸质档案的管理工作，一定要有一个全面的档案意识，从各方面做好档案的管理，尤其档案信息的完整性与备份问题，因为在电子档案的管理工作中也不可避免的会发生因为计算机设备或是信息技术系统的运行故障造成档案信息的丢失等问题，为防止这类问题造成城市档案信息的缺失，可以采取电子档案信息与纸质信息双向管理的方式，在进行电子档案的管理中，也将重要的信息打印成纸质版进行管理，做好双向管理，以保证电子档案信息的完整性。

另外，为有效的防止突发状况造成档案信息的遗失，还可以将档案信息进行多次的备份，备份出一套信息进行压密的保存，不做日常的调取使用，刻录到移动硬盘进行封存，做好信息的全面管理。为保证信息的真实性与有效性，还需要对工作人员的管理行为进行监督，通过工作人员的规范管理，有效避免档案信息不真实的情况。

3 结语

总之，电子档案管理是数字化城市管理工作中的重要内容，必须做到有效管理，全面预防，确保档案的完整性与真实性，通过对电子档案的有效管理，促进数字化城市管理工作的发展。

参考文献

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