流动人员人事档案管理信息化建设

陈妮

摘 要：随着我国沿海城市的发展与高校的不断扩招，人才流动愈加频繁，相关档案的管理越加复杂，传统的流动人员人事档案管理方式已经不能满足时代发展的需要，流动人员人事档案管理信息化已经成为人事档案管理工作的发展趋势。目前来看，我国流动人员人事档案管理信息化建设仍旧面临许多的问题，本文针对这些问题提出了有效建议，有利于人事档案管理的可持续发展，有利于加强流动人员人事档案管理的信息化建设。

关键词：流动人员；人事档案管理；信息化建设

为了更好的服务社会市场经济，流动人员人事档案管理信息化建设是必然趋势，人事档案管理历史悠久，但目前的管理模式已经不适应社会发展，为此，本文通过分析人事档案管理目前信息化应用的特点、优势，通过分析目前浅层面的信息化建设存在的问题，提出了针对性的加强人事档案信息化管理的对策。

1 人事档案信息化管理的应用

人事档案信息化是将纸质版档案转化为多层面的综合档案信息系统，从而可以运用信息技术进行档案信息资源处置、管理和使用。人事档案信息化的基础是网络化、数字化和标准化。通过扫描仪、照相机等电子设备将需要的档案信息数字化输入计算机管理系统，输入的资料统一标准，档案内容统一分类、排序并且实施区域内管理模式。网络化是利用互联网跨地域进行信息传输、共享和管理，从而达到跨距离的档案统一管理，提供更多的数据分析功能，适应市场经济的发展。

人事档案信息化管理的实际应用可以分为几个方面。第一、建立档案信息标准化数据库，这是实现信息资源数据化、网络化的基础。第二、系统数据库和网络联动，提高资源共享程度。第三、个人信用档案，为政府、企业、个人在社会经济往来中提供真实资料，约束流动人员的行为，创造社会诚信的氛围。第四、人事档案知情权，人事档案部分内容需要保密，但是个人有对自己档案的知情权，人事档案管理系统可以部分开放对个人的使用权限，个人可以了解自己的人事档案，譬如，档案所在地，档案转移记录。从而保证档案与实际经历一致，更有效的保障人民利益。

2 人事档案信息化管理特点与优势

流动人员人事档案信息化管理的特点就是数字化、网络化、信息化。其应用极大地提高了管理效率，相对于传统人工档案管理方式来说，信息化管理具备以下几个特点。第一、快速的信息输入方式极大的降低了档案管理人员的工作强度，档案的实时更新、变动需要管理人员及时录入信息保证档案完整，快速的信息录入使工作人员能轻松处理。第二、数字化的信息处理功能可以自动完成档案的数据处理，降低管理时间成本，保证档案信息的完整。第三、信息化管理的搜索功能能够快速查询信息，为企业、政府提供真实信息，提高决策科学性。第四、流动人员人事档案信息化的存储功能可以帮助解决人事纠纷，避免丢失人事信息的同时也有利于促进劳动合同的执行。第五、信息化管理的保密功能保护了人事档案，只有一定权限的人才能查阅人事档案，保证信息不会泄密。第六、档案的信息化管理能够及时提醒员工何时退休、薪酬的调整等，督促企业保障员工福利。

3 流动人员人事档案信息化管理建设存在的问题

3.1 信息化建设资金投入不足

流动人员档案信息管理涉及大量数据的存储、分析、共享，需要一定质量的电子设备，而社会服务属性的档案管理单位依靠政府拨款难以购入高水平的设备，无法满足信息化建设的资金需求，也造成单位的硬件设备落后，而在实际采购设备的工作中，因为不了解信息化建设的需要，导致购买的设备与实际需求不符，资金浪费严重，设备配置不合理。因而导致人事档案信息化建设水平的难以提高。

3.2 信息化人才缺乏

人事档案管理部门的人员队伍依旧是传统管理人员，这些工作人员受自身技术和思维的局限，缺乏信息化方面的专业知识与专业技能，也缺乏信息化管理的思维。因此在实际管理工作中，管理部門会将项目外包出去，从而无法把握整个信息化档案管理工作。

3.3 缺乏法律法规支持

目前来说，关于流动人员人事档案信息化的相关法规较少，不同的地区档案信息化管理建设存在差异，发达地区与偏远地区的管理的需求也不相同。相关的法律法规需要考虑不同地区的特点。而一些地方使用的相关规范盲目的沿用上级标准，没有结合地区的实际情况，造成相关的流动人员档案信息化规范和标准缺乏可操作性。

3.4 信息资源利用不足

流动人员人事档案信息化管理的一大优势就是信息资源的充分利用，在大数据时代，利用数据分析手段对档案信息资源进行充分分析，有利于相关管理部门做出科学的决策，但是目前来说，这一信息资源的利用仍处于浅层，相关数据分析技术没有得到运用，也没有对相关资源的共享、分析和整理进行及时的管理。信息技术的运用局限于数据的录入和传送，没有得到深层次的挖掘。

4 加强流动人员人事档案信息化管理建设的对策

4.1 增加资金投入

地方政府与相关部门应该提高对流动人员人事档案信息化管理建设的资金投入，单位也可以充分调动社会各方面的支持，筹集更多的资金用于信息化管理的建设。科学规划合理购买相关设备，优化基础硬件设施配置。缺乏资金时，可以优先购入重要的基础设备，考虑档案管理的工作需要，不购入多余、低性价比的设备。同时，应该保证新设备的有效运用和旧设备的充分使用。

4.2 提高信息化人才专业素质

有效组织建设单位的人才队伍，提高管理人员的工作专业素质。第一、组织档案管理人员进行专业知识的培训、开展讲座。第二、完善从业人员的从业资质。第三、利用研讨会、交流会组织工作人员互相学习、交流。开展日常工作总结，在交流分享中提高工作人员的管理经验与技能。第四、与高校联动合作，高校应该根据时代的发展培养高素质的人才，在相关专业的课程中增加计算机课程、信息化技术课程，为企事业单位提供更多的专业信息化档案管理人才。

4.3 建全信息化法律法规建设

相关单位应该尽快出台相应法律法规，针对人事档案管理的特点，针对地区的管理水平与特征制定科学合理的人事档案信息化管理规范，明确具体管理对象以及相关的权利义务和法律责任，提供法律保障。地方法规应针对区域内的档案管理特点，找到地区信息化法规的空白，提升法规的可操作性，全面构建一个可行性强、实效性强的流人员人事档案信息管理法律法规体系。

4.4 加强档案信息资源的开发利用

流动人员档案信息化管理建设除了提高管理效率，更重要的是信息资源的开发和利用。所以，应该提高信息技术在档案管理中的应用水平，建立数据库，对信息进行科学合理的归类整理，运用大数据分析技术，针对性的做出分析报告，为解决相关经济、学术等问题提供有效数据依据。运用高效的数字转化设备，大批量的对纸质档案进行数字化转化。通过建立统一的数字化格式标准，构建整合的信息管理平台及系统，提高档案信息的利用效率。

5 结束语

综上，通过对流动人员人事档案信息库的建设，相关信息化标准规范的制定，以及档案信息化人才队伍的建设。从而提高了档案管理和利用的现代化水平和层次，避免了档案传递过程中的私拆、私改等问题的出现，扩宽了人事管理和人才服务的空间，实现人才的合理配置、有序流动，信息化建设有助于档案的动态管理，确保档案价值。

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